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株式会社 日立システムズ

ネッツエスアイ東洋株式会社様

Webワークフロー「X-point」、交通総合案内WEB「ハイパーダイヤ」

各種申請のシステム化により、業務効率アップとペーパーレス化を実現

写真:ネッツエスアイ東洋株式会社様

お客さまの声

事務処理の工数が削減でき、業務効率の大幅なアップを実感しています。紙の枚数も大幅に削減でき、ペーパーレス化についても推進できました。

導入前の
課題1
コンプライアンス強化などにより、申請に関する手続きが増え、総務担当者の事務処理量が増加していた。
導入後の
効果1
「X-point」と「ハイパーダイヤ」の連携により、総務担当者の事務処理にかかる工数を大幅に削減できた。
導入前の
課題2
申請に関する書類が増加したことで、紙の使用枚数が増加すると同時に、保管の手間も増えていた。
導入後の
効果2
紙ベースで運用していた申請フローをシステム化したことにより、ペーパーレス化を推進できた。

貨幣処理ユニットや自動券売機、光多重伝送装置や電力の監視システムなどの販売を行い、顧客ニーズに合ったソリューションを提供しているネッツエスアイ東洋株式会社様(以下、ネッツエスアイ東洋様)。
同社は総務担当者の事務処理や各社員の経費精算申請作業を効率化するため、Webワークフロー「X-point」と交通総合案内WEB「ハイパーダイヤ」を採用しました。今回は導入に至った経緯と導入後の効果について、総務人事部総務グループマネージャーの大西克弥氏、同部総務グループ主任の庄司里華氏、同部情報システムグループ情報システムマネージャーの木村直樹氏にお話を伺いました。

導入の目的

申請に関する手続きの増加により、事務処理量が増えていた

ネッツエスアイ東洋様が抱えていた課題

  • コンプライアンス強化などにより、申請に関する手続きが増え、事務処理量が増加していた。
  • 申請に関する書類が増加したことで、紙の使用枚数と保管の手間が増えていた。

「X-point」および「ハイパーダイヤ」を導入された経緯を、教えていただけますか?

当社では、これまで総務系・人事勤労系・法務系の各種申請を、紙ベースで行っていたのですが、最近ではコンプライアンス強化などの理由から、事務手続きが徐々に増えていました。このことにより、申請する各社員の手間はもちろん、総務担当者の事務処理量が大幅に増えてきたのです。また、そうした状況に合わせて人員を増やすことも難しく、本来やるべき業務も圧迫されていました。そこで、この各種申請の部分でシステムを有効活用し、業務効率化を進めることにしたのです。(大西氏)

各種申請における手続きや事務処理の効率化が課題だったのですね?

はい。また、申請に関する書類はある程度の期間保管をしておく必要がありますが、事務手続きが増えたことにより書類が増え、この保管にかかる手間も増加していました。こうした保管時の手間を軽減すると同時に、申請時の紙の使用を減らし、ペーパーレス化を推進するためにも、システムの利用が必要だったのです。そこで、今回はまず、当社の申請の中でも特に申請書の種類が多く、大きな導入効果が見込める出張経費精算について、システム化を図ることにしました。(大西氏)


ネッツエスアイ東洋株式会社
総務人事部
総務グループマネージャー
大西克弥氏

選定のポイント

誰でも使えそうな操作性の良さが導入の決め手に

「X-point」および「ハイパーダイヤ」を選択したポイント

  • システムに不慣れなユーザーにも抵抗なく使ってもらえるような、操作性の良さがあったこと
  • 将来的に自分たちでフローを作ることができるなど、コストパフォーマンスの高さがあったこと


ネッツエスアイ東洋株式会社
総務人事部
総務グループ
主任 庄司里華氏

システム導入にあたり、どのようなことを重視されたのですか?

システムに不慣れな社員にも抵抗なく使ってもらえるように、これまで慣れていた書類の様式を反映できること。そして、システム自体の操作性も簡単であることを重視していました。さらに、将来的に他部門でも利用できる拡張性があることや、そのフローをベンダー任せではなく、自分たちで作ることができることも重要なポイントでした。また、当社は、基幹システムにSAP社製R/3を使用しているため、そちらとの親和性も要件の1つに加えていました。(大西氏)

どのようなことが決め手となり、「X-point」および「ハイパーダイヤ」を選定されたのですか?

一番大きな決め手になったのは、操作性です。実際にデモを体験して、誰にでも使えそうだと実感できましたので、導入を決定しました。また、コストパフォーマンスという部分でも、この「X-point」と「ハイパーダイヤ」は高評価でした。(大西氏)

当社はこれまで、申請は紙とハンコという文化が定着していましたので、これまでの申請書の様式を流用でき、実際の画面でハンコの有無も含めて確認できることに、とても親近感がわきました。(庄司氏)

システム導入効果

システム導入により大幅な業務効率化とペーパーレス化が実現

導入サービスの内容と効果

  • 「X-point」と「ハイパーダイヤ」の連携により、総務担当者の業務効率を大幅にアップできた
  • 紙ベースで運用していた申請フローをシステム化したことで、ペーパーレス化を推進できた

現在は、どのような形で「X-point」および「ハイパーダイヤ」をお使いいただいているのですか?

