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株式会社日立システムズ

専門家コラム:~実践!BtoB営業のイノベーション~「リード・ナーチャリングがBtoB営業を進化させる!!」

第3部営業員とWebを連携したマーケティング

3.名刺情報のデータベース化

お客さまから頂いた名刺を、個人でデータ化して保管するのも当たり前の時代になっています。新しく名刺をもらったら、スマートフォンのカメラで撮れば、ほとんどエラーなしで電子データ化ができます。気の利いた営業員なら、その場で顧客区分を付加して管理している場合も多いでしょう。
会社としてお客さま名刺をどう活用していくか。営業員相互の単なる名刺情報の共有化だけでなく、SFAやリード・ナーチャリングでどう利用していけば良いかを整理してみましょう。

(1)名刺の電子データ化の手順

名刺を電子データ化するには、カメラやスキャナーで読み取って、テキスト変換を行います。その際、会社名、個人名、メールアドレスなどのテキスト変換時にエラーが発生します。エラーデータの修正は、営業員がその場でチェック・修正できればいいのですが、名刺項目をすべてチェックするとなると大変面倒な作業になります。ですので、修正作業を外注化してしまう方が楽になります。

名刺の電子データ化の手順

電子データ化する項目ですが、目的によって異なります。展示会、セミナーなどで集める名刺であれば、会社名、名前、電話番号、メールアドレスと、お客さまの関心のあるテーマや商品、関心度合いがわかれば良いでしょう。既存の取引中や引き合い案件中のお客さまであれば、このほかに、部署名、役職名、住所も必要になります。

(2)名刺データ活用 3つの利用方法

電子化された名刺データの利用方法を、次の3つに分けて考えてみます。

  1. 営業員サポートのための名刺情報の共有化
  2. 引き合い案件の管理、既存顧客サポートのための顧客情報
  3. 展示会、セミナーなどの柔らかい見込み顧客の管理とナーチャリング
  1. 営業員サポートのための名刺情報の共有化
    営業員が名刺ボックスや名刺ファイルから、該当の名刺を探すのは結構大変です。特に、外出先ではお客さまの名刺情報を知りたくても、できずに、その場の営業行為をあきらめる場合も多くあります。これはASPで提供されている名刺管理サービスを利用すれば、容易に解決できます。
  2. 引き合い案件の管理、既存顧客サポートのための顧客情報
    SFAやCRMのシステムでは、必ずお客さまの個人情報を管理しています。ここでは、営業折衝履歴や、取引履歴、サポート履歴の管理に利用されます。
  3. 展示会、セミナーなどの柔らかい見込み顧客の管理とナーチャリング
    このデータは、1や2に比べて、数十倍から数百倍のデータ量になります。ここでは、如何にたくさんの見込み顧客データを集めて、ここから確度の高いホットな見込み顧客を見出していくかがポイントです。ですので、この名刺情報は、あまりお金をかけずに電子データ化することにして、引き合い案件化になったら、1、2のデータとして再入力すると考えた方が良いでしょう。

(3)リード・ナーチャリングで使う名刺データ

新規顧客開拓でホットな見込み顧客を見つけるためには、前章の3「見込み顧客データ」を最もよく使います。
「引き合い案件のクロージング支援」や「既存のお客さまからのリピート案件」のためには、2のデータも必要ですので、そのデータから抽出して、ナーチャリングシステムに取り込む仕組みがあれば利用できます。

リード・ナーチャリングで使う名刺データ

(4)名刺データの管理方法の課題

リード・ナーチャリングで使う名刺データとSFAやCRMで使う名刺データは、それぞれ別での管理と考えた方が良いと思います。なぜなら大量の、柔らかい見込み顧客データと、数が限られた重要なお客さまデータとは、入力の時期、方法も異なっているからです。一緒に管理するより、別システムで管理した方が効率的な運用が可能となります。

名刺データは、個人情報になりますので、セキュリティ上、厳しく管理する必要があります。その理由で、大手企業では自社内のみで管理する傾向があります。しかしASPサービスを利用する場合でも、セキュリティ管理がきちんとされていれば問題はありません。今後、すべてのデータを自社内に置くことで、ナーチャリングのシステムがかえって複雑になり、運用が回り難くなくなることも想定されます。特に商品ごとにナーチャリングを実施するのであれば、一部では外部のASPサービスを活用することも必要ではないかと思います。

ネットビジネス・コンサルタント 池上 正夫 記

 

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