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Hitachi

株式会社 日立システムズ

東京都総務局様

モバイル給与明細配信サービス

東京都総務局様集合写真

知事部局等の職員約3万人の給与明細をペーパーレス化し、インターネット経由での配信を実現
厳格なセキュリティ要件に対応したクラウドサービスの利用で都政改革を推進

東京都総務局様は、日立システムズのクラウドサービス「モバイル給与明細配信サービス」により、知事部局等の職員約3万人の給与明細のペーパーレス化を実現しました。これは、はんこレス(中間処理レス)・ペーパーレス・キャッシュレスの3つのレスを中心とする都庁BPR※実現に向けた取り組みの1つです。本委託の審査委員会が定めた厳格なセキュリティ要件をクリアした本サービスの利用により、事務作業工数、紙の使用量、郵送コストの大幅な削減を実現しています。

※BPR: Business Process Re-engineering

導入前の
課題1
給与明細の手渡しに、多大な事務作業工数が発生している
導入後の
効果1
給与明細をペーパーレス化し、インターネット経由で配信することで、給与明細の手渡しにかかる事務作業工数を大幅に削減
導入前の
課題2
給与明細は機微な個人情報のために手渡しをする必要があった
導入後の
効果2
東京都が定める厳格なセキュリティ要件を満たしたため、クラウドサービスで給与明細のセキュアな配信が可能に
導入前の
課題3
休職中の職員や、都庁以外の拠点に勤務する職員には、給与明細が届くタイミングが遅れてしまう
導入後の
効果3
給与明細のリアルタイム配信が可能に。紙の使用量や郵送コストの大幅な削減も実現

導入の目的

都政改革を推進するため給与明細のペーパーレス化を実現したい

東京都は、2016年に始まった都政改革において、はんこレス(中間処理レス)・ペーパーレス・キャッシュレスの3つのレスを中心とする都庁BPRを打ち出しました。これを受けて東京都総務局様は、これまで紙で配布していた給与明細のペーパーレス化に取り組むことにしました。
知事部局等の東京都の職員数は3万人を超え、自治体としては日本最大の規模になります。紙の給与明細は原則手渡しで行われていたため、給与明細が職員個人の手に渡るまで、局、部、課と数多くの中間組織を経由する必要がありました。手渡しにかかる事務作業工数だけでなく、紙の使用量や、島しょ部など一部の拠点向けの給与明細の郵送コストは大きなもので、給与明細のペーパーレス化によるメリットは広範囲にわたるものと期待されました。

選定のポイント

本委託の審査委員会が定める厳格なセキュリティ要件をクリアすることができた

東京都には、医療機関に勤める医師や看護師など、デスクワークの機会が少ない職員も数多くいます。仮に給与明細をペーパーレス化しても、その閲覧を庁内システム内に限定しまうと利便性が損なわれます。そこで東京都総務局様は、私物のPCやスマートフォンからでも給与明細が閲覧できるよう、給与明細をインターネット経由で配信できるクラウドサービスの導入を検討しました。
入札では、クラウドサービスであること、短期間での導入が可能であることなどの要件に加えて、本委託の審査委員会が定める厳格なセキュリティ要件が定められました。
各社のサービスが審査された結果、日立システムズの「モバイル給与明細配信サービス」が選定されました。

導入の効果

約3万人分の給与明細ペーパーレス化を実現
「所有」から「利用」への可能性が広がったのではないか

3カ月の導入期間を経て、給与明細のペーパーレス化および配信がスタートしました。
配信担当者は給与計算が終わると、給与システムからデータを出力し「モバイル給与明細配信サービス」に取り込みます。次に配信設定を行うと、指定日時に各職員の登録メールアドレス宛に給与明細の閲覧・ダウンロードが可能なURLがメールで自動送付されます。これまで局、部、課などの組織ごとに行ってきた給与明細の手渡し配布にともなう事務作業はほぼなくなりました。
職員は私物のスマートフォンを利用して、外出先でも給与明細が確認できるようになりました。休職中の職員や、都庁以外の拠点に勤務する職員も、リアルタイムに給与明細が確認できるようになっています。現在は約3万人の職員に対して給与明細の配信が行われています。
東京都総務局様では本サービスの導入にともない、クラウドサービスを利用する際の契約条項や、オンプレミスシステムとは異なるセキュリティ要件の整備など入念な準備を行いました。「給与明細のペーパーレス化により、業務効率化が実現しただけでなく、局内のさまざまな業務にクラウドサービスが利用できる可能性が広がったのではないか」と東京都総務局様は本サービスの導入を評価しています。

お客さまプロフィール

東京都総務局ロゴ

東京都総務局

所在地
東京都新宿区西新宿2-8-1
東京都庁第一本庁舎13 階南側
URL
https://www.metro.tokyo.lg.jp/

月2回の明細配信、帳票様式の変更など、細かな要望にも対応可能な点が嬉しいです

入札ではセキュリティ要件以外にも「一人に複数の明細配信」「帳票様式を自由に変更できる」など、独自の機能要件を数多く盛り込ませていただきました。こうした要件に対応できるクラウドサービスを導入したいと思っていたので、「モバイル給与明細配信サービス」の機能性の高さには満足しています。
サービス導入にともない、これまでなかった新たな作業も発生していますが、東京都全体で見れば、給与明細のペーパーレス化で得られたメリットはとても大きなものです。依頼事項にも迅速かつ柔軟に対応していただき、日立システムズにはとても感謝しています。

担当より一言

給与明細に限らず、さまざまな帳票をニーズに合った方法での配信にお応えします

本サービスは給与明細に限らず、さまざまな帳票をニーズに合った方法での配信を想定して設計されています。利用ユーザーごとに細かな権限設定ができるため、特定の担当者に業務負荷が集中することを防ぐことも可能です。機能性の高さには自信があります。まずはお気軽にご相談いただければと思います。

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2020年3月時点の情報です。

本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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