文書管理・電子決裁システムの導入からわずか5カ月で電子決裁率95.3%を達成
システム導入と業務改革の両輪で、自治体DXを力強く推進
滋賀県長浜市様は、2022年に「長浜市DX推進戦略」を策定するなど、市全体で積極的にDXに取り組んでいます。2024年度からは、決裁事務および文書管理業務のデジタル化に向けて、日立 自治体向けソリューション「ADWORLD」（LGWAN-ASPサービス）を導入しました。押印による決裁や、紙媒体での文書保存からの脱却をめざし、業務改革を進めています。
この一連の改革では、システム導入だけでなく、既存の業務プロセスや文書管理規程の見直しなど、関連業務が数多く発生しました。日立システムズは、システム導入はもちろん、業務プロセスの再構築から規程の見直し、運用支援までワンストップにサポートすることで、長浜市様の自治体DXの推進に貢献しました。
羽柴秀吉ゆかりの地である長浜市は、「戦国の聖地」「観音の里」といわれており、伝統的構造物群を生かした黒壁スクエアなど多くの歴史的文化遺産を有する街です。
長浜市様は、文書の起案から決裁、保存、廃棄に至る文書管理業務全体の効率化を課題としていました。以前は、押印による決裁や、紙媒体での文書保存を行なっていたため、起案文書の回付や決裁に時間を要するほか、文書保存スペースの確保が課題となっていました。文書管理システムはすでに利用していたものの、システムは文書ファイル（簿冊）情報しか管理しておらず、電子決裁にも対応できない状況だったため、根本的な課題解決には至りませんでした。DX推進を担うデジタル行政推進課と文書管理業務を担当する総務課は、年間約8,600冊におよぶ文書管理業務の課題解決に向けて、公文書を1文書単位で管理でき、電子決裁にも対応したシステムへの刷新を行うことにしました。
長浜市様は、プロポーザル方式による新システムの調達を実施し、5社の提案の中から日立システムズの「ADWORLD 文書管理システム」「ADWORLD 電子決裁基盤システム」の導入を決定しました。提案の中で高く評価したのは、充実した支援体制でした。文書のペーパーレス化を推進するには、既存の文書管理方法やルールの見直しが不可欠であり、システム機能の充実だけではなく、システム導入ベンダーからの総合的な支援が求められます。この点、日立システムズは、文書管理の専門企業である日立ドキュメントソリューションズと連携した「文書管理コンサルティングサービス」の提供を提案しており、システム導入だけでなく、文書管理業務全体の改善に向けたさまざまな提案を受けることが期待できました。
長浜市様はシステムの導入にあたり、各部局への説明会や意見交換会を複数回実施したほか、システム稼働の20日前からは、庁内向けに電子決裁に関するQ&Aを毎日配信するなどの取り組みを行いました。日立システム ズでも、システム利用者向けのテスト期間を通常より長い3カ月間にするなど、初めての電子決裁導入に配慮した丁寧な導入プロセスを心掛けました。これらの取り組みにより、新システムはスムーズに稼働を迎えることができました。
新システムの導入により、長浜市様の文書管理業務は大幅に効率化されました。特に大きな変化は、決裁スピードの向上です。起案文書の回付および決裁の電子化により、回付時間の短縮、同時並行での審査・承認、押印不要による迅速な決裁が実現しました。
文書のペーパーレス化が推進されたことで、新システム稼働後4カ月間のコピー用紙発注量は前年同期比で18%減となり、紙使用量が削減しています。また、決裁後に文書を物理的に保存する機会が大幅に減少していくことで、保存スペースの問題も解消される見通しです。
また、新システム導入を機に、決裁文書の内容をシステムに登録する運用ルールとしたことで、従来のように文書を書庫で探す必要がなく、システム上で迅速に文書を検索・参照できる環境が整いました。
長浜市様は、財務会計業務を除くすべての業務において、電子決裁を行うことを基本的な運用ルールとしています。システム導入から5カ月経過した時点で、文書管理システムに登録された文書の電子決裁率はすでに95.3％に達しており、電子決裁の定着が進んでいます。
定着の要因としては、起案する文書の内容に応じて4段階のランク付けを行い、ランクごとに電子決裁の運用方法を明確に定めたことが挙げられます（お客さまインタビューページ参照）。これにより、利用者が迷うことなく適切な手続きを進められる仕組みが整いました。
今後、長浜市様は電子決裁率のさらなる向上に向けて、日立システムズと連携しながら取り組みを進めていく方針です。日立システムズは引き続き、ADWORLDのさらなる機能拡張や、活用に向けたサポートを提供することで、長浜市様の自治体DXの推進に貢献してまいります。
押印による決裁と、紙媒体での文書保存を行なっていた長浜市様は、「ADWORLD 文書管理システム」「ADWORLD 電子決裁基盤システム」の導入により、決裁事務および文書管理業務のデジタル化を実現しました。
日立システムズは、下記サポートの提供により、長浜市様の自治体DXの推進に貢献しました。
長浜市様は、決裁後の文書をシステムに電子保存するほか、各課の書庫、または、総務課が管理する書庫に保存する独自の運用を行なっています。（長浜市様は一部紙媒体の併用を認めています）
