「e-文書対応」検討前に
押さえておきたい3つのポイント【法律篇】

第1回【法律篇】
「e-文書対応」まずはこの法律をチェック

領収証のスキャナ保存をはじめとする「e-文書対応」をご検討中の企業さまへ

2005年e-文書法施行に伴い、通称「電子帳簿保存法」※１が改正され、領収書・請求書・契約書など、日常業務に関係の深い国税関係書類のスキャナ保存が認められるようになりました。

この改正により、たとえば経費精算では、経費精算終了後も紙のまま保存しておく必要のあった領収書をスキャンデータとして保存することが可能となりました。また、2015年のスキャナ保存制度改正により、スキャナ保存の対象となる書類の範囲が広がったこと、さらには2016年の税制改正で、スマホやデジカメで撮影した領収書や請求書の画像保存も認められたことで（2016年9月30日以後に行う承認申請について適用）、多くの企業が国税関係書類のスキャナ保存に注目しています。

改正電子帳簿保存法スキャナ保存制度は、すでに2016年1月1日より適用がスタートしており、いち早くスキャナ保存を業務に組み込んでいる企業もあります。しかしその一方で、実際の運用負荷や、費用対効果を検証しないままスキャナ保存の導入計画を進めてしまった結果、計画が途中で頓挫してしまったという企業が多いのも実情です。

そこで本コラムでは、”電子帳簿保存法に対応した国税関係書類の電子化”を「e-文書対応」と名付け、その中でも特に”国税関係書類のスキャナ保存“に焦点をあてながら、留意すべきポイントについて解説をしたいと思います。e-文書対応に向けた、入門的なガイダンスとして読んでいただければ幸いです。

参照すべき法律は
「e-文書法」ではなく「電子帳簿保存法」

第1回目の今回は、e-文書対応の前提となっている法律関係の理解から進めていきたいと思います。e-文書対応に関する法律で混同されやすいのが、通称「e-文書法」※２と電子帳簿保存法の2つです。まずはe-文書法と、電子帳簿保存法の違いについてご説明します。

e-文書法とは、法令により紙での保存が義務付けられていたさまざまな書類のを一括して認めた法律です。その対象範囲は、広範囲にわたるもので、当時251本の法律に対して横断的に適用されるのがe-文書法なのです。

しかし、e-文書法は文書の電子化にあたっての基本的要件は規定しているものの、各法律で取り扱う書類ごとの具体的な電子化要件までは規定していません。国税関係書類の電子化については、税法および電子帳簿保存法に具体的な規定が記されています。つまり、e-文書対応を検討されている企業担当者さまは、e-文書法ではなく、電子帳簿保存法の内容を理解しなければならないのです。

ソフトウェアメーカーが、国税関係書類の電子保存／スキャナ保存を指してe-文書対応と呼んでいるケースが多いため、その前提となっている法律は、「名称の似ているe-文書法ではないか？」という誤解が多く生まれています。e-文書法は「電子を広く認めている横断的な法律」だということをご理解ください。

「電子帳簿保存法」の主な構成

電子帳簿保存法は、2005年改正ですでに国税関係書類のスキャナ保存を認めていましたが、この頃は一部の対象書類に金額上限があったり、また、電子署名などの条件が厳しかったこともあり、e-文書対応を行う企業は限定的でした。

その後、2015年スキャナ保存制度改正により、ほぼすべての国税関係書類のスキャナ保存が可能となり、電子署名が不要になるなど規制が大幅に緩和されたことで、企業がe-文書対応に取り組むことがより現実的になったのです。

電子帳簿保存法の主な構成は上記の通りです。電子帳簿保存法は本法と施行規則以外にも、電子帳簿保存法取扱通達、その通達の趣旨説明、さらにQ&Aまで発表されています。Q&Aでは、スマートフォンやデジタルカメラ等を使用した書類の読み取りなど、運用上のさまざまな疑問に答えています。

一般に法律とは本法と施行規則を指し、それ以外には法的拘束力はないとする見方もあります。しかし、税務調査側は、通達、通達の趣旨説明、Q&Aの内容も含めて企業側の運用を見る前提となっています。思わぬ税法違反とならないよう、細部までしっかりと内容を把握することが求められています。

e-文書対応自体が“目的化”すると
思わぬ非効率が生まれてしまう

ここまでe-文書対応の前提となっている法律についてご説明をしましたが、あわせて、e-文書対応検討中の企業さまにぜひ知っておいていただきたいのが、e-文書対応にかかる「コスト」についてです。

「国税関係書類のスキャナ保存により、コスト削減を実現したい」という意向を持つ企業さまは非常に多いです。しかし、これまでに国税関係書類のスキャニングを実施していた企業さまは別として、これから新しくスキャナ保存を始めるという場合には、運用の手間が一つ増えることになり、コスト削減どころかコスト増大という結果にもなりかねません。

そこで私が提案したいのが、e-文書対応の導入検討を、単純なペーパーレス化だけでなく、会社の業務プロセス見直しのきっかけにされてはいかがでしょうか、ということです。たとえば、経費精算プロセスにおいて、紙の台紙に領収書を貼り付け経理部に郵送しているような企業さまは、ワークフローシステムと領収書のスキャナ保存を組み合わせることで、大幅な業務効率化が期待できます。既存業務プロセス見直しの一環としてe-文書対応を組み込むことができれば、費用対効果がより出やすくなるのです。

e-文書対応を検討中の企業さまにおかれましては、e-文書対応それ自体を目的とするのではなく、業務効率化を達成するための手段としてe-文書対応をうまく活用していただければと思います。「e-文書対応によるペーパーレス化」という耳障りのよい言葉に惑わされ、費用対効果の事前検証がないまま実現に向けて動きだすと、思わぬ非効率やコスト増大という結果になることもあるので注意が必要です。