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（調達）「失敗しないRFP（提案依頼書）の書き方」

失敗事例から学ぶ基幹システム構築講座「システム計画～運用」編

2013年4月、「TENSUITE」は、日立　製造・流通業向け基幹業務ソリューション「FutureStage」に統合しました。
※本コラムに記載の商品情報は初掲載時のものです。

RFPの書き方

（調達1）
「失敗しないRFP（提案依頼書）の書き方」
ベンダー（システム会社）とのトラブルを避けるためのRFP。システムベンダーに合理的で有効な提案・見積を行ってもらうために、失敗しないRFPの書き方をおさえておこう。
（2009/9/15）
筆者：（IT コンサルタント）石田　富士夫

ポイント3 提案依頼事項は不明瞭な表現は禁物！社内合意を得て具体的に

提案依頼事項はRFPの主文になります。ベンダーはここに書かれている項目を1項目ずつ分析理解して提案・見積に盛り込んでいきます。不明瞭な表現は読み手によって解釈が異なってきますので極力具体的に記述します。「速やかに処理」とか「ビジュアル化する」といった形容詞的な表現は避け、具体的な項目や数値目標をあげ内容を具体的に定義することが重要です。ともすると説明を省略して「現行の業務範囲は提案に盛り込むこと」などの表現をしがちですが、現行の業務範囲が具体的に何を指しているのかという資料を添付しなければ、全く意味のない表現になりますので注意が必要です。

図1.提案依頼事項の記述方法

提案依頼事項として記述すべき項目は、提案範囲（ハード機器、ソフトウエア等）、システムの機能範囲、納期およびスケジュール、運用条件、性能要件、開発体制の提示（SEの業務経験含む）などを記述します。ここで最終的にチェックすべきことは、下記の事項です。

  • 自社内での新システムの検討内容が正確に反映され、必要な入出力情報、管理したい項目が網羅されているか。（特に担当者が日常使用している帳票や画面は、当り前という感覚で漏れ易いので、日常業務に必要な機能に漏れがないかのチェックが必要です。）
  • 開発段階になると詳細な仕様をベンダーに提示することになるが、提示した期間で仕様が固まるか、対応者は時間が確保できるか。
  • 現実の運用になったときに自社の人材・能力で使いこなしていけるか。
  • 新システム運用までに社内で解決しておかなければならない課題は明確になっているか。
  • この内容で目標に設定した効果を出していく意志があるか。できるか。

上記のチェック項目をベンダーに提示する前に社内の導入検討メンバーと経営トップとレビューを行い社内のコンセンサスを得ておくことが大切です。この際にベンダーに提示するかは別として経営トップから本計画の概算予算枠の承認も得ておくようにすべきです。今後、決定までのステップで費用対効果を検討し計画の枠組みを調整していく局面が必ず出てきます。その時になって慌てない様に予算枠も早めに押さえていくべきです。
提案依頼の後、ベンダーは実現不可能な事項や疑問点があれば、質問をしてきます。質問に対する回答は提案依頼した全てのベンダーに公開するようにして同一の条件で提案が行われるような配慮が必要です。

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