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電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の保存をこれまでの紙文書ではなく、電子データでの対応を認めた法律です。従来は会計帳簿や決算書などの書類は紙で保存することが基本でしたが、紙で取り扱っている証憑類は、通常最低でも7年間の保管が必要でした。
これまで届出書によって承認を受けた企業が運用開始出来るものでしたが、一部電子化の運用が義務化されています。
SAPをお使いの企業さまも、それ以外の企業さまも必ず対応しなければならないものとなります。未対応の企業さまはお急ぎください。*
詳しくは「国税庁ホームページ」を参照ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
令和3年度の税制改正により、電子帳簿保存法はスキャナ保存の要件を中心に大幅に緩和され、ますます電子化しやすくなります。
一方で不正が発覚した際の罰則も厳罰化されているため、業務ルールを含めたシステム化による統制が必要となります。
改正前の承認制度では最低でも3ヶ月の審査期間が設けられていました。改正後は承認制度が廃止となるため、「届出書」の提出から3ヶ月を待つ必要がなく、準備が出来た段階で運用開始が可能になります。
従来は、入力方式によっては、タイムスタンプの付与を受領及び自署後、3営業日以内に行う必要がありました。改正後は、受領者の署名が不要となり、また、タイムスタンプの付与期間が3営業日から最長2ヶ月+7営業日以内と大幅変更され、さらに電子データの修正・削除の履歴が残せるシステムであれば、タイムスタンプの付与に代えられるようになります。
適正事務処理要件は「相互けん制」の仕組みや「定期的な検査」の実施について定めた項目です。従前は、そのチェックのために紙原本が必要だったため、破棄せずに保存することが求められていました。適正事務処理要件の廃止により、これらの構築や運用は法令上不要となり、原本の即時破棄できるような業務運用も構築可能となります。
従来までは範囲指定や項目を組み合わせて検索出来る機能の確保が不可欠であり、要件が複雑なことが課題でした。改正後は、検索要件が年月日・金額・取引先になるなど簡素化され、保存義務者が国税庁などの要求によって電子データのダウンロードに応じる場合は範囲指定や項目の組み合わせでの機能確保は不要となります。
新たに設けられたものとしては、電磁的記録の適正な保存を担保するための措置ができました。これは、各種緩和や廃止によって、電子帳簿保存法の導入に係るハードルを下げる一方で、税務上の一種の「ペナルティ」を課すことにより、スキャナ保存および電子取引の記録に関し隠蔽や仮装があった場合などが起きるリスクも抑制しています。
今回2022年1月に施行される「電子での送受信を行った書類の電子保存義務化」は2年の対応猶予が与えられました。
電子化の流れは必須です。2024年1月までに書類保存のデジタル化が求められています。
今回の改正により承認を待たずに取り組みを開始出来る反面、電子化保存が義務化された書類があることにも注意が必要です。
「当社は電子帳簿保存法の申請を行うつもりが無いから、関係ない」というわけにはいかず、一部の書類については2024年1月以降は電子保存が義務化されます。
電子保存の対象書類は紙での保管が認められず、かつ電子と紙の両方を送受信している場合は、両方を厳格に保管する必要があります。
電子で送受信した書類情報は以下の電子帳簿保存法の施工規則に則って保存しなければなりません。
| ①書類の備付 | 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合のみ） |
|---|---|
| ②見読可能装置の備付 | 電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できる |
| ③検索機能の確保 | 取引等の年月日、取引金額、取引先での検索（※日付又は金額は範囲を指定した検索、2つ以上の項目を組み合わせた検索） ※ただしダウンロードの求めに応じる場合は不要 |
| ④真実性の確保 | 次のいずれかの措置
|
2024年1月以降の電子での送受信書類は上記要件を満たした方法で電子保存しなければならなくなりました(2022年1月施行、2年の対応猶予)
当社がお勧めする対応例と関連ソリューションをご紹介します。ここで紹介する方法は一例です。お客さまのご要望に合わせたご提案が可能ですので気軽にお問合せください。
ウィングアーク1st社のinvoiceAgent を導入し、対象の電子書類を検索要件と真実性の確保に対応した形で保存する方法です。
最もシンプルですぐに始められる対応方法です。22年1月施行の「電子で送受信した書類の電子保存要件」から始めていただき、その後、紙でやり取りしている書類のスキャン要件へ対応を拡大していくことが出来ます。
invoiceAgent はAI-OCRを搭載したデータ活用型の文書管理システムです。
invoiceAgent は、書類により発生するアナログ業務（データ入力、保存先フォルダーの作成や格納、検索負荷）を削減し、手動によって発生するオペレーションミスの防止をはじめ、業務効率化につなげることが可能です。
経費精算・管理クラウドのSAP Concur Expense Standardを活用することで、全従業員に対して電子帳簿保存法の運用を細かく周知することなく電子帳簿保存法に対応した書類保存を電子化することが可能です。
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が電子帳簿保存法対応ソフトとして認証。Concur Expenseを導入する企業は、電子帳簿保存法が要求している要件を個別にチェックする必要なく、安心して導入することができます。
取引年月日や金額などの経費項目や従業員単位で、領収書・請求書の検索ができます。スキャナ保存要件の「可視性の確保」に対応します。
任意の期間を指定し、スキャンした領収書データが改ざんされていないかの検証を一括で行うことができます。税務当局が税務調査をする際に必要になります。
複合機のスキャナと連携して自動取込が可能。大量の領収書・請求書がある方も一括で取り込むことができます。
Concur Expense Standardについてはこちらのページもご覧ください
invoiceAgent についてはこちらのページもご覧ください
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