福岡県築上郡吉富町様

福岡県築上郡吉富町様（以下、吉富町様）は、競争参加資格申請受付、契約管理、電子入札など、一連の調達業務を効率化する「CYDEEN 公共調達クラウドサービス」を導入しました。競争参加資格申請の受付や指名業者選定、入札・開札など、各業務プロセスを電子化・オンライン化し、各業務間でデータを連携させることで、二重入力の削減、データ検索性の向上、業務の省力化・標準化など、さまざまな業務効率化を実現しています。

吉富町様は令和2年の行政機構改革をきっかけに、各課が行っていた一連の調達業務をすべて総務財政課に集約しました。しかし、業務を集約したことにより、入札・開札事務、書類の印刷・郵送手配、紙書類から表計算ソフトへの転記、ファイリングや書類検索などの事務作業が大きな業務負担になりました。総務財政課は、一連の調達業務を少ない人員で効率的に運営するため、システムの導入を検討することにしました。

吉富町様は、福岡県と市町村が連携して電子自治体を推進する「ふくおか電子自治体共同運営協議会」（以下、ふく電協）に参加しています。ふく電協が推奨する日立システムズの自治体向けソリューション「CYDEEN」シリーズは、日本全国の自治体に多数の導入実績を持つだけでなく、ふく電協参加市町も導入により大きな成果をあげていました。導入を担当する九州日立システムズの技術力、サポート力も高く評価され、「CYDEEN 公共調達クラウドサービス」の導入が決まりました。

「CYDEEN 公共調達クラウドサービス」は、競争参加資格申請受付、契約管理、電子入札など複数のシステムから成り立ちます。一連の調達業務の電子化・オンライン化に加えて、各業務間でシームレスにデータ連携をすることで、調達事務作業の効率化が実現しています。

【競争参加資格申請受付システム】 競争参加資格申請（新規・変更）は紙書類からオンラインでの受付に変わりました。事業者の入力漏れや誤入力を防ぐチェック機能により、情報不備による差し戻しがなくなり、スムーズで確実な審査を実現しています。申請が認められると、事業者情報は契約管理システムのデータベースに自動連携するため、紙書類から表計算ソフトへの転記が不要になり、事務作業負担や転記ミスが大幅に削減されています。

【契約管理システム】 業者管理機能では、業種、格付、資格、技術などの検索条件で該当業者をすぐに抽出することができます。膨大な紙書類を一枚ずつ見ながら業者を探す必要がなくなり、指名業者選定にかかる時間は1週間から1日程度に短縮しました。指名競争入札1件あたりの指名業者数は1.5倍程度に増加しており、入札の競争性が向上しています。契約管理システムは後述する電子入札システムと連携することで、案件情報や入札経過・結果の二重入力をなくすほか、契約結果、検査・支払状況など、各案件の進捗状況を容易に把握、管理することができます。

【電子入札システム】 契約管理システムで選定された指名業者に向けた通知発行から、発注図書の公開、入札関連書類のやりとり、入札書受付、開札、結果通知発行、開札結果公開など、一連の入札事務をシステム上で行うことができます。入札・開札の電子化・オンライン化により、会場や立会人の確保が不要になるだけでなく、コロナ禍における対面接触機会の削減が実現しました。吉富町様の年間入札件数は40件程ですが、システム導入により、入札事務作業にかかる時間を70％程度削減することができていると担当者さまは評価します。

吉富町様は今後、事業者との契約についても「CYDEEN」シリーズの「CYDEEN 電子契約サービス」に移行することを視野に入れています。行政手続きの電子化・オンライン化により、自治体DXをさらに推進していく考えです。

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