東芝テック株式会社様

東芝テック株式会社様（以下、東芝テック様）は、新卒採用イベントや選考過程で発生する学生への交通費支払い業務を効率化するため、日立システムズの「交通費支払い代行サービス」を導入しました。同サービスの導入により、現金で行っていた交通費支払い業務のキャッシュレス化を実現、採用活動の繁忙期には月40時間の業務時間削減に成功するなど、新卒採用業務における働き方改革を推進しています。

東芝テック様は、POSなどの流通端末で国内最大のシェアを持つ企業。しかし、法人向けビジネスのため、学生への知名度はそれほど高くありません。そこで採用活動では開発拠点見学などのイベントを積極的に開催し、参加率を高めるため学生には交通費を支給していました。
しかし問題は、交通費支払い事務作業の負荷の重さでした。採用担当者はイベント会場に現金を持参し、イベント進行の合間を縫って手渡す現金を封詰めし、領収書を用意します。作業負荷に加えて、多い時には数十万円の現金を持ち歩く行為が採用担当者に心理的負荷を与えていましたが、代替手段がないため現状プロセスを続けざるを得ない状況でした。

東芝テック様が「交通費支払い代行サービス」を知ったきっかけは、採用活動を支援する株式会社マイナビからの紹介でした。マイナビがサービスを利用して成果を上げていたこと、また、当時すでにサービスが200社超に導入されていたことが決め手となり検討を開始。現金出納を行う財務部門も含めて「これを導入しない理由はない」と即座に導入が決定しました。
「1カ月後の内定式から利用開始したい」という東芝テック様の要望を受け、日立システムズは業務ヒアリングを行いながらその場で画面設計を行うなど、短期導入を可能にする作業を実施。東芝テック様側でも必要情報の登録作業をスピーディーに行うなど、両社の協力体制の甲斐あり、1カ月という短期間でサービス稼働を迎えることができました。

サービス導入により、交通費支払いのプロセスはこのように変わりました。まず、東芝テック様はイベント開催前に「交通費支払いサービス」のURLを参加学生に送付し、支払先口座の事前登録を促します。学生は口座登録のうえ、イベント参加後に所属大学、参加イベント名を選択し申請します。所属大学（＝出発地）と参加イベント（＝到着地）によって支給される交通費があらかじめ設定されているので、それに従い支払い金額が自動計算されます。その後、東芝テック様担当者が承認を行うと、日立システムズが銀行振り込みの作業を代行します。これまで、学生の交通費支払い作業には、採用活動の繁忙期で週10時間程度、月間で40時間近くの作業時間が発生していましたが、サービス導入によりこれがわずか数時間程度に抑えられました。キャッシュレス化により、現金取り扱いのリスクも払拭されています。
東芝テック様は数年前より、全社を挙げて働き方改革に取り組んでいますが、採用業務には「業務時間を前年より4割削減」という非常に高い目標が課せられていました。しかし交通費支払い作業に関しては、ほぼ10割の業務時間削減に成功しています。東芝テック様は、面接書類のペーパーレス化など、採用業務の効率化に意欲的に取り組んできましたが、「交通費支払い代行サービス」もまた採用業務の生産性向上に大きく貢献しています。
こうした成果を受けて、現在東芝テックの関連企業への導入検討が進められている「交通費支払い代行サービス」。同サービスは、東芝テックグループ全体の働き方改革実現にも貢献していきます。

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