失敗事例から学ぶ基幹システム構築講座 「システム企画」編
2013年4月、「TENSUITE」は、日立 製造・流通業向け基幹業務ソリューション「FutureStage」に統合しました。
※本コラムに記載の商品情報は初掲載時のものです。
（企画5）
「基幹システムを真に生かす業務ルールの考え方」
基幹システムを構築し情報共有のインフラが整備されても、活用するユーザー側のデータメンテナンスのタイミングや業務ルールが確立していなければ情報を活用できません。今回は基幹システムが機能し効果を発揮するための業務ルールの考え方について紹介します。
（2010/7/14）
筆者：（IT コンサルタント）石田 富士夫
前項の（２）の事例では生産予定の調整に多くの要素と複数の部門が関係しながら、複数のジョブが各部門を流れていくという業務モデルです。組織・部門の能力が要求される能力に対して十分であれば自動的に次の業務に引き渡せば良いのですが、一般に企業は余分な能力をあらかじめ用意したり、閑散期には遊ばせておいたりというようなことは出来ません。経営としてはむしろ能力を最大より若干低め程度に設定しロスを最小化しようと考えます。従って、有限の処理能力の中で業務の最適化を図る必要があるのです。このために活用するのが基幹システムで共有化されたデータベースです。データベースの状態は様々なインプットによって常に変化しています。複数の要素がそれぞれ独立して変化していく時に、その情報をどのように引き出し、計画の検討・調整に活用して行けばよいでしょうか。
方法としては、あるタイミングの静的な状態を定期的に捉え、それを連続させて前後で比較することで時系列で見ることを可能にし、変化（＝問題点）を発見する。その時に大切なのは、全ての値を変動要素とせず、基準になる要素を決めてそれを固定してしまうことです。例えば、前述の生産予定作成の場合は以下の2つの方法があります。
(1)の場合は、部材は必ず開始日までに揃える前提で欠品による変化を排除し、工程の稼働率の最大化を図る計画法です。また(2)は品揃え完了日を優先することで作業開始日を固定化し必要作業量の積み上げを行う計画法です。
どちらの方法を取るかは、生産の方針でもありますし、状況により切替える方法もあります。ただひとつ言えることは、どの値も変化する前提で考えることは状態を複雑化させるだけで、得策とはいえないということです。何をコントロールするかをしっかり決め、その他の変化要素を固定化することで状態を明確化し判断を下すための情報とすることが出来ます。
以上の点を踏まえて、基幹システムの共有データベースを活用する上で重要なポイントをあげます。
業務ルールに従い各部門がタイムリーにシステムに情報を入力・更新し、データベースを常に最新の状態に維持していくという企業風土を醸成することです。
複数の要素がそれぞれ独立して変化していく場合は、全ての値を変動要素とせず、基準になる要素を決めてそれを固定してしまうことです。何をコントロールするかをしっかり決め、その他の変化要素を固定化することで状態を明確化し判断を下すための手がかりとします。
業務判断を行う際の判断基準、要素を明確化した業務ルールを確立することが大切です。また、判定条件を逸脱した事象に対して決定するルールや体制もあわせて決めていくことが重要です。
業務は多岐にわたり、多くのデータを一日の中で処理していかなければならないという状況が日常です。この忙しさを少しでも軽減し、効率的に仕事を進めるために、異常値を検出するアラーム機能を強化していくと良いでしょう。アラーム機能はどの条件になったら異常か、人が介在しなければならないかが、明確に定義されていることが必要です。
以上、ポイントを4点ほどあげました。基幹システムとその中の共有情報を活用していくためには、業務ルールを整備・確立することが何より大切です。その業務ルールは業務判断をする基礎データと判断基準を明確にしたものとし、その基準に沿ったデータの入力更新を行い、データベースを目的に沿った状態に維持することが重要です。
（次回につづく）
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