日本サブウェイ合同会社様

店舗拡大とともに増大する業務負荷を軽減したい

日本全国に約470店舗（2014年3月現在、米軍基地店舗含む）を構えるサンドイッチチェーン「サブウェイ」は、毎年店舗数を伸ばし順調な発展を遂げてきましたが、各店舗の運営を支援するフランチャイズ本部では、店舗拡大にともなう業務負荷の増大が課題となっていました。

中でも、店舗からFAXで受け付ける各種申請の処理は特にわずらわしいものでした。備品発注申請や各種届出など、10数種類におよぶ申請書FAXは月間200枚以上もあり、記入漏れによる書類の差し戻し、担当者不在による承認の遅れなどが常態化していました。

このような背景から、アナログな業務処理の見直しを行う「業務革新プロジェクト」が発足され、ワークフローシステム導入による申請・承認業務の効率化、早期化が検討されることになりました。

申請書類をそのままWeb化
わかりやすさが導入の決め手

比較検討の結果、申請・承認業務に特化したワークフローシステム「X-point」の採用が決定されました。

採用の決め手は、紙の申請書をそのままWeb化したような、わかりやすい入力画面でした。システムは本部社員だけでなく、店舗スタッフも利用対象となるため、慣れ親しんだ申請書類をそのままWeb 化でき、ITに不慣れなユーザーでも抵抗なく利用できることは大きな評価ポイントでした。「これまでの申請書をそのまま踏襲することができるので、早期の定着が期待できると思いました」（経営企画部・黒田氏）。

プログラミングの知識がなくてもWebフォームを簡単に作成することができるため、申請書を追加するたびにベンダーに開発依頼をする必要もありません。ユーザー独自の拡張が容易な点も評価のポイントとなりました。

申請・承認の作業時間を月あたり108.5時間短縮

店舗向けのマニュアル配布、日立システムズによる現行申請書のWebフォーム化などの準備を経て、ワークフローシステムはスムーズに稼働を開始しました。

これまでの申請作業では、申請書への手書き記入とFAX送信の手間が発生していましたが、システム導入後はWebフォーム入力後、送信ボタンを押すだけで申請は完了し、必須項目の記入漏れによる差し戻しがなくなりました。本部側での承認作業もタブレット端末により外出先で行えるため、承認までのスピードは格段にアップ。「紙」に起因するさまざまな間接業務も大幅に削減されました。

本部を対象とした調査では、システム導入後、月あたりの関連作業時間は152時間から43.5時間へと削減されました。サブウェイ全店舗における導入効果も加味すれば、劇的な業務効率化が実現しています。

その点、「X-point」は、慣れ親しんだ申請書のまま電子申請に移行できるのがよかった。店舗さまとしても、申請書の書式が同じであれば、手書きしてFAXするより、PC入力して送信ボタンを押すほうがはるかに楽ですから、導入に抵抗はほとんどありませんでした。

あとは、新しい帳票を簡単に作り込めるという点です。必要な帳票を各部門が自発的に作成できるという運用スタイルは、情報システム部門の限られた人的リソースを考えると理想的でした。総合すると、他社ワークフロー製品と比較して操作性が高く、わかりやすいシステムだったという点が導入の決め手だったと言えます。

導入時に苦労したことはありましたか。

最初にワークフローを構築する際には苦労しました。承認担当者を「人」あるいは「役職」で設定するのか、社内階層をどうシステムに落としこむかなど、細かな設定については日立システムズにだいぶ相談にのっていただきました。ここでしっかり設定をしたおかげで、当社の複雑な承認ルートにもノンカスタマイズで対応できています。

帳票については、スタート段階で10以上の電子化を予定していたので、万全を期すためこちらも日立システムズに電子化の作業を依頼しました。導入時に苦労したのはこのくらいで、稼働まではとてもスムーズだったと思います。日立システムズの柔軟な対応にはかなり助けていただきました。

実際のご利用方法を教えてください。

当社のイントラサイトにアクセスして、各種申請メニューを選択すると「X-point」が立ち上がる仕組みにしています。イントラサイトから「X-point」への連携をシームレスにすることで、店舗さまが利用しやすいように配慮をしています。

本部の営業担当は会社支給のタブレット端末を利用して、社外から「X-point」にアクセスすることもあります。店舗さまからの申請はすべて営業を経由する承認ルートを取っていますので、外出先でも申請内容を確認できるようになったのは営業に大変好評でした。承認までのスピードも格段に向上しています。

「X-point」は申請承認業務以外でも利用されています。たとえばフランチャイズ店舗向けアンケートなどは、当初想定していない利用方法です。アンケートを実施する場合、質問票の作成、回答依頼、集計分析など、かかる作業工数が実施のネックになりますが、「X-point」ではこれらの作業負担を大幅に軽減できます。「X-point」によって、フランチャイズ店舗さまのご意見を、これまで以上に業務に生かそうというモチベーションが生まれたのは非常によい効果だと思います。

導入を振り返っていかがでしょうか。

以前の申請・承認プロセスはとにかくわずらわしく、本部、店舗さまともに大きな作業負荷となっていました。「X-point」導入によって、導入前のあらゆる課題が一気に解決できたのは非常によかったです。狙いどおりの効率化が実現できていると思います。