9月のワーキングハッカソン「グループウェアは最強の情報活用ツール」でも紹介しましたグループウェアは、Windows95の普及に伴ってWebが世の中に浸透していく中、市場を確立し、社内の情報共有がWeb化していくことで仕事のスタイルは大きく変わり続けてきました。
そのひとつは、データ保有の方法です。
数年前までデータは自分用のPCや携帯電話などに保存する業務スタイルでしたが、今では社内の情報共有もWeb化することが当たり前となり、更にクラウドが普及したことにより、データを自分用のPCに保存をせず、外出先からあらゆるデバイスでアクセス出来るようになりました。
大阪万博が開催された1970年代では考えられなかった業務スタイルに進化しています。
1970年代では普及が考えられなかった情報共有のWeb化ですが、2009年にサイボウズが「サイボウズLive」を発表し、クラウド型がグループウェアの市場に浸透し始めました。
クラウド型グループウェアにもオンプレミス型と同様さまざまな機能が集約されており、外出先からさまざまなデバイスでデータを閲覧することが可能になったことで、グループウェアを介しメンバーとのコミュニケーションをスムーズに行うことができる様になりました。
クラウド型のメリットとしては、サーバーなどの機器の導入や運用、保守の必要が無く、オンプレミス型と同様に情報共有ができ、比較的低コストで利用できることがあげられます。
任天堂社のゲームボーイが発売した1989年に誕生したグループウェアですが、導入のメリットは、前段にお話したとおり、情報を共有することに尽きます。
例えば、営業スタッフが外出先で会社の情報や顧客情報にアクセスできるだけで仕事の効率が格段に上がります。また、ワークフロー機能を使用すれば、申請から決済までをリアルタイムに情報の共有ができ、プロジェクトなどの仕事の進捗状況も管理できます。
つまり、全体のコミュニケーションが活性化され、活気ある企業になることも期待できます。
しかし、複雑になる企業のシステム化にグループウェアのワークフロー機能で全て対応できるのでしょうか？。
それは難しいでしょう。
なぜならグループウェアは最強の情報活用ツールですが、単なる情報活用ツールであるため、専門に作られた複雑な業務システムと同等の力はないからです。
グループウェアで可能にできるのは、以前にご紹介した通り、「情報の共有化」「社内のコミュニケーション向上」「業務の効率化」と考えます。
グループウェアは、業務の効率化基盤と考えると、それに付加価値を付けてあげることで更なる進化を遂げるのではないでしょうか。
今日現在、さまざまな企業がグループウェアに付加価値を付け独自性を出そうとしていますよね。
例えばNotesの場合、他のグループウェアへの移行は単純にはできません。スケジューラー、掲示板、メールなどの情報であれば簡単ですが、作りこまれたNotesアプリをどのように移行し、刷新するかは多くの企業にとっての課題です。
もちろん事前の環境調査は必要ですが、このような場合、移行先の製品をサイボウズガルーン4として考えると、スケジューラー、掲示板、メール、その他単純なデータなどの移行は容易です。
また、その他独自のアプリは、サイボウズkintoneやサイボウズデヂエを使用すると移行ができます。エクセルのような感覚で使用できるデヂエや変幻自在なkintoneとの組み合わせは単なる情報活用ツールをさらに進化させるきっかけの製品になるでしょう。
FIFA女子ワールドカップドイツ大会でサッカー日本女子代表が初優勝した2011年に発売開始したWeb型のデータベースであるサイボウズkintoneは、さまざまな業務システムをノンプログラミングでスピーディーに作成できるサイボウズ社のクラウドサービスです。
kintoneはWeb型のデータベースといいながらも、従来のデータベースの考え方とは異なります。
従来のデータベースは、「データを正しい状態で保存する」というところに重きが置かれているため、相互にデータを更新し、正しい状態に保つという仕様になっています。
しかしkintoneは、「データをコミュニケーションのために活かしていく」というところに重点を置いているため、「誰が、どういう行動をした、誰とどんな話をした」という人の動き（コミュニケーション）にフォーカスしたソリューションと言えます。Web型のデータベースといいつつ、コミュニケーションにフォーカスするkintoneは、使い方を工夫すればさまざまな形に変化するおもしろいツールになります。
例えば、以下のような使い方をお勧めします。
当社では、kintoneを活用したリーズナブルなクラウド型の顧客・案件管理システム、予実管理システム、品質管理システムを2015年6月15日より販売開始しました。
基幹システムと連携させることで、データの二重入力の廃止、包括的な事業計画や営業戦略の立案、生産プロセスの課題抽出や最適化を実現できます。
例えば、使い慣れた基幹システムのリプレースをしなければいけないが費用が掛かりプロジェクトが延期になることや、他システムとの連携が多く影響が大きく出ることが予想され進まない。情報量が多く必要な情報だけを探すのに時間が掛かり、現場からクレームが多く上がっているような課題はありませんか。
このような課題は基幹システムに関わらず、業務システムのリプレースや改修時に一度は当たる壁ではないでしょうか。
また、情報を各部署から収集するのに統一されたフォーマットがWeb上に存在しており、
リアルタイムに複数人で編集が行なえるようなものがあれば、各人や各部署をフォローする手間が省けて便利になりますよね。
kintoneは期日までにアクションのないスタッフに対しフォローメールを出すこともできるので、グループ会社の予実算管理などにも使えます。
さらに、基幹システムの連携では、Notesで作成した旅費精算のシステムを想定すると、作成した画面より営業スタッフが入力します。あらためて経理部門が基幹システムへ再度登録するというような二重登録をkintoneを使用することで、作業を軽減できます。
このように、既存の基幹システムで実現できなかった業務フローをkintoneでカバーすることができるのです。
つまり、kintoneは利用する方の考え方ひとつでさまざまな姿に形を変えることができる、おもしろいツールといえます。
このようにkintoneを利用することにより、多くのメリットを得ることができます。
基幹システムをリプレースしたかのような入力画面の改修や業務システム間を連携させることによる自動化や、外出先からさまざまなデバイスでアクセスができ、社内にいるメンバーとリアルタイムで情報共有ができるなど、効率化やその効果はさまざまです。
ワークスタイルは常に変化し続けていますので、その変化に対応できるツールであるkintoneと、最強の情報活用ツールであるグループウェアを導入し進化させることで、グループウェアでもワークスタイルの変革ができるようになり、より「新しいはたらき方」が実現できるのではないでしょうか。
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