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株式会社 日立システムズ

ネイティブが使うビジネス英語

第19回 集団との会話

こんにちは!にっぽん大好きなジャックです!

集団の会話を英語でリードするのは難易度が高いことのように思えるかもしれませんが、難しく考える必要はありません。会話の始まり・中間・終わりを意識するだけで良いのです。会話の中間で、ある話し手から次の話し手へ発言を誘導してあげることが重要なポイントになります。
外国人のクライアントや同僚との会話など、状況によってはグループディスカッションをリードする必要があるかもしれなません。そのときは、すべての話しを切り盛りする必要はないのです。大事なのは、適切なフレーズを適切なタイミングで使い、発言者の考えを全体の会話内容につなげることなのです。
今回は、英語で、集団で会話する際に使えるフレーズとテクニックをご紹介します。

発言権の分配

私はこれまでいくつかの会社で働いてきましたが、会議の進め方は会社によって大きな違いがあることに気づきました。会議の形式はさまざまでしたが、成功といえる会議は、全員が参加できるように会話をリードする人物がいました。英語圏では、グループ・ディスカッションに参加する場合、積極的に発言し、参加することが求められます。司会者が全員を巻き込めなかった次の会話例を見てみましょう。

Aさん:Alright let’s discuss the project schedule for this quarter. Who’d like to start?
(では、今期のプロジェクトスケジュールについて話し合いましょう。誰から始める?)

Bさん:I’ve drafted a report which plots the major milestones.
(主なマイルストーンを表したレポートを作りました)

Cさん:... <聞き耳を立てる>

Aさん:Great, anything else?
(いいね、ほかに何かある?)

Bさん:Based on the report, we’re quite ahead of schedule, so I think there’s nothing to be concerned about for now.
(レポートに基づくと、予定よりも早い進捗なので、特に心配する点はありません)

Aさん:Well done. Does anyone else have something to talk about?
(よろしい。他に話したいことがある人は?)

Cさん:…umm
( ...えーと)

Aさん:No? OK, great talk! Our next meeting is next Tuesday.
(なさそうですね?よし、以上で終わりにします!次のミーティングは来週の火曜日です)

一見すると、Aさんが問題なく会議を進行したように見えますが、実際に会話に参加したのはBさんだけでした。Cさんは、発言したいことがあったのかもしれませんが、その機会が与えられずに会議が終わってしまいました。

民主的な(全員参加型)会議の実現へ向けて

先ほどの会話文で、会話に参加できなかったCさんですが、それはすべてCさんの責任とは言えません。もし、Aさんが、各参加者ともっと時間をかけて接していれば、Cさんは安心して会話に参加できたかもしれません。では、会話を始めるとき、会話を進めるとき、そして会話を終えるときに使えるフレーズを見てみよう。

会話を始めるとき(導入フレーズ)

“Let’s begin today’s meeting/discussion about ~”
(今日の会議/議論は~から始めましょう)

会話例で使われているこのフレーズも会議を始めるときによく使うフレーズですが、参加者からより多くの話題を引き出したり、発言の機会を与えるには、冒頭で次のようなフレーズを投げかけるのもよいでしょう。

“I look forward to hearing a little from everyone today”
(今日、みんなからそれぞれの話を少しづつ聞けることを期待していますよ)

会話を進めるとき(キャッチボールフレーズ )

ある発言者の意見を聞いた後、ひと言お礼を述べると良いでしょう。これは、エチケットでもありますが、発言権を別の参加者へ誘導する役割も担っています。

“Mr. A, thank you for your input.
(Aさん、ご意見ありがとうございます)

その後に続けて次のように、現在の話題について別の参加者の意見を伺うことで、違和感なく発言権を移行することができます。

“Mr. B, do you have anything to add to that?”
(Bさん、何か付け加えることはありますか?)

Bさんが特に補足する意見がない場合もあり得ますが、全員が議論に参加しているという空気が生まれるはずです。

アイデアをほかの参加者につなげる

前述の例文で、特に補足する意見がないとなった場合でも、関連する別の話題を振ることで、発言権の誘導を試みましょう。

Speaking of milestones, Mr. C, do you have any updates to share today?”
(マイルストーンといえば、Cさん、今日は何か近況報告がありますか?)

*補足
もし会議中に発言権を渡されたのがあなたで、何も話すことがない場合は、以下のフレーズを使って議論を次へと進めてもらいましょう。

“I don’t have anything in particular to share today
(今日は特に共有することは何もありません)

会話を終えるとき(結びのフレーズ )

話し合うべきことはすべて話した、あるいは時間切れとなってしまった場合は、それぞれ以下のフレーズで会議をスムーズに終わらせることができます。

It’s a little early, but let’s finish here”
(少し早いですが、ここで終わりにしましょう)

We are out of time, so let’s stop there for today.”
(時間となりましたので、今日はここまでにしておきましょう)

全員にチャンスを与えよう

集団の会話で効果的にコミュニケーションを取るには、各参加者に発言する機会を与え、誰も取り残さないようにすることが重要です。今回紹介したキーフレーズを活用することで、参加者が意見を共有するのに快適な環境を作ることができます。もし、あなたが英語で会議の進行を任される機会があったときは、これらのキーフレーズを使って、より生産的で魅力的な会話を実現してください。

今月の決め台詞はこれだ!

“Let’s wrap things up”
(締めくくりましょう)

今回、会議でも締めくくるフレーズを紹介しましたが、このフレーズもよく使われます。少し聞きなれない表現かもしれませんが、買い物に行き、最後に店員さんが商品を袋に入れてくれることを想像してみてください。これで、あなたは買い物を終え、店を出ることができます!
“Let’s wrap things up” は、そうやって何かを「締めくくる」ことを形容する表現です。

例)

“Thank you for your input Mr. D . Does anyone have anything else to share?”
(Dさん、ご意見ありがとうございます。ほかに共有事項がある人はいますか?)

“No? Ok, then let’s wrap things up for today.”
(なさそうですね?分かりました、そうしましたら今日はこれで締めくくりましょう)

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※ コラムは筆者の個人的見解であり、日立システムズの公式見解を示すものではありません。

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