お役立ちコラム

令和元年税制改正による電子帳簿保存法_②
ペーパーレス化推進における重要な論点や進め方のポイント

近年働き方改革の一環として注目されているペーパーレス化だが、令和元年も電子帳簿保存法における規制緩和が実施されたことにより、ますます推進する企業の増加が予想されている。

前回の記事では、電子帳簿保存法の令和元年の改正内容について、特にその中でもスキャナ保存制度における重要な改正ポイントについて解説した。
今回は、法対応運用の導入を成功に導くためのポイントについて解説する。

１．ペーパーレス化導入における運用設計＜定期検査＞

スキャナ保存制度の対応においては、効率的な運用方法の検討だけでなく、内部統制をどのように担保するかを運用設計時に検討する必要がある。

定期検査とは、紙の証憑を廃棄する前に電子化が正しく実施されているかを最終確認するための検査で、一定以上の頻度で実施することが法令上求められている。
定期検査について、「検査の実施頻度」や「実施の記録を残す」等の要件は法令上規定されているが、検査の具体的な実施方法については要件上特に明記はされておらず、申請企業の社内ルール等に合わせて各社ごとに設計する必要がある。しかしながら、具体的な実施方法については、世の中に出回っている情報量が少なく、検討時に悩む企業も多い。

多くの企業で採用されている検査方法の一つに、「サンプル検査」がある。
検査対象の全領収書の中から無作為にサンプルを一定数以上抽出し、抽出した対象について、紙の証憑とスキャン画像を突合チェックする方法である。

サンプル抽出方法においては、主に２つのパターンがあり、それぞれのメリット/デメリットとしては、例えば下記のような内容が挙げられる。

① システムからサンプルを抽出する方法

メリット

本社の管理部門が各拠点の検査対象を抽出し、検査の実施をコントロールできるため、網羅性の担保や内部統制の強化が図れる。

デメリット

一方、検査対象を探し出しやすくするために紙の証憑をある程度整理して保管しておく必要がある。

② 紙からサンプルを抽出する方法

メリット

抽出した紙の証憑上の情報をもとに画像データを検索し、突合するにあたってあまり手間がかからず、紙の証憑の保管方法も特に丁寧に整理する必要もないため、運用上の負担は少ない。

デメリット

紙の証憑が提出されていない取引については抽出対象外となってしまうため、網羅性を担保できない可能性がある。

このように、パターンごとにメリット/デメリットが異なるため、定期検査の運用方法検討においては、自社の求めるガバナンスレベルを担保しながら費用対効果を意識した運用を設計していくことが、効果的なペーパーレス化運用の実現に繋がる。

２．社内間調整

スキャナ保存制度への対応によるペーパーレス化導入においては、関係部署が多くなるため、スケジュール通りにプロジェクトを進めていくためには、社内間調整や他部署を巻き込む動きが重要となる。

実際に、立替経費精算で発生する領収書をスキャナ保存対応させるプロジェクトにおいては、下記のような多くの部門が関わることが想定され、意見の集約にかなりの手間と時間がかかる。例えば、営業部や経理部、法務部、情報システム部、内部監査部などが想定される。

そのため、例えば営業部の意見が強い企業においては、事前に現場の上長を説得し、プロジェクトに協力してもらえるよう、上手く巻き込むことが重要となる。この働きかけをせず、一部門のみでプロジェクトを進行した企業では、申請直前になってから現場社員へ運用の変更を伝えた際に大きな反発を受け、運用方法の見直しからプロジェクトがやり直しになってしまうことがある。

このように、他部署の重要人物や上層部の合意を得ることが、プロジェクトを円滑に進行させる上で重要となる。また、企業によっては役員や社長を説得し、会社の意思決定として電子帳簿保存法対応を推進させていくことによって、現場の反発を抑えながら、プロジェクトを予定通り進めていく場合もある。

3．スモールスタートと全社展開

ペーパーレス化導入を検討する企業の中には、子会社を多く抱える企業や複数の拠点を抱える企業も多くあり、効率的にペーパーレス化の全社展開を実現することは難しいと考え、対応を断念する企業もある。
しかし、スキャナ保存対応においては、申請する対象書類の範囲や開始時期について、拠点や部門ごとなどで指定することができるため、試験的にまず一部門や一拠点でのみ申請し、その後全社展開を進めていく企業も少なくない。

例えば、プロジェクトの主幹部門で数か月間試験的運用を実施することで、運用前には想定できなかった細かな問題点等を洗い出し、改善された運用方法を主要な拠点・部門から順に横展開していくことで、スムーズかつ効率的な運用方法を拠点や部門ごとに展開していくといった進め方がある。

一方、申請前に電子化の運用ルールについて詳細を固め、さらに従業員教育を徹底的に行うことで、一斉に全社展開を進める企業もある。
しかし、一斉展開による電子化運用開始後、様々な現場の社員から多数の問合せが寄せられ、現場も経理部も混乱状態が長く続くケースがあり、その結果、電子化運用に否定的な社員を生む可能性が高い。

このように、電子化の全社展開を成功させるため、経理部門や主要な拠点でのスモールスタートを実施した後、横展開を進める企業が多い。

まとめ

今回は、電子帳簿保存法スキャナ保存対応によるペーパーレス化推進における重要な論点やプロジェクトを円滑に進めるためのポイントを紹介した。
令和元年の税制改正による要件緩和を受けて電子帳簿保存法対応の検討を推進する企業はますます増えるかと思われるが、ぜひ本コラムで紹介したポイントをプロジェクト推進時は早期から検討を進めておくことを推奨する。

※コラムは筆者の個人的見解であり、日立システムズの公式見解を示すものではありません。
※本コラムは、2020年2月4日に掲載されたものです。

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