書類の申請や提出などの“ワークフロー（手続きの流れ）“をシステム化することで、本部と店舗・拠点スタッフそれぞれの負担が軽減し、業務効率化につながります。
もし小売業のワークフローをシステム化したら、どのような効果があるのか？
課題や活用事例を交えて、ご紹介します。
導入ケース1
紙の書類だと店舗と本部でスムーズなやり取りができず、
承認まで時間がかかる
全国に店舗や拠点があり、書類が本部に届くまでタイムラグが発生。さらに承認者が店舗視察などによって不在がちで承認も遅くなり、業務や事務手続きに支障が出る。
Webフォームで書類を作成したら、すぐ承認者のもとへ。
外出先でも承認が可能に
店舗・拠点の申請者がWeb画面上で書類を作成すると、設定した承認ルートへ。本部スタッフやSVが出張や店舗視察で不在でも、外出先から捺印・承認完了。Web画面を通じて申請から承認までスピーディに行われることで、業務効率化を実現。
導入ケース2
申請手順や書類管理が店舗や個人でバラバラのため、
ミスやムダが多い
書類提出がFAXや郵便など統一されていない、個人情報を記載した重要書類の管理が甘い、過去の書類が分類されてなく探しづらい…書類の取り扱いが煩雑で手間やリスクが大きい。
申請フローが統一され手間やリスクが軽減。
検索や集計機能でデータの有効活用へ
企業規定に則った書類フォーマットや承認ルートの設定で、申請ミスや書類紛失などのリスクが減少。申請内容は簡単に検索でき、集計・クエリ機能で分析もできるため、ビジネスへの有効活用も可能に。
導入ケース3
店舗や拠点の数が多く、ITに不慣れな現場スタッフも…
システム化を進めづらい
全国の店舗・拠点にはITに不慣れなスタッフもいるため、操作方法の研修が必要になったり業務が滞ったりする可能性あり。現場に余計な手間がかかる不安で導入を検討しづらい。
紙の帳票そのままの作成画面、操作しやすいデザインで、誰でも迷わず使える
紙の書類と同じ見た目の書類フォーマット、直感的に操作できる画面デザインで、ITシステムに不慣れでも難しいことはありません。大掛かりな導入作業もなく、グループウェアなど社内システムと連携も可能で、現場の作業に負担がかからない。
X-point Cloudは、紙の申請書をそのままWebフォーム化でき、これまでにないほど簡単に承認できる親しみやすいワークフローです。 iPhoneやiPadなどを活用した外出先からの承認や、グループウェア連携が容易です。
AgileWorks（アジャイルワークス）は、組織変更が多い企業、日本語だけでなく、英語や中国語も活用されるグローバルな企業に最適な高機能ワークフローです。外部アプリケーションと連携でき、社内すべての決裁プロセスを統合します。
これまでの申請・承認プロセスを大きく変えると、スムーズな定着が難しい。X-pointなら、紙の申請書をそのまま電子化できるという点が決め手でした。
世界店舗数No.1のサンドイッチチェーン「サブウェイ」の日本法人日本サブウェイ株式会社様。
同社は各店舗からFAXにより行われる各種申請作業と、本部内における承認作業をワークフローシステムに置き換えることで、月あたりの関連作業時間を152時間から 43.5時間へと大幅に短縮しました。
今回は経営企画部情報システムグループリーダーの黒田祐介氏にお話を伺いました。（2015年4月掲載）
日立システムズは、システムのコンサルティングから構築、導入、運用、そして保守まで、ITライフサイクルの全領域をカバーした真のワンストップサービスを提供します。
