滋賀県様事例

受付窓口における紙書類での申請にかわり、クラウドシステムを利用した電子申請を導入することで、申請受付業務に必要な職員数の大幅な削減と、1件あたりの申請受付・審査時間の短縮および平準化に成功しています。事業者にとってもリモートワークで簡単に競争入札参加資格申請が一括で行えるようになるなど、大きなメリットが実現しています。

導入効果

• 競争入札参加資格申請受付業務の一本化により、県市町20団体への一括申請が可能になり、事業者の大幅な負担軽減が実現
• 競争入札参加資格申請受付業務の電子化により、受付窓口が不要となり、申請受付・審査時間が短縮するなど業務の効率化・省力化が実現
• 自治体外からもアクセスできるクラウドシステムの採用により、申請データの審査や入力代行などの業務委託がスムーズに行える

課題・ニーズ

• 各自治体が行っている競争入札参加資格申請受付業務を一本化することで、申請を行う事業者の負担を軽減したい
• 競争入札参加資格申請受付業務を電子化することで、業務を効率化・省力化したい
• 競争入札参加資格申請受付業務の一部を外部委託することで、さらなる業務効率化を図りたい

導入の目的

県市町20団体が個別に行っている競争入札参加資格申請受付業務を一本化したい

滋賀県様は長年にわたり、県下の市町から「競争入札参加資格申請受付業務を県主導で一本化してほしい」と要望を受けてきました。近年、他の自治体では、競争入札参加資格申請手続きを電子化し、申請受付データを複数団体で共同利用する取り組みが普及していることから、滋賀県様も同様のモデルをめざすことになりました。

しかし、申請受付データの共同利用を実現するには、参加団体の審査項目をあらかじめ共通化しておく必要があります。滋賀県様を含めて20団体の審査項目を統一する作業は容易ではありませんでした。

選定のポイント

自治体向けシステム「CYDEEN」シリーズの豊富なシステム共同利用の実績を評価

滋賀県様は、競争入札参加申請受付システムの構築・運用業務の入札実施にあたり、参加団体の審査項目が統一されていなくても、システムの共同利用が実現できる提案を求めました。これに対して日立システムズは、「CYDEEN競争参加資格申請受付システム」をベースに、共通化できない審査項目についてはシステム上に団体ごとの独自入力項目を用意することで、審査項目が統一されていなくても共同利用が可能なモデルを提案しました。

日立システムズがすでに茨城県や盛岡市で競争入札参加資格申請受付システムの共同利用モデルを実現している実績も評価され、日立システムズが業務を受託しました。

導入の効果

申請受付1件あたりの時間は15分程度に短縮

本システムの導入作業は、滋賀県様主導による審査項目の共通化から始まりました。各団体の審査項目をできる限り統一するための調整を重ね、どうしても共通化できない審査項目は、団体ごとの独自入力項目を本システムに用意することで対応しました。各団体の取りまとめは容易ではなく、スケジュールには何度か遅延が発生しましたが、日立システムズがスケジュールの再調整や作業手順の組み換えなどの手配を行うことで遅れを取り戻し、本システムは当初予定どおりのスケジュールで稼働開始を迎えました。

土木交通部監理課では、毎年10名近くの職員を県内各地に派遣して競争入札参加資格申請の受付業務を行っていましたが、本システム稼働後は対面受付の必要がなくなったため、5名程度で受付業務が行える目途が立ちました。事業者にとっても、一度の申請で県市町20団体への申請を一括して行えるため、業務負担の大幅な軽減が期待できます。本システムはインターネットに接続できる通常のPC端末があれば利用できるため、感染症対策のためリモートワークを実施している事業者も滞りなく申請が行えるようになりました。

電子化により必要項目の記入漏れがなくなったことで、申請受付業務もスムーズになりました。以前は1件あたり最長で2時間かかるケースもありましたが、現在はほとんどの申請受付が15分程度で終わるようになり、業務時間の短縮と平準化が実現しています。滋賀県様は現在、審査業務の一部を行政書士会に委託をしていますが、本システムは自治体のネットワーク外からでも利用できるため、外部委託もスムーズに行えるようになっています。

滋賀県様は今後、本システムの利用周知を積極的に行うことで、これまで競争入札参加資格申請を見送ってきたような事業者も取り込み、入札参加者の増加を実現していきたいと考えています。

滋賀県様の声

お客様概要

滋賀県

2022年11月掲載

本事例に記載の情報は取材日時点のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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