ADWORLDの標準機能をベースに、一部カスタマイズを加えることで、長浜市様独自の文書保存要件にも柔軟に対応することができました。
従来の文書管理規程は紙媒体を前提としていたため、文書のペーパーレス化にともない見直しが必要でした。そこで日立システムズは、システム導入と並行して文書管理の専門家によるコンサルティングを提供し、規程の改定を含む文書管理業務全体の見直しを提案しました。
お客さまの課題に応じた文書管理方法を提案するサービスです。本プロジェクトでは、文書管理の専門企業・日立ドキュメントソリューションズと連携し、長浜市様に各種支援を提供しました。
長浜市様は、初めての電子決裁導入にあたり、要件定義や利用者教育、稼働後の問い合わせ対応などに不安を抱えていました。
日立システムズは、自治体向けシステム導入の豊富な実績を生かしたワンストップサポートを提供し、長浜市様の電子決裁導入を支援しました。
── 文書管理・電子決裁システムのベンダーとして、日立システムズを選定された理由を教えてください。
長浜市にとっては、今回が初めての電子決裁導入だったので、庁内の理解が得られるか、紙媒体を前提にした運用やルールを適切に見直せるか、といった点に不安がありました。事前に調査したところ、各社のシステムに機能面ではあまり 大きな差を感じなかったので、調達では私たちの不安を解消してくれるような支援が受けられるかを特にチェックしました。日立システムズは、支援内容についての具体的な説明があり、研修回数やテスト期間も十分確保されているなどサポートが充実していました。その他の評価項目でも高い評点を獲得しており、そこが選定の決め手となりました。
──電子決裁の定着に向けて、どのような工夫をされましたか。
当初は、財務会計を除くすべての決裁を電子化する方針でしたが、各部局へのヒアリングを進める中で、全面電子化は現実的に難しいと判断しました。しかし、電子決裁の利用を各部局の判断に委ねてしまうと、思うように普及が進まない可能性がありました。そこで、起案に関して下記のような基準を設け、各部局が自分たちの判断で決裁業務を進められるようにしました。
このように明確な基準を設けたことで、各部局のシステム運用がスムーズになり、電子決裁の定着が進んだと考えています。
── 電子決裁・文書管理システムの導入効果を教えてください。
起案文書の印刷、提出、押印、決裁後のファイリングといった作業が削減されたことで、業務効率が上がっていると実感しています。決裁担当者によっては、承認依頼が届くたびにノートPCで素早く決裁を行なっており、中には「引き上げ決裁」機能を活用して、中間承認者を待たずに先行して内容を確認しておくことで、迅速に決裁を行う者もいます。また、中間承認者が不在の場合は、そのまま決裁を行うなど、決裁スピードが大幅に向上しています。起案者側でも、登録済みの起案文書のコピーや、あらかじめ保存した決裁ルートを適用することで業務を効率化しています。文書のペーパーレス化が進んだことで、課題であった文書保存スペースの問題も今後解消されていくと思います。
── 日立システムズのサポートをご評価ください。
要件定義では、他自治体での事例を引き合いにしながら、私たちの要件を的確に整理・抽出していただきました。豊富な経験に基づく手厚いサポートは、プロジェクト全体を通して大きな助けとなりました。日立ドキュメントソリューションズと連携した「文書管理コンサルティングサービス」では、文書管理規程の改定案の作成や、長浜市の書庫視察を踏まえた文書管理方法の改善提案をいただきました。こちらの想像を超えるような踏み込んだ提案やサポートをいただき、システムの運用方法やルールの整備もスムーズに進められたと思います。
導入から5カ月が経過した現在、電子決裁率は95.3%に達していますが、さらなる電子決裁率の向上に向けて、引き続きDXの取り組みをサポートいただきたいと考えています。これからも変わらぬご支援をよろしくお願いします。
滋賀県長浜市
長浜市様の自治体DXの推進に向けて、これからも変わらぬサポートを提供します
長浜市様は、初めての電子決裁導入にあたり、さまざまなご不安をお持ちでいらっしゃいました。そこで、先行する他の自治体の事例紹介や、システムのテスト期間を通常よりも長く設定するなど、安心して導入を進めていただけるような提案をさせていただきました。また、今回は文書管理規程の改定など、専門的な見地からのサポートも必要だと考え、グループ会社である日立ドキュメントソリューションズと連携し、文書管理コンサルティングサービス（ADWORLD 文書管理システム導入支援コンサルティングサービス）も提供させていただきました。
長浜市様におかれましても、電子決裁の定着に向けた積極的な周知活動を行われており、その取り組みがプロジェクトの成功につながったものと考えております。今後もDXの推進に向けて、さまざまな面からサポートさせていただきたいと考えております。引き続きよろしくお願いいたします。
今回の取材にご協力いただいたお客さま
ご協力ありがとうございました。
*本内容は2025年3月取材時点の情報です。
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
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