東京都総務局様

東京都総務局様は、日立システムズのクラウドサービス「モバイル給与明細配信サービス」により、知事部局等の職員約3万人の給与明細のペーパーレス化を実現しました。これは、はんこレス（中間処理レス）・ペーパーレス・キャッシュレスの3つのレスを中心とする都庁BPR※実現に向けた取り組みの1つです。本委託の審査委員会が定めた厳格なセキュリティ要件をクリアした本サービスの利用により、事務作業工数、紙の使用量、郵送コストの大幅な削減を実現しています。

※BPR: Business Process Re-engineering

東京都は、2016年に始まった都政改革において、はんこレス（中間処理レス）・ペーパーレス・キャッシュレスの3つのレスを中心とする都庁BPRを打ち出しました。これを受けて東京都総務局様は、これまで紙で配布していた給与明細のペーパーレス化に取り組むことにしました。
知事部局等の東京都の職員数は3万人を超え、自治体としては日本最大の規模になります。紙の給与明細は原則手渡しで行われていたため、給与明細が職員個人の手に渡るまで、局、部、課と数多くの中間組織を経由する必要がありました。手渡しにかかる事務作業工数だけでなく、紙の使用量や、島しょ部など一部の拠点向けの給与明細の郵送コストは大きなもので、給与明細のペーパーレス化によるメリットは広範囲にわたるものと期待されました。

東京都には、医療機関に勤める医師や看護師など、デスクワークの機会が少ない職員も数多くいます。仮に給与明細をペーパーレス化しても、その閲覧を庁内システム内に限定しまうと利便性が損なわれます。そこで東京都総務局様は、私物のPCやスマートフォンからでも給与明細が閲覧できるよう、給与明細をインターネット経由で配信できるクラウドサービスの導入を検討しました。
入札では、クラウドサービスであること、短期間での導入が可能であることなどの要件に加えて、本委託の審査委員会が定める厳格なセキュリティ要件が定められました。
各社のサービスが審査された結果、日立システムズの「モバイル給与明細配信サービス」が選定されました。

3カ月の導入期間を経て、給与明細のペーパーレス化および配信がスタートしました。
配信担当者は給与計算が終わると、給与システムからデータを出力し「モバイル給与明細配信サービス」に取り込みます。次に配信設定を行うと、指定日時に各職員の登録メールアドレス宛に給与明細の閲覧・ダウンロードが可能なURLがメールで自動送付されます。これまで局、部、課などの組織ごとに行ってきた給与明細の手渡し配布にともなう事務作業はほぼなくなりました。
職員は私物のスマートフォンを利用して、外出先でも給与明細が確認できるようになりました。休職中の職員や、都庁以外の拠点に勤務する職員も、リアルタイムに給与明細が確認できるようになっています。現在は約3万人の職員に対して給与明細の配信が行われています。
東京都総務局様では本サービスの導入にともない、クラウドサービスを利用する際の契約条項や、オンプレミスシステムとは異なるセキュリティ要件の整備など入念な準備を行いました。「給与明細のペーパーレス化により、業務効率化が実現しただけでなく、局内のさまざまな業務にクラウドサービスが利用できる可能性が広がったのではないか」と東京都総務局様は本サービスの導入を評価しています。

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