東急リバブル株式会社様

東急リバブル様「ワークフローシステム刷新プロジェクト」 概要

ガバナンス強化、業務効率化に向けワークフローシステムの刷新を決断

東急リバブル様は、9年前に導入したワークフローシステムの運用に課題を抱えていました。中でも特に大きな課題は以下の2つでした。

1つめは、ガバナンスの強化です。旧システムは申請時に必要事項の入力漏れやファイルの添付漏れが発生することがあり、承認時に重要な情報が見落とされるリスクがありました。

2つめは、外部システムやサービスとの連携です。東急リバブル様は電子契約サービス「GMOサイン」を利用していましたが、ワークフローシステムと連携していないため、ユーザーは2つのシステム・サービスそれぞれで処理を行う必要があり、業務効率が低下していました。

東急リバブル様は、これらの課題解決に向けて、旧システムのサポート期間終了を契機にシステム刷新を決断しました。

コスト削減・DX推進に貢献するノーコード運用を高く評価

複数のシステムを比較検討し、東急リバブル様はAgileWorksの導入を決定しました。 AgileWorksは、申請ミスを防ぐ入力制御機能や全文検索機能など、基本機能の充実に加えて、自由度の高い画面設計が行える点が特長です。この特長を生かし、旧システムの申請画面を新システムでも再現することで、ユーザー負担を最小限に抑えた、円滑なシステム移行が期待できました。さらに、比較検討したシステムの中でGMOサインとの連携が可能だったのはAgileWorksのみであり、外部サービスとの高い連携性も導入の決め手となりました。

開発パートナーに日立システムズが選ばれた理由は、充実した支援内容にありました。AgileWorksはノーコード運用が可能であり、運用方法を習得すれば、外部ベンダーに頼らず組織改編や業務変更に対応することができます。日立システムズは、AgileWorksの自社運用に向けた手厚いトレーニングを提案し、これがコスト削減やDXの推進を重視する経営陣から高く評価されました。

外部ベンダーに依存しない自社主導のDX推進体制が実現

導入作業は要件整理から始まりました。
社内の6事業部に対する、AgileWorksの機能説明と、旧システムの課題ヒアリングの作業を日立システムズが代行したことで、ユーザーの率直な意見が引き出され、新システムの要件を的確にまとめることができました。

約1年3カ月の工期を経てAgileWorksへの移行作業は完了し、現在、全国225の拠点で約3,900名の従業員がAgileWorksで申請・承認業務を行なっています。入力制御機能によりファイルの添付漏れなどの申請ミスが減少するなど、リリース直後から導入効果が表れています。

申請帳票の追加や承認経路のメンテナンスなど、システムの運用は子会社の従業員3名が担当しています。外注コストの抑制だけでなく、社内環境ならではのスピーディーなコミュニケーションにより、開発期間の短縮が実現しています。ベンダーに依存しない、自社主導のDX推進体制が整備されました。

東急リバブル様は今後、GMOサインとの連携機能を社内に広め、対外契約の多くを電子契約に移行することをめざしています。AgileWorksによる自社主導、ユーザー主導のDXをさらに推進し、ガバナンス強化と業務効率化を同時に実現していく考えです。

東急リバブル様 「ワークフローシステム刷新プロジェクト」

東急リバブル様は、9年前に導入したワークフローシステムの刷新にあたり、2つのプロジェクトテーマを定めました。
①システム刷新にともなうユーザー負担を最小限に抑える　②DXの推進を支える業務基盤を構築する日立システムズは下記サポートを提供することで、テーマの実現に大きく貢献しました。

お客さまインタビュー

日立システムズが窓口となり、各事業部向けに丁寧な説明とヒアリングをしてくれたおかげで、ユーザーの不安や不満が解消され、システム刷新をスムーズに進めることができました。

従来の申請・承認業務の課題を教えてください。

私たち総務・コンプライアンス部にとって、申請・承認業務におけるガバナンス強化は大きな課題で、解決のためにはシステムの改修が必要でした。例えば、旧システムには入力・添付漏れなどの申請ミスを防ぐ仕組みが不十分なことに加えて、申請間の紐づけができないという問題がありました。不動産開発プロジェクトでは、1つの開発承認に対して10件以上の関連申請が発生します。しかし、旧システムはこれらの申請・承認を紐づけることができず、担当者は各関連申請をシステムで検索しなければなりませんでした。ワークフローシステムのリプレイスによりこれらの課題を解決し、ガバナンスの強化を図りたいと考えました。

AgileWorksの導入と、導入パートナーに日立システムズをお選びいただいた理由を教えてください。

リプレイスについて経営陣に相談したところ、候補に挙がっていたどのシステムも導入・運用コストが高いと指摘を受けました。対応策を検討する中で、ノーコード運用が可能なシステムを選定し、自社スタッフによる開発・運用を行うことでコスト削減を図るというアイデアに至りました。

ノーコード運用が可能なシステムはAgileWorksの他にもありましたが、開発支援やトレーニングなど、ベンダーのサポート体制は非常に手薄でした。一方、日立システムズは、自社運用を見据えてAgileWorksの充実したトレーニングの提供を約束してくれました。さらに、導入作業における申請画面の開発を私たちが実施することで、その分の開発費用を差し引く対応もしてくれました。こうしたサポートとコスト削減の提案が、AgileWorks×日立システムズの組み合わせを選択する決め手になりました。

今回のプロジェクトの総括をお願いします。

AgileWorksの導入をきっかけに、申請・承認業務の見直しを進めたいと考えていました。見直しに向けた意見交換を各事業部と行うにあたり、私たちよりも第三者である日立システムズが窓口になった方が、率直な意見を集約しやすいと判断し、この役割を依頼しました。結果的に、日立システムズの的確な説明とヒアリングのおかげで、要件の取りまとめがスムーズに進みました。3カ月間にわたり、6つの事業部と丁寧に対話を進めてくれたおかげで、新システムに対する現場の不安や不満が解消されたことは大きな成果だと思います。総務・コンプライアンス部と現場の橋渡し役としてサポートいただいたことに大変感謝しています。

自社運用に向けたトレーニングも非常に手厚く実施していただきました。最初に3日間の集中トレーニングを行い、スタッフが申請画面を自分で作成できる基礎を整えていただいた後は、技術的な質問に答える会を定期的に、多いときには毎週のように開催していただきました。現在、東急リバブルの子会社スタッフ3名でAgileWorksの運用を行なっていますが、これも丁寧なサポートを提供していただいたおかげだと考えています。

今後の展望を教えてください。

AgileWorksとGMOサインの連携機能を活用し、契約業務の効率化をさらに進めていきたいです。電子契約における連携機能の利用率を引き上げるために、社内への告知を積極的に行なっていく考えです。この他にも、AgileWorksによるさまざまな業務改善の実現にむけて、日立システムズには変わらぬサポートをお願いしたいと思います。