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株式会社 日立システムズ

株式会社アダストリア様

設備メンテナンスサポートサービス

株式会社アダストリア様集合写真

スマートフォン1台で実現「修繕業務のDX」

店舗・本部・修繕会社の3者をクラウドプラットフォームでつなぐ「設備メンテナンスサポートサービス」

株式会社アダストリア様(以下、アダストリア様)は、グループで30を超えるブランドを国内外で約1,400店舗展開するカジュアルファッション専門店チェーンです。同社は、毎月100件以上発生する店舗設備の修繕業務を効率化するため、日立システムズの「設備メンテナンスサポートサービス」を導入しました。
Excelファイル、メール、電話、FAXなどで行っていた修繕業務のやりとりをクラウドプラットフォーム上に移行し、修繕依頼から承認、発注、作業日程調整、作業完了報告、検収に至る業務フロー全体をデジタル化することで、店舗・本部・修繕会社の3者それぞれに業務効率化が実現しました。お客さまに快適な店舗空間を提供するために、同社はこれからも修繕業務のDXを推進していきます。

アダストリア様 「設備メンテナンスサポートサービス」 導入プロジェクトの概要

店舗・本部・修繕会社をつなぐクラウドプラットフォームを構築

店舗設備の修繕業務を効率化するため、組織・部門の枠を超えてつながるクラウドプラットフォームを構築しました。
修繕業務フロー全体をカバーすることで、修繕業務のDXを推進していきます。

店舗・本部・修繕会社をつなぐクラウドプラットフォーム

専用アプリにより店舗スタッフの修繕業務工数は1/3に削減

修繕依頼から修繕作業完了まで、専用のスマートフォンアプリで管理が行えるため、店舗スタッフの修繕業務工数は1/3に削減されました。
店舗スタッフはこれまで以上に接客に注力できるようになりました。

店舗スタッフは業務用端末でサービスを利用します

出張・外出先でも専用アプリで承認
ワークフローによる統制強化が実現

修繕依頼に対する修繕会社からの見積回答の確認や、ワークフローシステムによる発注・承認も専用のスマートフォンアプリで行うことができます。
スピーディーな意思決定と、内部統制の強化が実現しています。

決裁者は外出先から迅速な承認を行うことができます

「進捗の見える化」で月100件を超える修繕依頼にも漏れなく対応

ステータス別に案件を一覧表示する機能により、対応が必要な案件が一目でわかるようになりました。この「進捗の見える化」により、本部は毎月100件を超える修繕依頼にも漏れなく対応できるようになりました。

281時間/月から47時間/月へ
約84%の工数削減を見込む

修繕業務フロー全体にわたるデジタル化と、専用アプリによる業務処理の実現により、修繕業務工数の約84%が削減できる見込みです。修繕作業のスピードアップに加えて、顧客満足の向上が期待できます。

国内1,300店舗にサービスを展開しより魅力的な店舗づくりをめざす

アダストリア様は今後、国内の約1,300店舗に本サービスを展開し、さらなる業務効率化を推進していく予定です。お客さまにとって心地よい店舗空間を実現するため、アダストリア様のDXはこれからも続いていきます。

アダストリア様向け 「設備メンテナンスサポートサービス」の利用イメージ

店舗・本部・修繕会社のスムーズな3者間連携を可能にするクラウドプラットフォームです。修繕業務フローにおける紙書類やアナログな申請・承認フロー、電話・FAX連絡を徹底的にデジタル化することで関係者全員の業務効率化を実現しました。

日立システムズの「設備メンテナンスサポートサービス」 ここがPOINT!

POINT1
スマートフォン1つで案件可視化と情報共有

スマートフォンで故障・破損状況を撮影、共有することで素早く正確な情報伝達ができます。見積回答・承認業務や修繕作業の日程調整もスマートフォン1つで対応可能です。

POINT2
専用スマートフォンアプリ

iOS・Android対応の専用アプリはわかりやすさ・使いやすさを重視しました。忙しい店舗スタッフや店舗開発本部の手を煩わせない、即時対応が可能な設計を心掛けました。

POINT3
ワークフロー

案件のワークフローは組織内の申請・承認フローにあわせて柔軟に設定可能です。アダストリア様では修理金額によって承認経路が変わる設定を行いました。

POINT4
電話・FAXからの脱却

アプリによる連絡・調整が可能になり、伝え間違いなどのミスがなくなりました。修繕会社の悩みの1つ「店舗スタッフと連絡が取りづらい」がサービスによって解消しました。

POINT5
データ分析で業務改善

修繕データに設備分類や修繕予算などのデータを付与し分析することで、調達コストの適正化や、店舗設計・調達備品の見直しなどの業務改善につなげることができます。

POINT6
BPOサービスとの連携

本サービスにBPOサービスを組み合わせることで、修繕依頼やシステム入力などの事務作業代行のほか、RPAやITを利用したさまざまな効率化のニーズにお応えすることができます。

