株式会社北海道日立システムズ様

株式会社北海道日立システムズ様は、スムーズで快適なWeb会議を実現するため、日立システムズの「会議室利用オートメーションサービス」を導入しました。各会議室にマイク・カメラ・スピーカー・モニターが自動連携するWeb会議システムを設置し、ボタン一つで会議を開始できる環境を整備。これにより、Web会議の準備や機器セッティングにかかる手間・ストレスを大幅に削減しました。Web会議専用端末ならではのクリアな音声と映像により、コミュニケーション品質の向上にもつながっています。

北海道日立システムズ様は、Web会議の運営に課題を抱えていました。以前のWeb会議ではPC端末を会議室のマイク・スピーカー・プロジェクターへ接続する必要があり、5～10分程度準備に時間が割かれることが従業員の負担やストレスになっていました。全社対象の業務改善アンケートを実施したところ、「Web会議の準備に時間がかかる」「音声品質を改善してほしい」といった声が寄せられたことから、北海道日立システムズ様はWeb会議設備の改善を検討しました。本社拠点は5フロア約500名が勤務する規模のため、Web会議運営の効率化は生産性向上に直結する重要な業務改善テーマでした。

相談を受けた日立システムズは、「会議室利用オートメーションサービス」を導入するオフィスの見学会を開催し、北海道日立システムズ様を招待しました。
見学先の会議室には、マイク・カメラ・スピーカー・タッチパネル・モニターが連携したWeb会議システムが設置されており、各会議室にはMicrosoft Teams Roomsのアカウントが付与されていました。このWeb会議システムの利用準備は非常に簡単です。主催者は会議予定を作成する際、該当会議室のTeams Roomsアカウントを参加者として招待しておくだけでよく、会議開始時には専用タッチパネルの「参加」ボタンを押すだけでWeb会議が始まります。ボタン一つで周辺機器が自動連携し、会議が立ち上がる仕組みを実際に体験した北海道日立システムズ様は、その利便性を高く評価し本社への導入を決定しました。

北海道日立システムズ様は、3フロア合計9室にWeb会議システム（写真1）を導入しました。マイク・カメラ・スピーカーを内蔵した一体型Web会議端末（写真2）と操作用タッチパネル（写真3）の基本セットに加えて、部屋の規模に合わせた液晶ディスプレイが設置されています。
広い会議室では、多数の参加者に均一な音声環境を提供するため、天井設置型シーリングマイク（写真4）とシーリングスピーカーが増設されています。

本社8階には3つの会議室がありますが、全社総会や採用イベントなどの際には間仕切りを取り払い、1つの大きな会議室として使用します。今回導入したWeb会議システムはこうした利用も想定した設計となっており、タッチパネル操作により会議室の分割・併合にあわせて適切なWeb会議環境が自動設定される仕組みになっています。以前は会議室の後方にいる参加者は映像が見づらい、音声が聞こえにくいといった課題がありましたが、現在はこれらが解消され、会議室を結合して利用する際のオペレーションも大幅に簡略化されました。Web会議システムは顧客を招く応接室にも導入されており、実際に利用して利便性を実感した顧客にはサービスとして提供・販売することも計画されています。同システムは新たなビジネス機会の創出につながるものとして、経営層からも期待されています。

新システム導入後に実施したアンケートでは、81％の従業員が「Web会議の生産性が向上した」と回答しています。5～10分程度の事前準備が不要になったことに加え、リモート参加者からは「会議室で何が話されているのか以前より明瞭に聞き取れる」「映像が話者に自動ズームするので誰の発言か理解しやすい」といった評価が寄せられています。

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