奈良県大和高田市様

奈良県大和高田市様は、日立システムズのクラウドサービス「CYDEEN電子入札システム」を利用して、電子入札の導入を行いました。入札事務作業の電子化により、従来の郵便入札に比べて作業工数を３分の1程度に削減できる見込みのほか、入札参加受付時や開札時における人の密集・密接を防ぐことで、新型コロナウイルス感染症をはじめとする感染症対策としての効果が期待されています。

大和高田市様は、令和2年に始まった新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、電子入札の導入検討を本格化させました。これまで実施してきた郵便入札では、入札参加受付時や開札時に多くの入札参加者や開札立会人が市庁舎に集まり、密集・密接が生まれやすくなっていました。
大和高田市様は当初、令和3年度の電子入札導入をめざし、準備を進めていましたが、近隣他市が令和2年度の「新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金」を利用し導入するとの情報を得て、計画を1年間前倒しし、交付金を利用して電子入札システムの導入を進めることにしました。

電子入札システムの選定では、以下2つの点が重視されました。
1つはクラウドシステムであることです。大和高田市様には新庁舎への移転計画に加えて、電子入札システムを複数の部門で利用する予定がありました。そのため、電子入札システムは柔軟性の高いクラウドシステムであることが求められました。
もう1つはデータ連携のしやすさです。大和高田市様は電子入札システムの導入とあわせて、契約情報や業者情報の管理を行う契約管理システムの導入も検討していました。2つのシステムで取り扱うデータを相互に連携可能なものとすることで、二重入力を排除し、事務作業のさらなる効率化をめざしました。
懸念材料は、令和2年度の交付金を利用するため、システム導入の準備期間が4か月しかなかったことです。公募型プロポーザルを実施したところ、日立システムズの提案は前述した2つの点を満たしていたことに加えて、タイトなスケジュールに対応した導入プランが提案されていました。審査の結果、これらの点が評価され日立システムズが業者に選定されました。

以前の郵便入札では、入札参加者の提出書類の回収、開札作業、開札立会人の選定、必要な場所の確保など、多くの事務作業が発生していました。電子入札システムの導入により、これら事務作業の工数は3分の1程度に削減できると契約監理室は導入効果を見込んでいます。入札参加者にとっても、インターネット経由での入札、結果の確認が可能になり、利便性の向上が期待できます。
電子入札システムの導入にあわせて、業務プロセスの見直しも行われました。これまでは入札前に入札参加資格を確認する「事前審査型」の入札を行っていましたが、日立システムズから他自治体の電子入札事例の情報提供を受けたことをきっかけに、開札時に入札参加資格を確認する「事後審査型」に変更しました。このような業務の見直しにより、さらなる事務効率の向上が期待できます。
大和高田市様は今後、電子入札への参加資格を持つ業者数や実施件数を増やしていくことで、入札の公正性や透明性、競争性を高めていき、市民サービスのさらなる向上につなげていく考えです。

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