失敗事例から学ぶ基幹システム構築講座「システム計画～運用」編
2013年4月、「TENSUITE」は、日立 製造・流通業向け基幹業務ソリューション「FutureStage」に統合しました。
※本コラムに記載の商品情報は初掲載時のものです。
（調達1）
「失敗しないRFP（提案依頼書）の書き方」
ベンダー（システム会社）とのトラブルを避けるためのRFP。システムベンダーに合理的で有効な提案・見積を行ってもらうために、失敗しないRFPの書き方をおさえておこう。
（2009/9/15）
筆者：（IT コンサルタント）石田 富士夫
開発ベンダーに合理的で有効な提案・見積を行ってもらうためには自社の状況や目的、業務上の問題点、改善案などの内部情報を必要な部分は開示することが必要です。中途半端に情報を伝えると、受け取る人によって解釈の違いが生じ、これが先々の火種になってしまいます。
しかしこれらの情報は自社の営業機密情報や個人情報に属する内容も含まれますので、何のガードもせずに開示するわけにはいきません。従って提案依頼は、信頼できるベンダーに絞って行う事は勿論ですが、ベンダーとの間で機密保持契約を事前に交わして、情報に関する受取、保管、開示できる範囲、複製の限定や禁止、使用後の返却・廃棄について取り決めておくことが大切です。この取り決めによって機密情報についても開示が可能になり、ベンダーと共通の理解の下で提案検討を行わせることができます。
提案依頼するベンダーはシステムを必要とする背景や環境を理解することで、今抱えている問題や課題の意味を理解しようとします。なぜその問題が発生しているかの必然性が理解できるような背景、環境を提示することで、問題・課題を深く理解させることができます。
また、どんな方向を目指しているかをシステム導入後の姿として具体的に示すことで新システムが発揮すべき効果を検討・提案させるようにしましょう。
PFPには、社内でのシステム導入計画での検討結果、目標を正しく反映しているかも確認しておくことが大切です。ベンダーがどんなシステムをどんな効果を狙って提案してくるかは、ここにかかっています。提案依頼の段階でしっかり方向付けし具体的に提示しておきましょう。
現状や導入後の姿を具体的に示すためには、概数であってもできるだけ数値で提示することが大切です。基本的な項目は、企業規模、事業所、従業員数、売上規模、扱い商品種類・点数、伝票枚数、得意先件数、仕入先件数などが挙げられます。
また、現在のシステム導入状況と利用状況も記述しておきます。これらに加え、今回ターゲットとする業務のデータ量も添付します。ベンダーが対象システムの扱う規模を想定するために必要です。必ず表記するようにしておきましょう。
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