キリン株式会社様

日本を代表する総合飲料メーカーのキリン株式会社様（以下、キリン様）は、新卒採用における事務作業を効率化するため、日立システムズの「交通費支払い代行サービス」を導入しました。同サービスの導入をはじめとする採用業務プロセスの積極的な改善により、新卒採用ピーク時における採用チームの残業時間は昨年度比で40％削減。そのほかにも内定承諾率の向上や、事務作業ミスの減少など、さまざまな成果が得られています。

昨年度からキリン様の新卒採用チーム配属となった担当者は、着任当初、採用業務のタスクの多さと煩雑さに驚いたと言います。「面接や選考よりも、連絡・調整・準備などいわゆる採用事務の方が多いことに驚きました。作業自体は単純ですが、1つ1つが煩雑であるため、採用活動ピーク時には業務負担が大きくなり、思わぬミスが発生する恐れもありました。さらに問題なのは、それを改善したいとみんなが思っているのに、採用業務が忙しすぎて改善に着手できず、結局前年度のやり方を踏襲してしまうことでした」。
こうした課題意識から、担当者は着任2年目から採用業務の改善に着手します。採用アウトソーシングの利用、面接書類のペーパーレス化、事務作業プロセスの変更などの改善に取り組む中で、面接参加学生への交通費支払い業務も改善対象の1つとして考えていました。
以前の交通費支払いは、学生の申請を受けてから実際に支払われるまでの期間が長く、学生から支払い状況の問い合わせを受けてしまうことが多々ありました。「担当者2名で2週間分の申請をまとめてチェックしていました。作業には6時間ほどのまとまった時間が必要ですが、繁忙のため、なかなか時間を確保できず、これが結果として交通費支払いが遅れる原因になっていました」。

キリン様が「交通費支払い代行サービス」を知ったきっかけは、キリングループの別会社が同サービスを利用し、成果を上げている評判を聞いたことでした。選定の決め手は、同サービスの豊富な導入実績に加えて、基盤となるシステムがクラウド型であるため、業務を委託するアウトソーシング会社の環境でも利用することができた点です。導入決定から2カ月の準備期間を経て、新卒採用チームでの利用が開始されました。

「交通費支払い代行サービス」のシステムは、面接日別・コース別で交通費支払いの申請を検索・ソートできるため、面接当日の参加者リストとの突き合わせが容易になりました。1次チェックをアウトソーシング会社に依頼し、2次チェックを業務のすきま時間にも行えるようになったことで、承認作業は以前の半分の時間で行えるようになりました。承認後は日立システムズの専任オペレーターが振り込み作業まで速やかに行うため、学生からの支払い状況問い合わせはほぼなくなりました。「交通費支払いをはじめとする採用事務局の対応は、学生が当社に抱く企業イメージに影響を与え、内定承諾率にもつながっていると思います。だからこそ、対応品質の向上は今後も追求していきたいと考えています」。
「交通費支払い代行サービス」導入をはじめとするさまざまな改善活動の結果、採用ピーク時における採用チームの残業時間は昨年度比40％減となり、そのほかにも内定承諾率の向上や、事務作業ミスの減少などの成果が得られています。今後の採用活動でも同サービスを使い続けたいというキリン様。新卒採用プロセスのさらなる改善により、企業競争力の強化を実現していきます。

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