2019年2月18日掲載
ここ数年「RPA」という言葉が急速に普及し、導入事例も飛躍的に増えています。そのため関連情報も急速に増えており、全体像がつかみにくくなりつつあります。そこで、前々回から3回にわたって、RPAの全体像を解説しています。
今回は、RPAの導入に成功するための考え方を説明します。
ITコンサルタントの美咲いずみは、東京都港区にあるスマイルソフトの顧問コンサルタントとして同社を定期的に訪問している。
スマイルソフトの社長・神谷隆介の今回の相談は、クラウド版KIZUNA（スマイルソフトの主力CRMソフト）の販売が好調だが、そのため運用業務が大変になっていて、抜本的に見直したいということだった。
定型的な業務に時間を取られているということなので、いずみはRPA（Robotic Process Automation）の導入を提案し、RPAとは何かを一通り説明し、適用事例を紹介したのだった。
「RPAを導入する場合のコツはあるのでしょうか」と神谷が新たな疑問を投げかける。
「業務フローの標準化を視野に入れる必要があることと、プログラミングなどの高度なITスキルをあまり必要としないことから、ユーザー部門の主導で進めていくことがいいのではないでしょうか」といずみ。
RPAの導入では、ロボット作成ツールを起動して、その上で実際の操作手順をすることが主要な作業になる。IT部門が業務部門にヒアリングして、操作するのは二度手間になるし、間違いも起こりやすい。業務に精通した人が操作するほうが早く導入できる。
また自動化しやすくするための業務フローの見直しと標準化も必要になる。これもIT部門が取りまとめるよりも、ユーザー部門が行うほうが確実で早い。
IT部門は実行環境の整備や、主にITに関わる部分でベンダーとコミュニケーションする役割に徹するほうがよいだろう。
「次に、欲張って一気に自動化しようとせず、定型化の度合いが高い単純作業から始めて、徐々に適用範囲を広げていくのがいいでしょう」
あとで便利になると言っても、ユーザーが実際の操作をしながらロボットに操作を教え込むとなると、それなりに工数が掛かる。最初から協力的な部門は少ない。
まずは、あまり時間を掛けずに操作を教え込める単純作業から始めて、早く効果を出していくのがいい。その際に、条件分岐がなく、作業量が多い業務を選べば、導入が楽な割に効果が大きいので、ユーザーの理解を得られやすく、その後の協力にもつながる。単純な業務から始めて、徐々に複雑な業務に適用していくのがコツだ。
「一気に全社に広げず、パイロット部門を設けて早く効果を出し、その効果を説得材料にして全社に少しずつ広げていく方法も有効だと思います」といずみは付け加えた。
「もう1つ。ベンダー選定も重要です。これには2つの外せないポイントがあります」
1つは、サポート体制がしっかりしていること。
ユーザー部門主導でもIT部門主導でも、RPA導入の場合、担当者は他業務との兼任になりがちだ。特にユーザー部門主導の場合、担当者は必ずしもITスキルが高いわけではない。したがって、ユーザー部門主導で進めるのであれば、RPA導入だけではなく、ITスキルの面もサポートしてくれるベンダーであることが必要になってくる。
もう1つは、実績に基づくノウハウを多数持っていること。
単純作業であればあまり問題はないが、複雑な業務を自動化しようとすると、思うようにロボットが動作しないことがよくある。このような場合に、なぜ意図した動作をしないのか突き止めるスキルも必要だが、業務手順を変更することで解決する場合もある。
業務手順の変更には実際に導入しながら身につけたノウハウが必要であり、そのようなノウハウを組織的に共有しているベンダーのサポートが欠かせない。
「なるほど。弊社が導入サポート事業に参入するのもなかなか難しそうですが、まずは自社に導入して、徐々にノウハウを蓄積していこうと思います」と神谷は決意表明した。
まとめ
RPA導入に成功するためのコツは大きく以下の3つである。
いずみの目
繰り返しになりますが、RPA導入は業務改善ですから、ユーザー部門主導で進めるほうがうまくいきます、そのためにはしっかりサポートしてくれるベンダーを採用することが肝心です。
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