ワークフロー活用術

ワークフロー活用例（詳細）

1. 稟議申請・承認・管理業務

導入前の問題点	紙伝票なので、稟議の決裁状況が把握できない。 過去に承認された伝票の所在が不明。 業務プロセスが標準化されていない。
対象部門	全社員 総務・管理部門
導入効果	決裁状況を把握できるようになり、業務の効率化を実現。 督促メール機能や承認状況確認から稟議申請業務のスピードアップを実現。 条件指定での過去データ検索が可能となり検索業務の効率化を実現。
内部統制強化	業務プロセスの標準化が可能となりイレギュラー処理や不正の抑制を実現。 「いつ」「誰に」承認されたのか、確実な証跡管理を実現。 証跡提示などの監査（内部監査・外部監査）作業負荷を軽減。

2.ブランチからの報告・連絡業務（FAXレス）

導入前の問題点	資料作成に時間がかかっていた。 集計時に発生するデータ入力にミスが多い。 報告書の未提出者の把握が困難。
対象部門	全国の営業所、支社 各地に展開されている店舗 経営管理部門　など
導入効果	決裁状況を把握できるようになり、業務の効率化を実現。 督促メール機能や承認状況確認から稟議申請業務のスピードアップを実現。 条件指定での過去データ検索が可能となり検索業務の効率化を実現。

3. 経費精算の承認・管理業務

導入前の問題点	紙ベースでの運用のため、決裁完了まで時間がかかる。承認状況が分からない。 入力漏れ、入力ミスが多発している。
対象部門	総務部 経理部
導入効果	申請から決裁完了までが大幅にスピードアップ。承認状況をいつでも確認できる。 入力エラーチェックにより入力漏れがなくなり内容確認作業の削減を実現。 部署別、月別、個人別の集計が取れるため集計のための二重入力削減を実現。
内部統制強化	マスタ参照入力、入力エラーチェックにより、不正なデータ入力の制御を実現。 「いつ」「誰に」承認されたのか、確実な証跡管理を実現。

4. 営業部門のSFA・CRM（ペーパーレス）

導入前の問題点	商談の進捗状況の管理が不十分。 顧客情報の共有ができていない。 従来のシステムは入力画面がチープで使いづらい。
対象部門	営業部門
導入効果	商談の進捗状況の管理が可能となり、営業情報の共有化を実現。 提出件数を集計できるので営業評価への利用が可能となった。 直感的に使えるので営業現場で利用されるシステムになった。

5. クレーム管理システム

導入前の問題点	報告が経営部門に到達するまでに時間がかかり、問題が大きくなることが多々あった。 個々で対応するため問題点を共有できなかった。 クレーム管理報告書の作成に数日間かかっていた。
対象部門	経営管理部門 サービス・営業部門 製造部門　など
導入効果	報告された段階で全体のクレーム内容をリアルタイムに把握できるようになり、業務のボトルネックの早期把握を実現。 関連部署への通知にて問題点の共有化を実現。 集計結果をCSVに出力できるのでクレーム管理報告書の作成時間削減を実現。

6. ISO27001関連書類の集約業務

導入前の問題点	アカウント申請がメールで来るので、管理ができない。 誰がどのアカウントを利用しているのか把握できない。 誰が、いつ、どのような権限を付与したのか分からない。
対象部門	情報システム部門
導入効果	どのような承認ルートで、いつ、誰がアカウントを発行したのか履歴を残し、　状況の確認が可能となった。 検索が簡単なので、アカウント毎の利用期間の管理を実現。
内部統制強化	「いつ」「誰に」承認され、「誰がアカウントを発行したか」の証跡管理を実現。

7. IT統制での作業依頼書

導入前の問題点	紙での運用の為、書類を探すのに一苦労だった。 内部統制に対応しなければならず、紙では限界だった。
対象部門	総務、管理部 内部統制室
導入効果	作業依頼者、作業指示者、作業対応者の作業内容の履歴化を実現。 ウォークスルーでの評価時に時間がかかっていた書類チェックの作業を削減できた。
内部統制強化	有効性評価時の証跡提出などの監査作業の負荷軽減を実現。

8. 基幹システムの入力端末

導入前の問題点	基幹システムのクライアントライセンスを現場に与えるとコスト高になり、しかも入力画面が使いにくい。 紙による申請のため「ムダ、ミス（二重入力）」が発生。
対象部門	経理部門 情報システム部門
導入効果	紙やExcelと基幹システムへの二重入力がなくなり、運用コスト削減を実現。 基幹システムのクライアントライセンスが最小限に抑えられた。
内部統制強化	入力エラーチェックにより、不正なデータの入力制御を実現。 「いつ」「誰に」承認されたのか、確実な証跡管理を実現。 基幹システムへの登録が手作業では無くなったため入力ミス等のリスクを削減。

9. 受注・出荷承認依頼

導入効果	受注内容を基幹システムから受け取るため入力漏れや不正なデータの入力を防止、受注内容の確認作業効率化を実現。 「いつ」「誰に」承認されたのか、確実な証跡管理を実現。

10. アカウント棚卸し申請書

導入効果	利用しているユーザーと割り当てられている権限の確認が可能となり、不正なアカウントや不要なアカウントの精査を実現。

11. その他の利用事例