「働き方改革」、今まさに真っただ中という企業も多いことでしょう。その一歩として現場で必要とされるのは労働生産性の向上ですが、実は日本の労働生産性はOECD加盟国34ヵ国中21位（2016年度/公益財団法人日本生産性本部調べ）、とりわけホワイトカラーの生産性の低さが指摘されています。一方で、社員サイドからすれば「業務量は減らないのに残業するなと言われる」と板挟みになるケースも。そこで本コラムでは4回にわたり、手軽に実践可能な事務仕事の時短テクニックを紹介します。
社内向けの書類やメールの作成に多くの時間を費やしている経理担当者は多いはず。1日に20通のメールを作成する人なら、1通を作成するのに5分かかっているものを2分に短縮することで、メール作成の時間を3分×20＝1時間も短縮できる計算になります。
手軽なものでいうと、PCやメール作成アプリケーションにおいて、「定型文登録」をしておくことがおすすめです。例えば「よろ」と入力すれば、「よろしくお願いいたします。」 と表示されるという具合に、登録した単語を入力すれば定型文が変換候補として表示される機能です。こちらの機能を利用すれば
「いつ」と入力 → 「いつも大変お世話になっております。○○物産経理部の□□です。」
「でんわ」と入力 → 「０９０－○×▽○－▽○××」
「じゅうしょ」と入力 → 「東京都港区・・・・」
と、よく使う文字列を手早く入力することができます。毎回入力するよりは誤字脱字の心配もなく、こういった機能を使いこなせれば資料やメール作成の時間はぐんと短縮できます。
書類をスムーズに作成するには、書類の提出先との意識のズレをできるだけなくしておきたいものです。そこで重要になるのはコミュニケーションですが、最近は、ビジネス向けのチャットツールを導入している企業も多いようです。メールとチャットツールではそれぞれ利点があるので、うまく使い分けましょう。
●メールよりスピーディかつ気軽に発言できる
メールでは文頭の挨拶文や署名を入れることが慣例となっていますが、チャットではタイムラインで気兼ねなく発言ができます。心理的なハードルが低くなるので、経理部内メンバーでの相談にもぴったりです。
●複数人での会話がタイムラインで管理しやすい
案件ごとにメンバー全員にメールを一括送信する方法だと、メンバー1人が他のメンバーに送信し忘れたりするなどした場合、最新の情報が周知されないこともよくありますが、チャットは案件ごとのタイムラインで会話できるので、周知漏れが起きにくくなります。また、過去の発言が残っているのも便利です。
●大容量ファイルの添付も可能
メールよりも大容量の写真や動画を、直感的に添付できるツールが多く、共有したい情報を手早く全員に送ることができます。
●案件ごとにトピックを立てて会話できる
様々な案件を同時進行していても、案件ごとの会話が継続できるのも便利です。メンバーの編集も簡単。関係者間でいつも相談しているような状況が生み出せます。
経理業務においても、書類の社内フォーマットはとても重要な要素です。日々多くの経費精算のチェックなどの経理業務を行うわけですから、誰が作成しても要件がきちんと入力され、間違いが起きにくいシステムを考えておく必要があります。
社内他部署や社外への提示書類などを全く白紙の状態から作成することになった場合も同様です。パソコンに向かってまず悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。書体や文字の大きさ、文体等…書き始めるまでにあれこれと悩んでしまうと、時間のロスが生じます。また、せっかく時間をかけて書類を作ったのに趣旨が間違っていたためにやり直し、となることもありますね。これこそ、「今日の作業はムダだった」と感じてしまい、大きなストレスになります。
そんな時にも、書類のフォーマットがあれば効率ＵＰが可能です。細部にこだわるよりも必要なことだけを明確にし、趣旨を正確にスピーディに伝えられるフォーマットが好ましいですね。
文章量としてはA4サイズ1枚程度、多くても3枚までがいいでしょう。余分な説明文より、箇条書きで要点がすぐ目に入るようにレイアウトしましょう。
簡潔な書類のスタイルを社内フォーマット化しておくと、相手に伝わるスピードが早くなるという効果もあります。何についての説明なのか、どんな結論なのかがいつも同じようなレイアウトで書いてあることで、資料を読む側も結論へ早くたどり着くことができ、時間短縮につながります。
資料作成の際に、過去の資料や実績など、様々な文書を参考にすることがありますが、必要な情報を探す作業も時間を要する負担の大きな作業になっています。紙の資料がオフィスにしかない場合、過去の見積りの一部が個人所有になっている場合など、情報をスムーズに検索できない状況では時間のロスを生じかねません。
また、日々刻々と情報が更新される今日では、最新の情報がきちんと保持されていることも非常に重要なポイントです。せっかく参照した資料が古いものだったりすると間違いの原因にもなります。
情報管理の基本は、情報を共有するメンバーなら「誰でも」「どこでも」「いつでも」閲覧でき、更新できるよう一元化しておくことであり、その手段として多くの企業が取り入れているのがクラウドストレージです。オンライン上でセキュリティ管理されたクラウドに、様々な資料をストックしておくことができ、オフィスだけでなく自宅PCやスマートフォンなどでも閲覧できるシステムです。
クラウドストレージで情報をストックしておけば、「自分はすぐには使わないが、誰かが使うかもしれない」と、紙の資料であれば廃棄してしまいかねない資料でも簡単にストックができ、別のメンバーの業務に役立てることができます。資料をきちんと整理しておくことは少し手間がかかりますが、作業効率を大きく左右します。
日々の業務の中で、時間のかかる仕事をつい後回しにしてしまい、貯めこんでしまう人もいるかと思います。早目にやった方がいいとわかっていても、目の前の仕事に振り回されてしまうというのはよくあることです。
ある会社では、毎日午後12時30分～14時30分の2時間を「がんばるタイム」と称し、私語はもちろん、電話や上司からの指示、部下から上司への質問、トイレやうろうろと社内を立ち歩くことなど、集中を遮る行為をNGとし、たまっている仕事に集中する時間帯を設けることにしました。
普段なら、さあやるぞ！と思った瞬間に電話がかかってきたり、集中力が高まったところで会議の時間となったり…自分の思った通りのスケジュールで動けないことはよくありますね。「がんばるタイム」では2時間を自分の仕事のためだけに使えるということで、仕事の効率がアップしたそうです。仕事が多いからと夜に残業するよりも、精神面でも充実感が味わえそうです。
また、この制度のために社員たちは昼休憩を短めに切り上げたり、きちんとトイレを済ませるなど、集中するための準備もするようになったといいます。社内でも集中して仕事に取り組む空気が生まれ、生産性を上げる意識につながっていくでしょう。
いかがでしょうか。個人で明日から取り組めることもたくさんあります。慣れてくれば、残業はかなり減るかもしれませんね。次回は会議のムダについてお届けします。
日立システムズは、システムのコンサルティングから構築、導入、運用、そして保守まで、ITライフサイクルの全領域をカバーした真のワンストップサービスを提供します。
