「紙台帳による在庫管理」からの脱却で、これだけの業務メリットが実現します！

FutureStage営業の江崎京太朗です。

今回は、「紙台帳による在庫管理」を脱却し、「システムによる在庫管理」を実現したお客さまの事例をご紹介します。

今回ご紹介する園芸用品卸業者さまは、約2,000点の商品を出納台帳で管理されていました。もともと受注管理をしておらず、売り上げ管理しかしていなかったため「今、倉庫にいくつ商品があるのかわかればいい」と割り切り、昔ながらの紙台帳による在庫管理を行っていました。

しかし、台帳には誤記があり棚卸しが合わないなどは日常茶飯事。さらに、倉庫まで行かなければ台帳が確認できないため、お客さまから電話で在庫照会があると、事務員が倉庫までひとっ走りして在庫を確認し、結果を折り返しお電話するということが頻発していました。

昨今流行りの「スマート」とは真逆のお仕事をしていらっしゃったわけですね。

そんなお客さまがFutureStage導入を機に「在庫管理のシステム化」に取り組んだ結果、どのような効果が得られたのでしょうか？

従来の問題点

・受注処理を行っておらず、引当可能在庫数が把握できない仕組みだった

・在庫情報が入出庫台帳のため、お客さまからの納期照会に即答できなかった

・入出庫の記帳漏れなどによる棚差が目立ち、棚卸しに大きな工数がかかっていた

・これらが原因で、販売機会の損失と顧客満足度の低下が起きていた

改善のポイント

・FutureStageを導入し、全商品の在庫管理をシステム上で実施した

・業務フローを変更し、受注・入荷予定を含めた引当管理を行うことにした

・ハンディターミナルを導入し、入庫・出庫・棚卸を機械化した

・外勤営業員にモバイル端末を配備し、社外からシステムを確認できるようにした

導入効果

・納期回答平均時間が10分から30秒に短縮

・棚卸作業期間は1週間から2日に短縮

・誤出荷や納期遅延が激減し、お客さまからのクレームが大幅に減った

・残業時間が月平均20時間削減した

・外勤営業員からの在庫問い合わせ電話が激減した

この会社は創業者の跡を継いだ2代目経営者が自社の情報武装に並々ならぬ意欲をお持ちの方で、業務システム導入により「在庫管理」の以前に「受注管理」からしっかり仕組み化しようと社内に大号令をかけました。

これまでのやり方に慣れた従業員さまにとってはひと手間増えることになりましたが、受注管理を行うことで注文を受けたその場で引当可能在庫数が瞬時にわかるようになりました。これにより、電話問い合わせのたびに倉庫へダッシュ！という悪習がなくなり、スマートな問い合わせ対応が実現しました。

システム導入工程では業務部門のみなさまの混乱や戸惑いもありましたが、経営者の「部分最適は必ずしも全体最適ならず」という強い意志の元に業務改革を断行し、現在ではさまざまな導入効果が表れています。

業務効率化、残業時間の削減、お客さまからのクレーム減による顧客満足度の向上。そして、これらの成果が積み重なった結果、FutureStage導入3年目には年商23%アップという成果が実現しています。

システム導入により慣れ親しんだ業務フローを変えることは、現場のみなさまにとって一時的な負担増となりますが、その結果実現する新しい業務フローは、その後長期間にわたって業務や経営に恩恵をもたらします。

FutureStage導入による業務改革はその第一歩になるはずです。

当社には年間100件近くのシステム導入実績に基づく豊富なシステム導入のノウハウがあります。お客さまのビジネスにおける在庫管理のあるべき姿を実現するため、私たちもお客さまと一緒になって知恵を絞りたいと思います。