お客さまインタビュー

スマートフォン1台で修繕業務を推進できるうえに、ここまでメンテナンス業務に特化したシステムは他にないと思います。満場一致で導入を決めました

─以前の修繕業務にはどのような課題がありましたか。

店舗設備に破損や故障が発生すると、店舗スタッフはその箇所をデジカメで撮影し、店舗バックヤードにあるPCから修繕依頼を出していました。接客フロアを離れる必要があるため営業時間中には対応が難しく、画像データのPC取り込みなどの手間もかかるため修繕が後手に回りがちでした。
修繕依頼を受けた店舗開発本部では修繕会社への作業依頼書を作成していましたが、ここでは二重入力の無駄が発生しており、また、毎月100件以上の修繕依頼が届くため、Excelで一覧表を作成・更新するなど案件管理にも多くの手間が発生していました。
修繕会社では工事日程を調整するため店舗と連絡を取りますが、店舗と修繕会社のやり取りが電話だとスムーズに進行しないという問題が発生していました。関係者全員に何かしらの非効率やストレスが生じている状態で、この修繕業務フローを早急に改善したいと考えていました。

─ 本サービスをお選びいただいた決め手を教えてください。

修繕業務の始まりから終わりまですべてカバーしていて、しかも、各業務工程において非常に細かい部分まで管理できることが決め手でした。他のシステムも比較検討しましたが、ここまでメンテナンス業務に特化したシステムは他にはありませんでした。
店舗も店舗開発本部も修繕会社も、すべての関係者がスマートフォン1台で修繕業務を推進できる点も高く評価しました。見積承認や発注承認などの決裁業務がスマートフォンで行えるので、決裁者が出張先や外出先にいても修繕業務を滞りなく進行できる点がよかったです。一目でわかる案件管理画面など、専用アプリの画面構成が見やすく、使いやすい点もポイントでした。これらの点を評価して店舗開発本部は満場一致で「設備メンテナンスサポートサービス」の導入を決めました。

─ 本サービス導入後、どのような効果がありましたか。

店舗スタッフは普段から店舗業務用スマートフォンを携帯していまして、そこにインストールした専用アプリから修繕業務を行います。PCに一切触れることなく、接客フロアから修繕依頼が行えるので、接客対応を途切れさせることなく、素早い修繕対応が行えるようになりました。専用アプリの使い方については、特に説明会等を開催しなくても、各店舗にマニュアル配付をするだけで使い方を理解してくれました。店舗への展開はとても容易でした。
私たち店舗開発本部では、毎月100件近く発生する修繕案件の進捗が一目で確認できるようになり、非常に便利になりました。店舗側の回答待ち案件、本部側の回答待ち案件など、案件のステータスごとに情報を一覧表示できるので対応漏れがなくなっています。電話やFAXで行っていた店舗と修繕会社間のやり取りも、専用アプリでのやりとりに変わることでスムーズなものになるはずです。「連絡がうまく取れない」など、店舗開発本部への問い合わせ件数が大きく減ることを期待しています。

─ ビジネスパートナーとしての日立システムズをご評価ください。

当初はサービスの稼働開始まであと3カ月はかかるスケジュールでしたが、要件を詰めていくうちに前倒しの導入が可能ということで、日立システムズはリリースのスケジュールを早めて対応してくれました。システム開発のプロジェクトではめったにないことなので、関係者各位が相当な努力をしてくれたのだと思います。本案件の打ち合わせはほとんどがリモート会議で行われましたが、細かいニュアンスを伝えたい時には要所要所で対面打ち合わせを設定させていただきました。こちらの難しい要望にも柔軟に、一つ一つ対応い ただき大変感謝しています。修繕業務に限らず、これからもいろいろな面で当社のDXを支えていただきたいと思っています。

お客さまプロフィール

株式会社アダストリアロゴ

株式会社アダストリア

設立
1953年10月22日
資本金
2,660百万円
従業員数
正社員6,196名
(2022年2月末時点・グループ合算)
代表者
代表取締役社長 木村 治
事業内容
衣料品・雑貨等の企画・製造・販売
URL
https://www.adastria.co.jp/

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2022年9月時点の情報です。

本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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