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日立システムズ 総合経費管理システム Traveler'sWAN

経費精算システム化のメリット

業務効率化による働き方改革の波を受け、さまざまな種類の経費精算システムが登場しています。各システムを比較する前に知っておきたいのは、経費精算のシステム化で得られる3つの効果。この効果を知ったうえで、自社に合わせた細かい機能やサポートを比較検討して導入するシステムを選定すれば、経費精算のシステム化は成功につながります。

申請・承認の自動化で業務効率化へ

経費精算業務をシステム化することで、申請者、承認者、経理担当者それぞれの業務が効率化します。

申請者は、「紙へ手書き」から「システムへ入力」に変わることで、手作業やミスが減り、作業時間や手間が軽減。交通費ICカードやコーポレートカードとシステムが連携していれば、入力作業自体が自動化されます。出張量が多い企業の場合、出張手配や為替計算の機能があれば交通や宿泊のチケット手配、海外出張精算の処理までスムーズに対応できます。

承認者は、場所や時間に制約されることなく、またシステムの機能によってはチェックする項目も減るため、速やかに承認することが可能です。経理担当者は、システム化によって申請ミスや遅延の解消が見込めるだけでなく、紙による情報照会や管理にかかっていた手間もなくなります。

それぞれの負担が軽減することで、各担当者は本来業務へ注力。人財不足の解消はもちろん、ビジネスの機会損失という事態を避けることができます。

ペーパーレス化で大幅なコストダウンへ

経費精算の申請から承認、処理までの流れがペーパーレスになることで、書類の管理工数が減少します。

もしシステムをSaaS型やクラウド型で導入した場合は、システムの管理工数も削減。業務効率化とともに、人件費や紙自体にかかっていたコストの大幅なダウンが見込めます。

データ化で行動がクリアになり、ガバナンス強化へ

経費精算システムの多くはカード会社や外部のサービス企業と連携しているため、経費を使う段階からデータで管理できます。そのため「申請項目の自動入力」や「行動履歴の見える化」などが可能となり、うっかりミスや不正行為を防止。従業員一人一人の経費精算への意識が高まることでコンプライアンスの維持につながります。

さらに、出張手配までカバーするシステムの場合、従業員が渡航先でトラブルがあった際にはデータを追跡して迅速に居場所を特定でき、安全性を担保することも可能です。経費精算をシステム化することで従業員の行動が見える化し、社内ガバナンスの強化が期待できます。

経費精算業務のシステム化は、
経営判断の早期化や組織強化にもつながります

日立システムズは、システムのコンサルティングから構築、導入、運用、そして保守まで、ITライフサイクルの全領域をカバーした真のワンストップサービスを提供します。