年間200件を超えるロイヤリティ契約の事務処理を専用システムにより劇的効率化
4重入力をシングルインプットへと改善し、作業時間の約75%短縮に成功
株式会社TBSテレビ様(以下、TBSテレビ様)は、自社が保有する知的財産(以下、IP)の利用料請求および権利者への収益分配に関わる事務処理を効率化するため、「ロイヤリティ契約管理支援システム」を導入しました。本システムにより、IP利用条件のデータ取り込み、利用料・分配金の自動計算、経理システムとの連携など、従来のロイヤリティ業務の大幅な見直しに成功しました。これまで発生していた4重入力をシングルインプットへと改善したことで、作業時間の約75%短縮を実現するなど、業務効率が飛躍的に向上しています。
年間200件以上発生するロイヤリティ契約のIP使用料請求や分配金支払いを効率化したい
TBSテレビ様は、ドラマ・アニメ・映画などのIPの使用権を外部事業者に提供するライセンス事業を展開しています。年間で200件以上の契約を締結するTBSテレビ様では、使用料の請求、分配金の支払いなど、ロイヤリティ契約に関連する膨大な事務作業が発生しており、2名の専任経理スタッフに大きな業務負荷が発生していました。業務に使用していた旧システムは、市販のデータベースソフトで開発したものであり、抜本的な業務改善が見込めないことから、TBSテレビ様は、業務効率化に向けてシステムの刷新を行うことにしました。
ロイヤリティ業務に特化したパッケージシステム
自社業務にあわせたカスタマイズも可能な点を評価
「ロイヤリティ契約管理支援システム」は、TBSテレビ様が情報収集を行った中で、唯一ロイヤリティ業務に特化したパッケージシステムでした。一般的な2社間契約から製作委員会方式における収益分配まで、ロイヤリティ契約のさまざまな形態、スキームに対応しており、スクラッチ開発と比べて導入コストを大幅に抑えられること、クラウド利用にも対応できることなどが評価されました。さらに、本システムはカスタマイズも可能であり、TBSテレビ様の独自の業務処理やフローにも柔軟に対応できる点が導入の決め手になりました。
4重入力を解消し、シングルインプットを実現
約75%の作業時間短縮で、業務効率を飛躍的に向上
本システムの利用は、外部事業者と合意に至ったIP利用条件の登録からはじまります。以前はすべて手作業でシステムに入力していましたが、現在は事業者が入力するIP利用申請書のExcelファイルを本システムに取り込むことで、データを自動登録できるようになりました。
事業者と取り交わす契約書も、登録されたデータを基に自動で出力することができます。
使用料・分配料の計算は、本システムに登録した計算式によって自動で行われます。TBSテレビ様では、事業者から請求した使用料を、自社分/権利者分でまず分配し、その後、権利者分をさらに個別の権利者に向けて分配するケースが多々発生します。旧システムはこれに対応できないため、機能の不足を運用でカバーしていましたが、本システムでは2段階の収益分配に対応した機能をカスタマイズ開発することで、計算の自動化を実現しました。
さらに、本システムは計算された使用料・分配料に基づき、会計システム向けの債権・債務データや、月別・部門別・IP別の売上進捗表を自動生成できます。以前のロイヤリティ業務では、IP利用条件の登録、契約書作成、債権・債務データ作成、売上進捗表作成と4回の入力作業が発生していましたが、これが1回の入力作業で完了するようになりました。専任経理スタッフの作業時間を約75%短縮するなど劇的な業務効率化が実現したほか、ペーパーレス化、テレワーク対応、情報の一元管理による検索性の向上など、さまざまな業務メリットが生まれています。
TBSテレビ様は今後、業務効率化により創出された業務リソースを、売上目標の達成に向けた営業管理などに投入することで、ライセンス事業のさらなる成長をめざしていきます。日立システムズは引き続き、本システムの安定稼働を通じて、TBSテレビ様の事業成長に貢献していきます。
株式会社TBSテレビ
パッケージシステムとは思えない柔軟さで、難しい要件にもきちんと対応していただけました
ロイヤリティ業務に特化したパッケージシステムを日立システムズが提供していると知って、すぐに問い合わせました。当社の独特なロイヤリティ業務にどこまで対応できるかは不安でしたが、「こんなことまでカスタマイズできるんだ」と驚きました。ロイヤリティ業務のシステム化を考えている方には、このシステムの柔軟さをぜひ知ってもらいたいと思います。費用についても当初想定していたスクラッチ開発に比べて大幅に抑えることができました。
私たちにとって初めてのシステム開発でしたが、SEの方が優しく丁寧にサポートしてくれたおかげで、満足のいくシステムができました。日立システムズのサポートには大変感謝しています。
IP管理やロイヤリティ契約にまつわるさまざまな業務の効率化を支援します
本システムはパッケージ機能をベースに、カスタマイズ開発によりお客さま独自の要件にも柔軟に対応します。どんなことでもお気軽にご相談ください。
今回の取材にご協力いただいたお客さま
ご協力ありがとうございました。
*本内容は2025年3月取材時点の情報です。
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
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