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株式会社 日立システムズ

福岡県築上郡吉富町様

CYDEEN 公共調達クラウドサービス

福岡県築上郡吉富町様集合写真

手作業が多い紙書類中心の調達業務を見直して、業務を劇的に効率化
一連の調達業務を電子化・オンライン化することで、自治体DXを強力に推進

福岡県築上郡吉富町様(以下、吉富町様)は、競争参加資格申請受付、契約管理、電子入札など、一連の調達業務を効率化する「CYDEEN 公共調達クラウドサービス」を導入しました。競争参加資格申請の受付や指名業者選定、入札・開札など、各業務プロセスを電子化・オンライン化し、各業務間でデータを連携させることで、二重入力の削減、データ検索性の向上、業務の省力化・標準化など、さまざまな業務効率化を実現しています。

導入前の
課題1
手作業が多い紙書類中心の調達業務を見直し、業務を効率化したい
導入後の
効果1
調達業務の電子化・オンライン化により、紙書類や手作業の多い業務プロセスを大幅に見直し、業務効率化を実現
導入前の
課題2
経験の浅い職員でも、調達業務が行える業務体制を構築したい
導入後の
効果2
一連の調達業務をシステム化することで、業務の標準化・省力化が実現。経験の浅い職員でも調達業務が行えるようになった
導入前の
課題3
対面での入札・開札を見直し、コロナ禍における対面接触機会を削減したい
導入後の
効果3
入札・開札の電子化・オンライン化により、対面接触機会の削減に成功。コスト削減や入札参加業者の利便性向上も実現

導入の目的

担当職員に大きな負荷がかかる一連の調達業務をシステム導入により見直し、業務効率化を図りたい

吉富町様は令和2年の行政機構改革をきっかけに、各課が行っていた一連の調達業務をすべて総務財政課に集約しました。しかし、業務を集約したことにより、入札・開札事務、書類の印刷・郵送手配、紙書類から表計算ソフトへの転記、ファイリングや書類検索などの事務作業が大きな業務負担になりました。総務財政課は、一連の調達業務を少ない人員で効率的に運営するため、システムの導入を検討することにしました。

選定のポイント

九州エリアはもちろん、全国の自治体が多数導入
「CYDEEN」シリーズの豊富な導入実績を評価

吉富町様は、福岡県と市町村が連携して電子自治体を推進する「ふくおか電子自治体共同運営協議会」(以下、ふく電協)に参加しています。ふく電協が推奨する日立システムズの自治体向けソリューション「CYDEEN」シリーズは、日本全国の自治体に多数の導入実績を持つだけでなく、ふく電協参加市町も導入により大きな成果をあげていました。導入を担当する九州日立システムズの技術力、サポート力も高く評価され、「CYDEEN 公共調達クラウドサービス」の導入が決まりました。

導入の効果

一連の調達業務の電子化・オンライン化が実現
業務間のデータ連携により事務作業が劇的に効率化

「CYDEEN 公共調達クラウドサービス」は、競争参加資格申請受付、契約管理、電子入札など複数のシステムから成り立ちます。一連の調達業務の電子化・オンライン化に加えて、各業務間でシームレスにデータ連携をすることで、調達事務作業の効率化が実現しています。

【競争参加資格申請受付システム】 競争参加資格申請(新規・変更)は紙書類からオンラインでの受付に変わりました。事業者の入力漏れや誤入力を防ぐチェック機能により、情報不備による差し戻しがなくなり、スムーズで確実な審査を実現しています。申請が認められると、事業者情報は契約管理システムのデータベースに自動連携するため、紙書類から表計算ソフトへの転記が不要になり、事務作業負担や転記ミスが大幅に削減されています。

【契約管理システム】 業者管理機能では、業種、格付、資格、技術などの検索条件で該当業者をすぐに抽出することができます。膨大な紙書類を一枚ずつ見ながら業者を探す必要がなくなり、指名業者選定にかかる時間は1週間から1日程度に短縮しました。指名競争入札1件あたりの指名業者数は1.5倍程度に増加しており、入札の競争性が向上しています。契約管理システムは後述する電子入札システムと連携することで、案件情報や入札経過・結果の二重入力をなくすほか、契約結果、検査・支払状況など、各案件の進捗状況を容易に把握、管理することができます。

【電子入札システム】 契約管理システムで選定された指名業者に向けた通知発行から、発注図書の公開、入札関連書類のやりとり、入札書受付、開札、結果通知発行、開札結果公開など、一連の入札事務をシステム上で行うことができます。入札・開札の電子化・オンライン化により、会場や立会人の確保が不要になるだけでなく、コロナ禍における対面接触機会の削減が実現しました。吉富町様の年間入札件数は40件程ですが、システム導入により、入札事務作業にかかる時間を70%程度削減することができていると担当者さまは評価します。

吉富町様は今後、事業者との契約についても「CYDEEN」シリーズの「CYDEEN 電子契約サービス」に移行することを視野に入れています。行政手続きの電子化・オンライン化により、自治体DXをさらに推進していく考えです。

お客さまプロフィール

福岡県築上郡吉富町ロゴ

福岡県築上郡吉富町

所在地
福岡県築上郡吉富町大字広津226番地1
URL
https://www.town.yoshitomi.lg.jp/

システム化により、業務経験の浅い職員も安心して調達業務に携わることができます。

以前の調達事務では、紙書類から表計算ソフトへの転記ミスや、郵送書類の封入ミスが無いかなど、かなり神経を使っていました。システム化により作業のミスや漏れがなくなり、業務効率は圧倒的に向上しています。九州日立システムズのサポート※は手厚く、わからないことはすぐにサポートいただけるので、業務経験の浅い職員も助かっています。

※本案件は、株式会社九州日立システムズがシステム導入から保守対応までを行っています。

吉富町の見どころ

吉富町は、福岡県の最東端に位置し、町面積は全体5.72km2と、沖縄を除く「九州で一番小さな町」です。
周防灘の海をはじめ、美しい自然に恵まれています。近代化遺産の山国橋と佐井川橋は昔の面影を残しながら、今も吉富の町の人々の足を支えています。


昭和9年に建設された山国橋(写真奥)は、レンガ橋脚12基の中央が福岡県と大分県の県境となっています。


大正9年に建設された佐井川橋は、現在も人々の往来を助けています。当時の技術力の高さがうかがえます。

ふくおか電子自治体共同運営協議会様より

団体概要 : 福岡県と市町村が連携してシステムの共同調達等を実施する団体です。

コメント : サポート体制が充実していること、利用者向けの画面の操作が分かりやすいことがCYDEEN選定のポイントでした。引き続き、安定運用と充実したサポートに期待しています。

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2023年3月時点の情報です。

本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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