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日立システムズ 総合経費管理システム Traveler'sWAN

第3回【システム篇】
e-文書対応に専用システムが必須な理由

「e-文書対応」最初に行うべき2つのことイメージ

e-文書対応には、なんらかのシステムが必須

今回は、e-文書対応に必要なシステムについて考えてみたいと思います。

結論から申し上げると、e-文書対応にはなんらかのシステムの導入が必須となります。システムがなければ、なぜe-文書対応が難しいのか、その理由について解説します。

スキャナ保存に係る要件の概要
真実性の確保 入力期間の制限
一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
タイムスタンプの付与
読取情報の保存
ヴァージョン管理
入力者等情報の確認
適正事務処理要件
可視性の確保 帳簿との相互関連性の確保
見読可能装置の備付け等
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
検索機能の確保

電子帳簿保存法は、国税関係書類のスキャナ保存に関して、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」を求めています。真実性の確保では、データの確からしさをどれだけ担保できているかが求められ、可視性の確保では、スキャナ保存された書類を長期間にわたって読めるか、探せるか、ということが求められています。

「電子帳簿保存法」が求める独特の要件とは

「e-文書対応」最初に行うべき2つのことイメージ

真実性の確保のための要件「ヴァージョン管理」は、電子帳簿保存法に独特の要件といえます。たとえば、取引先から請求書が届いたとしましょう。これをスキャナ保存してデータ登録をした後、文書になんらかの間違いがあり、差し替えの請求書があらためて届いたとします。この場合、後から届いたものをスキャナ保存し、登録すれば、前のものは削除してしまってもよさそうですが、電子帳簿保存法は、1度登録したデータは物理削除を行ってはならず、すべての訂正・削除の履歴を管理しなければならないと定めています。

そのため、前にもらった請求書も、新しい請求書も、両方初版として登録できる仕組みか、もしくはデータ削除方法が論理削除であり、なおかつ、論理削除したデータだけを後から抽出できるような仕組みを構築しなければなりません。私の知る限り、一般的なファイルサーバーではこのような要件を満たすことができません。

また、可視性の確保のための要件「検索機能の確保」も、システムがなければ対応が難しい要件といえます。電子帳簿保存法は、スキャナ保存された文書に関して、取引先名称、取引金額、取引年月日など、主要な項目で検索ができ、なおかつ、二つ以上の項目を組み合わせた検索や、範囲指定検索などができることを求めています。しかも、指定した検索条件以外のものが検索結果画面に表示されてはいけない、という厳しい条件も定めているため、これも一般的なファイルサーバーでは要件を満たすことができません。

必ずしも統合ソリューションである必要はない

電子帳簿保存法は、これ以外にも多くの要件を求めており、すべての要件を満たすためには、やはりなんらかの専用機能を持った文書管理システムが必要になるとお考えください。

現在、市場にはe-文書対応を謳った統合的なソリューションが販売されていますが、単体のシステム、サービスをいくつか組み合わせ、自社要件に適合する形でe-文書対応の仕組みを構築している企業さまもあるので、必ずしも統合的なソリューションである必要はありません。確かに、統合的なソリューションは機能が至れり尽くせりで、ユーザーにとって利用しやすいとは思いますが、必要のない機能まで導入してしまいコストが高くつく可能性があります。

また、e-文書対応となると、まず最初にシステムの検討から入る企業さまも多いですが、コラム第2回でもご説明したように、まずは事前準備・調査から開始し、その後、制度や運用の設計ができてから、ようやくシステム検討にたどり着くのがセオリーです。前段階を省略し、いきなりシステム検討から始めると、後々になって必ず手戻りが発生します。くれぐれもシステムの検討から入ることのないよう、ご留意いただきたいと思います。

「経費精算の効率化」は
e-文書対応のきっかけとして最適

「e-文書対応」最初に行うべき2つのことイメージ

全三回にわたり、e-文書対応に向けたポイントについて解説しました。「ただ書類をスキャンして、保存しておけばいいんじゃないの?」と認識されていた方にとっては、e-文書対応の難しさ、要件の厳しさなど、印象が大きく変わったかもしれません。

第一回コラムでも解説しましたが、単純な「ペーパーレス化」目的だけでe-文書対応を行うと、これまでにはなかった運用の手間が増え、費用対効果が出ないというケースが起こりえます。しかし、たとえば目指すゴールを「業務プロセスの再構築」と設定し、全社的な観点からの業務プロセス見直しの中で、e文書対応を組み込むことができれば、費用対効果が出やすくなります。

そういった意味で、e-文書対応の範囲を領収書のスキャナ保存に限定し、経費精算事務の見直しとあわせて対応を行うのは、費用帯効果の出しやすい業務改善かもしれません。紙書類とマニュアルフローで行っていた経費精算事務を、ワークフローによってシステム化し、そこに領収書のスキャナ保存を組み込むことができれば、高い確率で事務効率化につながるからです。「経費精算の効率化」は、e-文書対応を行うきっかけとして最適なものといえるかもしれません。

【執筆者】

アマノビジネスソリューション株式会社
営業本部 タイムビジネス事業推進部 部長
森口亜紀

時間管理用機器のトップメーカー、アマノ株式会社に入社。2000年、アマノビジネスソリューション株式会社に転籍し、時刻配信・認証を主とするタイムビジネス事業の初期立ち上げメンバーとして活躍。現在は企業・組織のe-文書対応をコンサルティングする傍ら、タイムスタンプサービスの普及に尽力している。一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会(JBMIA)ドキュメントマネージメントシステム部会e-文書法ワーキンググループ副主査。

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