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文書管理システム|内部事務

業務効率の向上とナレッジの活用をめざした、文書管理環境の実現

ADWORLD 文書管理システムでは情報資源をさまざまな観点から管理。事務処理の効率化だけでなく、迅速な意思決定や事務の高度化を促進する情報活用を実現し、住民の声や職員がもつ知識やノウハウを生かします。

収受から保存・廃棄まで文書業務をトータルでサポートし、膨大な文書情報を一元管理できます。紙決裁、電子決裁どちらの運用も可能です。また、検索機能も充実しているため、過去の文書の検索・再利用を促進します。

*本システムは地方公共団体や独立行政法人、国公立大学でもご利用可能です。

特長

ADWORLD 文書管理システムは、紙文書、電子文書に関わらず、双方を総合的に一元管理することができます。電子化により紙の省資源化、書庫スペースを大幅に削減できます。さらに権限管理機能や原本保証機能も充実。公文書の紛失・情報漏えいのリスクを大幅に低減します。

ニーズに合わせたシステム導入に対応

お客さまのニーズに合わせて適切なシステムを導入できるよう、文書のライフサイクル全体の管理業務はもちろん、文書の分類から廃棄までの保存管理業務のみを支援するシステムを個別に選択可能です。

ADWORLD 文書管理システム

ナレッジマネジメントの実現

各業務システムで作成された文書・伝票・申請書などと、それらの決裁情報を一元管理し、事業という観点で整理。単なる事務処理のデータだったものを、ナレッジという資産として活用できます。

入力作業を軽減し、簡単に文書登録

収受・起案文書を効率的に登録・一元管理します。また、受付から収受、収受から起案といった一連の作業をスムーズに実施。必要な項目の引き継ぎも自動的に行います。

決裁業務を一元管理

ADWORLD 電子決裁基盤システムと連携することで各業務システムの決裁業務を一元化。また、案件の滞留状況も一目で把握できるので、フォローも簡単にできます。

複雑な回議、合議など、多彩な決裁にも対応

複雑な決裁や状況変化に対応し、差し戻し、引き上げ、代理決裁をはじめ、決裁ルートや決裁者の変更ができる豊富な決裁機能を装備しています。

文書情報の一覧表示で、作業漏れや遅延を防止する受信箱

確認、承認や公印押印の必要な文書の選定といった処理内容に応じて、自動振り分けします。業務の状況に合わせ、効率的に処理できます。

[イメージ]「ADWORLD 文書管理システム」

アカウンタビリティを果たす情報公開支援

自治体の説明責任を果たすため、各業務システムで作成された情報の公開を効率的に行えるように支援します。

利便性と効率性の向上

豊富な検索機能による文書検索、帳票の自動作成や文書の所在管理による既存業務の迅速化の結果、利便性と効率性に優れた事務環境の実現を支援します。

処理中の文書を一覧表示

処理中の文書を一覧で表示することができます。チェックリスト方式なので担当業務がどれだけ残っているのか、個々の案件はあと何をすればいいのかが一目瞭然です。

毎年発生するメンテナンス業務をサポート

年度末(もしくは年始め)に発生するメンテナンス業務をサポートします。たとえば、文書ファイル情報なら、複製機能で簡単に作成することができます。

目的の文書がすぐ見つかる、簡単検索

文書ファイルの分類を階層だてて確認できるツリー表示を採用。ツリーをたどることでファイルの所在を簡単に特定できます。また、よく使う分類記号を直接入力して検索することもできます。

手間のかかる文書管理の負担を大幅削減

文書ファイルの管理簿を簡単な操作で作成・更新できます。また、煩雑な文書の移管・廃棄作業を簡単・確実に行えます。また、公文書管理法に対応し、歴史的文書を公文書館に外部移管することが可能です。

過去にさかのぼって起案することが可能

申請漏れなど過去の文書を処理する必要が出てきた場合も特別な処理を必要とせず対応できます。

1.文書登録画面、2.処理日付を変更、3.当時の所属・職に切り替わる、4.文書登録可能

強固なセキュリティ

所属や役職によって文書情報へのアクセスを制御できます。また、画面から文書履歴、ファイル履歴の確認が可能なので、不正処理の抑止につながります。

部署や役職ごとに個別で参照権限の設定が可能

作成した文書の参照権限を設定することができます。また、役職により操作権限も付与できます。文書ごと、役職ごとに必要な部分のみを使用することにより情報漏えいや不正使用などから文書を守ります。

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