皆さんが業務を行う上で当たり前のように使っているメールやスケジューラーなどは、空気のように自然とあり欠かせないものになっていると思います。

2014年11月時点で企業の約75％（参照元：2014年11月キーマンズネット発表）がグループウェアを導入済みです。すっかり定着した感のあるグループウェアですが、なぜこんなにも使われるようになったのでしょうか？

それは、最強の情報活用ツールのひとつだからです。
「グループでの共同した仕事を助けるためのソフトウェア」などと定義されてるグループウェアですが、「情報の共有化」、「社内のコミュニケーションの向上」、「業務の効率化」の3つに大きく分けられます。

さっそく、ひとつずつ見ていきましょう。

情報の共有化

まずはじめに、情報の共有化です。

営業スタッフが外出先からスマートフォンやタブレットPCを利用し、社内で保有している情報を共有化すると、リアルタイムな情報の共有ができ、営業効率が上がります。
顧客先へ訪問中の予想外の問い合わせも、今までは持ち帰り事項となっていたことが、その場で対応でき、働き方が変わります。

社内のコミュニケーションの向上

次に、社内のコミュニケーションの向上です。

グループウェアの掲示板機能を活用すると、双方向なコミュニケーションが取れます。
社内の連絡事項も、今までの回覧板のような一方通行ではなく、コミュニケーションが取れる機会が増え、働き方が変わります。

業務の効率化

最後に、業務の効率化です。

外出先から申請できるワークフローの機能や施設予約の機能があれば、業務の待ち時間が短縮され業務効率が高められます。
オフィスに戻ってからのデスクワークも外出先からできるようになり、働き方が変わるでしょう。

「情報の共有化」「社内のコミュニケーション向上」「業務の効率化」の割合
（出典：キーマンズネット）

このように、多様化するワークスタイルに対応できるので、数多くの企業に導入され定着し、使われるようになったのです。

グループウェアは、現在の「新しいはたらき方」によりマッチした最強の情報活用ツールのひとつと言えます。