社会福祉法人アコモード様

千葉県我孫子市を中心に特別養護老人ホームやデイサービスなど、多くの福祉事業を展開する社会福祉法人アコモード様。中核施設の特別養護老人ホーム「アクイール」では、毎月約200通に及ぶ請求書を印刷・封入・投函するため、職員が本業務における所要時間に累計で約10時間を費やすことになり、業務負荷が深刻化していました。郵便料金の値上げで郵送コストも急騰し、早急な対策が求められる状況に。そこで日立システムズの「明細書配信サービス」を導入し、請求書・領収書をスマートフォンやPCで閲覧できる電子明細へ移行。封入作業は従来の3分の1に短縮され、押印業務も不要になりました。閲覧状況を管理画面で把握できるため家族対応も一層迅速になり、トナー・封筒・印紙などの資材費削減にも大きく貢献しました。今後は広報誌やケアプランのオンライン配信など紙帳票全般のデジタル化を推進し、家族との情報連携をさらに強化する方針です。

導入前に抱えていた最大の課題は？

明細書配信サービスの導入前、当施設が抱えていた最大の課題は、請求書発送にかかるコストの増大でした。郵便料金の値上げにより、1通あたりの送料は110円に。さらに封筒やトナー、印紙代も加わると、毎月200通にのぼる発送件数により、年間コストが大きな負担となっていました。また、請求書の印刷から封入、投函までの一連の作業が特定の職員に集中しており、封入作業だけでも月に10時間程度を要する状況。加えて、来客や電話対応と並行して行うため集中しづらく、業務効率の面でも課題を抱えていました。こうした金銭面と業務負担の両面から、当施設は請求書の電子化を決断しました。

本サービスで得られた効果は？

スマートフォンやPCから請求書や領収書を閲覧できる電子明細へと移行したことで、紙の請求書の郵送件数を大きく削減できました。また、封入や押印といった手作業も大幅に減少し、従来3日間かかっていた送付作業が1日で完了するようになりました。職員の業務負担が軽くなり、本来の業務に集中しやすい環境が整ったと思います。また、これまで郵送による「届かない」といったご家族からの問い合わせも発生していましたが、電子明細の導入によってそうしたトラブルが回避され、情報伝達の確実性が向上したと実感しています。郵送や資材にかかるコスト削減も進み、導入費用の回収も見通せる状況です。

ご家族・職員からの反応は？

ご家族からは「紙の請求書が届かなくてもスマートフォンで確認できて便利」との声がありました。ログインに不安を感じる方への案内には、日立システムズが用意したご案内のテンプレートを活用し、メールでの丁寧なサポートにつなげています。テンプレートの内容も分かりやすく、現場でも安心して活用できました。一部には、操作に不慣れな方がパスワード入力やログアウトで戸惑う場面もあるため、理解度に応じたフォローや案内方法の工夫が、今後の検討課題となっています。職員からは、封入や押印といった単純作業がなくなったことに対して好意的な声が上がっており、押印時のインク消費が減った点も好評です。

今後期待する活用と改善点は？

今後は、請求書以外の情報発信にも活用の幅を広げていきたいと考えています。たとえば、これまで紙で送っていた広報誌やケアプランも、システム上で一緒に確認できるようになることで、ご家族とのやり取りがよりスムーズになることを期待しています。帳票作成時の表示領域や項目の配置といった細かな使い勝手についても、現場の声に寄り添って柔軟に対応してくれる日立システムズのサポートに引き続き期待しています。導入時と同様に、今後も密な対話を重ねながら、ニーズに即したアップデートを実現していければと考えており、さらなる業務効率化とご家族との円滑な情報連携にもつなげていきたいです。