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株式会社 日立システムズ

株式会社平山グローバルサポーター様

外国人雇用管理サービス

株式会社平山グローバルサポーター様集合写真

外国人労働者の就労管理業務を効率化するクラウドサービスを導入
業務工数の削減と、管理業務の抜け漏れ防止によるコンプライアンスの強化を実現

外国人の就労支援を行う株式会社平山グローバルサポーター様は、外国人労働者の雇用時に必要となる管理業務を効率化するクラウドサービス「外国人雇用管理サービス」を導入しました。入国前、就労前から必要となるさまざまな管理業務を効率化することで、就労管理業務の工数を削減するとともに、申請書類の作成・提出など手続きの抜け漏れ防止を実現。出入国管理法や労働関係法令に則ったコンプライアンス体制をさらに強化しています。

導入前の
課題1
外国人労働者の雇用契約書、パスポート、在留資格などの期限管理に苦労している
導入後の
効果1
必要な手続きや書類提出の期限を知らせるアラートメール通知機能により、更新期限の管理が容易に
導入前の
課題2
在留資格ごとに管理項目が異なることに加えて、情報を書類で保存しているため管理や検索に手間がかかる
導入後の
効果2
在留資格(38種類)に応じた管理項目を自動で抽出。必要なデータをクラウドサービス上で管理・検索できるので、業務が効率化
導入前の
課題3
担当者が交代する際に、外国人労働者に関する情報を漏れなく引継ぎできているか不安がある
導入後の
効果3
外国人労働者に関する情報をクラウドサービス上に一元管理しているため、担当者間のスムーズな情報共有が実現

導入の目的

外国人労働者の就労管理に関する日々の煩雑な業務を効率化したい

平山グローバルサポーター様は、外国人の就労支援や、外国人雇用に係るサポート業務を提供しています。現在、外国人技能実習生と特定技能外国人あわせて200名弱の就労支援を行っていますが、雇用に伴い発生するさまざまな管理業務が大きな負担となっていました。
各労働者の「在留資格申請書」や「在留カード」などの期限管理は表計算ソフトで行っていましたが、在留資格(38種類)ごとに管理項目が異なり、また、就労管理の対象者が多いために目視でのチェックでは期限切れや書類作成・提出に抜け漏れの心配がありました。ファイリングすべき各書類の量も膨大で、書類の保存や検索に多大な工数がかかっていました。近年は外国人労働者の就労管理に関するチェックや罰則が強化されていることもあり、対応スタッフは常に神経をとがらせて業務を行っていました。

選定のポイント

在留資格に応じた管理項目の自動抽出など、外国人労働者の就労管理に特化した点を評価

煩雑な就労管理業務の工数を削減するため、平山グローバルサポーター様は「外国人雇用管理サービス」を導入しました。本サービスに外国人労働者の登録を行うと在留資格(38種類)に応じた管理項目が自動抽出され、対応状況の記録や、各項目単位で対応期限を設定しアラートメールを送信することができます。複数人での情報共有を前提としたクラウドサービスであるため、社内はもちろん、外国人労働者の受け入れ機関など外部組織とのスムーズな情報共有も期待できました。外国人労働者の就労管理に特化したさまざまな機能が評価され、導入が決まりました。

導入の効果

複数人によるチェック体制の確立により、就労管理業務の抜け漏れリスクを大幅に低減

本サービスの利用は、現在就労管理を行っている外国人労働者の情報登録から始まりました。氏名、在留資格などの情報入力に加えて、紙の書類はスキャンをしてPDFとしてアップロードを行いました。以前は紙の書類、データファイルなどの情報が社内に分散していましたが、情報が一か所に集約されたことで目当ての情報をスピーディーに検索できるようになりました。
在留資格ごとの管理項目とそれぞれの対応状況が一覧で確認できるため、書類作成・提出の抜け漏れが一目で把握できるようになりました。各管理項目の期限についても設定期限を過ぎた項目を一覧表示して情報共有できるほか、期限を通知するアラートメールの送信先を複数設定できるので、期限管理を複数人で行うことができるようになりました。就労管理を行うスタッフの心理的な負担は大きく軽減しています。
平山グローバルサポーター様は今後、外国人労働者との面談やコミュニケーションの記録も本サービスに集約することで、外国人労働者に関するすべての情報の一元管理を進めていきます。また、将来的には本サービスへのアクセス権限を外国人労働者の受け入れ機関側にも提供し、各労働者に支払われた給与や労働時間などの情報を入力してもらうことで、定期的な監査や訪問指導の効率化もめざしていきたいと考えています。

お客さまプロフィール

株式会社平山グローバルサポーター様ロゴ

株式会社平山グローバルサポーター

設立
2017年2月
資本金
2,000万円
代表者
和田 朋之
事業内容
外国人の就労支援、外国人雇用に係るサポート業務

コンプライアンス対応に「確実さ」と「安心感」を与えてくれるサービスです

外国人労働者の就労管理では、正確で抜け漏れのない期限管理、情報管理、情報共有が必要となります。外国人労働者の不法就労、不法滞在が社会的な問題となる中で、このサービスはコンプライアンス遵守に向けた取り組みを支援するものになると思います。当社では、賃金台帳、出勤状況、残業状況、有休取得状況などの基本情報はもちろん、健康状態や日々の困りごとまで外国人労働者に関するあらゆる情報を「個人のヒストリー」として本サービスに集約しています。理想とする情報管理に大きく近づくことができました。
コロナ禍の現在においては、当社でもスタッフにテレワークをさせていますが、自宅に居ながら労働者の書類をチェックできるのは、クラウドサービスならではのメリットだと思います。柔軟な働き方の実現にも大きく貢献してくれました。

担当より一言

外国人雇管理業務の効率化だけでなく、コンプライアンス体制の強化を実現します

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2021年3月時点の情報です。

本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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