株式会社平山グローバルサポーター様

外国人の就労支援を行う株式会社平山グローバルサポーター様は、外国人労働者の雇用時に必要となる管理業務を効率化するクラウドサービス「外国人雇用管理サービス」を導入しました。入国前、就労前から必要となるさまざまな管理業務を効率化することで、就労管理業務の工数を削減するとともに、申請書類の作成・提出など手続きの抜け漏れ防止を実現。出入国管理法や労働関係法令に則ったコンプライアンス体制をさらに強化しています。

平山グローバルサポーター様は、外国人の就労支援や、外国人雇用に係るサポート業務を提供しています。現在、外国人技能実習生と特定技能外国人あわせて200名弱の就労支援を行っていますが、雇用に伴い発生するさまざまな管理業務が大きな負担となっていました。
各労働者の「在留資格申請書」や「在留カード」などの期限管理は表計算ソフトで行っていましたが、在留資格（38種類）ごとに管理項目が異なり、また、就労管理の対象者が多いために目視でのチェックでは期限切れや書類作成・提出に抜け漏れの心配がありました。ファイリングすべき各書類の量も膨大で、書類の保存や検索に多大な工数がかかっていました。近年は外国人労働者の就労管理に関するチェックや罰則が強化されていることもあり、対応スタッフは常に神経をとがらせて業務を行っていました。

煩雑な就労管理業務の工数を削減するため、平山グローバルサポーター様は「外国人雇用管理サービス」を導入しました。本サービスに外国人労働者の登録を行うと在留資格（38種類）に応じた管理項目が自動抽出され、対応状況の記録や、各項目単位で対応期限を設定しアラートメールを送信することができます。複数人での情報共有を前提としたクラウドサービスであるため、社内はもちろん、外国人労働者の受け入れ機関など外部組織とのスムーズな情報共有も期待できました。外国人労働者の就労管理に特化したさまざまな機能が評価され、導入が決まりました。

本サービスの利用は、現在就労管理を行っている外国人労働者の情報登録から始まりました。氏名、在留資格などの情報入力に加えて、紙の書類はスキャンをしてPDFとしてアップロードを行いました。以前は紙の書類、データファイルなどの情報が社内に分散していましたが、情報が一か所に集約されたことで目当ての情報をスピーディーに検索できるようになりました。
在留資格ごとの管理項目とそれぞれの対応状況が一覧で確認できるため、書類作成・提出の抜け漏れが一目で把握できるようになりました。各管理項目の期限についても設定期限を過ぎた項目を一覧表示して情報共有できるほか、期限を通知するアラートメールの送信先を複数設定できるので、期限管理を複数人で行うことができるようになりました。就労管理を行うスタッフの心理的な負担は大きく軽減しています。
平山グローバルサポーター様は今後、外国人労働者との面談やコミュニケーションの記録も本サービスに集約することで、外国人労働者に関するすべての情報の一元管理を進めていきます。また、将来的には本サービスへのアクセス権限を外国人労働者の受け入れ機関側にも提供し、各労働者に支払われた給与や労働時間などの情報を入力してもらうことで、定期的な監査や訪問指導の効率化もめざしていきたいと考えています。

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