「X-point」にアップしている経費精算フォームに、「ハイパーダイヤ」で検索した経費を取り込めるような形で連携しています。当社の場合、出張前の申請と出張後の経費精算を1枚の書類で手続きしているため、この部分は当社の仕様にカスタマイズしていただきました。また、各社員が会社に申請している定期区間の移動については、定期を優先的に使用してもらうため、「ハイパーダイヤ」の検索結果に変更が加えられる仕様にしてもらいました。(大西氏)

このプロジェクトにおける、日立システムズの印象はいかがでしょうか?

導入から立ち上げ、またその後も継続して、日立システムズの方々には継続してサポートしていただきました。分からないことがあって質問したときにも、親切に対応していただいています。(庄司氏)

当社はちょうどサーバーの仮想化を進めており、今回の「X-point」は仮想化したサーバーへ導入しました。結構難しいお願いをしたこともありましたが、夜遅くまでご対応いただき、大変ありがたく思っています。(木村氏)

「X-point」を導入して、どのような効果がございましたか?

これまでは、各社員がブラウザの検索ツールなどで調べた交通費を伝票に記入し、総務担当者が記入された内容を点検しつつ、SAP社製の会計システムに入力していました。しかし、現在は「X-point」と「ハイパーダイヤ」の連携により、各社員は検索した交通費をそのまま転記することができ、総務担当者は簡易な点検で、会計システムに流すことができています。また、これまでは事業所間で経費関連の書類を送付していたのですが、その手間も軽減できました。正確に効果を測定したわけではありませんが、システム導入時に掲げていた20%の業務効率アップという目標は、実現できていると感じています。そして、使用する紙の枚数も大幅に削減でき、ペーパーレス化についても推進できました。(大西氏)


ネッツエスアイ東洋株式会社
総務人事部情報システムグループ
情報システムマネージャー
木村直樹氏

図:システムイメージ図

今後の展望

その他の総務系、人事勤労系、法務系の申請にも活用していく方針

予定している今後の方針

  • 他の総務系の申請に加え、人事勤労系や法務系の申請についても「X-point」を活用していきたい
  • 継続的に取得したデータを基に、さまざまな視点から分析を行っていきたい

将来の展望について、教えていただけますか?

今後は、他の総務系の申請に加えて、人事勤労系や法務系、他部門で行っている事務処理についても「X-point」を活用していきたいと考えています。また、これまでは紙ベースでしたので、データを分析するためには別に入力の手間が必要でしたし、ある時点での状況しか分かりませんでした。これからは、システム利用によって継続的にデータが取得できるので、そこから得たデータを分析して、さまざまな判断に生かしたいと考えています。(大西氏)

これまで、アカウント申請や使用ソフトウェア申請など、ITツールの申請はNotesの中で手作りのワークフローで行っていました。それらも次々と「X-point」に移行していく予定です。(木村氏)

今後、日立システムズに、どのようなことを求めますか?

この「X-point」はエイトレッド社の製品ではありますが、そちらを基にユーザーが使いやすい状況を構築してくださる、日立システムズの役割は大きいと思います。今後もさらに「X-point」を使いやすいシステムに高めていただきつつ、継続して当社のサポートをお願いしたいと考えています。(大西氏)

お客さまの概要

ネッツエスアイ東洋株式会社ロゴ

ネッツエスアイ東洋株式会社

設立
2005(平成17)年5月2日
所在地
神奈川県川崎市高津区坂戸3-2-1 (KSP R&D棟)
URL
http://www.t-ns.co.jp//

長年にわたって通信機器や貨幣処理ユニットの製造販売を行い、培ってきたマネーハンドリング技術、ネットワーク技術、ソフトウェア技術やセキュリティ技術を生かして、適切なソリューションを提供してきたネッツエスアイ東洋様。市場環境や技術環境の変化に合わせて多様化する顧客ニーズに対し、俊敏かつ的確に対応することで、顧客に「快適な時間と空間」を提供することを目指しています。


一括2金種還流式紙幣識別装置「BCA-200」。優れたメンテナンス性を実現しています。


光多重伝送装置「LightEffector-2100R」。SONET/SDH、GbE、ファイバチャネル他を最大2回線収容可能な1芯CWDM 装置です。


節電・省エネに配慮した自動券売機「BT-eシリーズ」。7色発光LED・抗菌・80口座ボタン搭載が特長です。


需要電力量(デマンド)を常時監視する「デマンド監視システム」。契約電気や使用電力の削減を目的とした表示・分析を行い、省エネルギー化に貢献します。

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ネッツエスアイ東洋株式会社
総務人事部 総務グループマネージャー 大西克弥氏
総務人事部 総務グループ 主任 庄司里華氏
総務人事部 情報システムグループ 情報システムマネージャー 木村直樹氏

ご協力ありがとうございました。
2012年5月掲載
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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