年間5万枚以上におよぶ手書き帳票のデータ化作業を「DX Suite」で効率化
AI-OCR・RPAの活用により「事務集中化」から「事務作業そのものの削減」へ
東京都の多摩地域を中心に営業展開する多摩信用金庫様は、AI-OCR「DX Suite」とRPAを組み合わせて、手書き帳票のデータ化作業の効率化に取り組んでいます。現在、AI-OCRとRPAを利用して行っているカード関連帳票のデータ化では、手作業によるデータエントリーが不要になったことで、これまでの半分の人員で、同じ作業時間内にデータ化作業を完了できるようになりました。今後、AI-OCRで読み取りを行う帳票の対象を広げることで、さらなる業務効率化を実現していきます。
※PoC:Proof of Concept 概念実証
年間5万枚以上にもおよぶ、手書き帳票のデータ化作業を効率化したい
多摩信用金庫様は、振込依頼書、口座振替依頼書、カード発行依頼書など、各店舗からメール便で送られてくるさまざまな手書き帳票を本部で集中処理していました。帳票は年間5万枚以上におよび、事務職員8人で分担してデータエントリーシステムへの入力を手作業で行っていました。システムの老朽化にともない後継システムの導入を検討しましたが、ベンダーが後継システムの提供を見送ったこと、新規開発には多額の投資が必要となることから、各種帳票のデータ化作業の抜本的な見直しを行うことにしました。
「DX Suite」なら、手書き帳票でも高精度にデータ化ができ、業務効率化が期待できる
多摩信用金庫様は、手書き文字でも高精度にデータ化ができるAI-OCR「DX Suite」に注目しました。「DX Suite」にRPAを組み合わせることで、手作業によるデータエントリーを無くすだけでなく、その前後の事務処理も自動化し、業務効率化の効果をさらに高めることをめざしました。
多摩信用金庫様はこのアイデアの実現に向けて、以前から取引がある日立システムズをパートナーに、「DX Suite」とRPAによる手書き帳票のデータ化作業のPoC(Proof of Concept:概念実証)を実施することにしました。多摩信用金庫様は、日立システムズが「DX Suite」およびRPAの豊富な導入実績を持っており、また、ネットワーク、端末、利用者向けトレーニングまでワンストップに取り扱いできる点を評価しました。
職員4人で1時間かかる帳票のデータ化作業を、半分の人員で同じ作業時間内に完了できる
PoCは、現状業務の確認、検証環境の構築、評価用ロボットプログラムの作成、「DX Suite」の操作トレーニングなど、約4カ月にわたって行われました。個人情報を含む帳票データの情報セキュリティを高めるため、日立システムズは金庫内とクラウドとの通信に閉域網を用意し、「DX Suite」の処理終了後にはRPAがクラウド上のデータを自動削除する仕組みを構築しました。PoCにより、「DX Suite」およびRPAが期待どおりのパフォーマンスを発揮することが実証され、多摩信用金庫様は「DX Suite」およびRPAの正式導入を決定しました。
今回のPoCは、実際の業務を対象にして行われたため、正式導入後はすぐに「DX Suite」とRPAの利用が開始されました。現在はキャッシュカード発行依頼書など、カード関連帳票のデータエントリーを中心に「DX Suite」が利用されています。毎日200枚程度送付される帳票を、以前は職員4人が約1時間かけてデータ化していましたが、現在は職員2人で同じ作業時間内にデータ化ができるようになりました。「DX Suite」の取り扱いには難しい点はなく、マウス操作だけで読み取り範囲の修正や新たな帳票の読み取り設定を行うことができます。現在、多摩信用金庫様は自分たちの力で読み取り対象の帳票種類を増やす取り組みを積極的に進めており、日立システムズはそのサポートを行っています。
これまで進めていた事務集中化から、事務作業そのものの削減に向けて取り組みを始めた多摩信用金庫様。今後も業務の効率化・省力化を推進し、新たに生まれた時間や人員リソースをサービスの改善業務に投入することで、経営理念である「お客さまの幸せづくり」をこれからも実現していきます。
多摩信用金庫
AI-OCR・RPAを使い、業務効率化を自分たちで行えるようになったのは大きな進歩です
日立システムズには実際の業務をベースにしたPoC環境を構築いただきました。そのおかげで、新たに作り上げた業務フローはPoC終了後もそのまま使える資産として残りました。PoCでは「DX Suite」の操作トレーニングも入念に行っていただいたので、現在は私たち自身の手で業務改善を進めることができています。
業務改善を考える時に、AI-OCR・RPAを選択肢の一つとして自然に考えられるようになったのは大きな進歩だと思います。AI-OCR・RPAの利用範囲には制限がありませんので、これからも積極的に業務効率化を進めていきたいと思います。
AI-OCR・RPAによる業務の効率化を通じて、業務工数削減・業務品質向上を支援します
AI-OCRは、従来のOCRでは困難だった手書き文字も高精度にデータ化します。これまでデータ化をあきらめていた帳票にも対応できる可能性がありますので、業務の効率化をお考えのお客さまはお気軽にご相談いただければと思います。
今回の取材にご協力いただいたお客さま
ご協力ありがとうございました。
*本内容は2022年11月時点の情報です。
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
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