大阪広域水道企業団様

年間約6万件におよぶ文書管理の効率化に向けて豊富な実績を持つADWORLDの導入を決断

企業団様は、2部8課12グループで構成される本部と、約20の出先機関から成り立っており、約700名の職員が在籍しています（2024年2月現在）。

設立当初から企業団行政文書管理規定などに基づく適正な文書管理を行ってきましたが、文書管理をすべて紙文書と押印で行っていたため、文書作成や検索時間の増大、ハンコリレーによる承認・決裁の遅れ、物理的な文書保管スペースの確保など、職員に多くの負担が発生していました。年間文書件数は2021年度時点で約6万件に達しており、現在推進している市町村水道事業との統合が進めば、文書件数がさらに増加し、負担が増大することは確実でした。

状況を改善するため、企業団様は文書管理の電子化を決断しました。具体的には、文書の収受から起案、決裁、施行、保存および廃棄までの文書ライフサイクルを電子化し、業務効率化を実現する文書管理・電子決裁システムの導入をめざしました。総合評価一般競争入札を経て、日立システムズが提案するADWORLDの「文書管理システム」「電子決裁基盤システム」を選定しました。

選定理由は大きく2つあります。1つはADWORLDの豊富な機能です。企業団様はシステム導入にあたり、極力カスタマイズ開発を抑えたいと考えていました。豊富な機能を持つADWORLDであれば、パッケージシステムの標準機能で要件を満たすシステムの構築が期待できました。もう1つは日立システムズからシステム利用のノウハウ提供が受けられることです。ADWORLDは地方公共団体や一部事務組合だけでなく、独立行政法人などの公共団体で幅広く導入実績があるため、他団体のシステム利用方法を参考にすることで、文書管理の電子化がスムーズに実現できると期待しました。

利用者の創意工夫を引き出すことで導入からわずか3カ月で電子決裁率95%を達成

企業団様にとって文書管理・電子決裁のシステム化は初めてのことでしたが、事前に職員向け・決裁者向けの研修を複数回実施し研修内容を動画でも公開したことや、稼働初日には日立システムズの技術者がオフィスに常駐してサポートを行ったこと、その後も稼働から1カ月間は日立システムズが電話でのヘルプデスクを提供したことなどにより、大きな混乱はなく、運用を開始することができました。

新システムは想定以上の効果を上げています。起案文書の作成が表計算ソフトからシステムに置き換わったことで、文書番号の自動採番や、過去の起案文書のコピーによる文書作成が可能になり、業務効率が向上しています。決裁では、システム上で複数の決裁者が並行して承認を行えるようになり、以前と比べて決裁時間が短縮しています。また、紙で保管する文書が今後減少することで、保管スペースにも余裕が生まれることが見込まれます。

システム稼働から3カ月が経過し、企業団様の現在の電子決裁率は95%に達しています。電子決裁が定着した要因について担当者様は、「システムの運用方法をある程度各部署の裁量に任せたことが大きい」と話します。例えば、各部署の判断で、起案文書に添付する資料はすべてを電子化（PDF化）せず、一部を紙書類のまま添付する運用を認めています。各部署の業務内容や実情に合わせて、運用方法をアレンジできる余地を残したことが、システムの自発的な利用を促進し、電子決裁率の向上に寄与しています。

文書管理および決裁業務の電子化に向けて、着実な第一歩を踏み出した企業団様。今後は、完全な電子化・ペーパーレス化に向けてシステムの運用体制をさらに強化し、より一層の業務効率化を実現していく計画です。

文書の収受から廃棄に至る一連の文書ライフサイクルと、付随する一連の決裁業務を電子化します。公文書管理法に基づく厳格な文書管理や、電子決裁によるスピーディーな意思決定により、職員負担の軽減や業務効率化を実現します。本システムは地方公共団体や一部事務組合をはじめ、独立行政法人、国公立大学、警察、公立/公的病院でもご利用可能です。

文書ライフサイクルとそれに付随する一連の決裁事務を電子化します

文書ライフサイクルの各プロセスでさまざまな定量効果が得られます

文書管理・電子決裁システム導入プロジェクト 成功の理由

決裁の電子化95%の達成は、利用者の創意工夫と日立システムズのサポートのおかげです
初めての文書管理・電子決裁システムの導入を成功に導くことができました

── 文書管理・電子決裁システムを導入する前の課題を教えてください。

文書管理をすべて紙文書で行っていたため、職員の業務負担が増大していました。特に大変だったのは文書の検索です。過去の起案を参考にしたい時や、文書の廃棄を行う時、わざわざ書庫に行って大量の簿冊から目的の文書を探す必要があり、とても時間がかかっていました。また、決裁を押印で行っていたため、コロナ禍で在宅勤務が求められる時期にも決裁者は出勤をする必要がありました。文書事務・決裁事務の効率化が当時の大きな課題でした。

──システムの導入作業ではどんなことに苦労しましたか？

導入作業の以前に、まずは企業団内部でシステム導入の必要性を理解してもらうことに注力しました。例えば研修時に、システム導入は業務の効率化が目的であり、効率化に資する運用をしていくことを具体例を挙げながら職員に説明し、理解と協力を求めました。

また、システムを導入することにより、既存の業務フローをどうしていくかの検討に苦労しました。既存の業務手順の多くはADWORLDの機能でほとんど代替できたのですが、中には該当する機能がない手順もありました。 その場合、私たちと同じように事務改善が必要だと考える職員の協力も得ながら、同じ目的を実現する別の機能で代替をするか、システムに合わせて業務手順を変えるか、あるいはシステムをカスタマイズするかを検討しました。ただ、代替策について日立システムズから積極的な提案がありましたので、結果的にシステムのカスタマイズをほとんど行わずに済んだのは良かったです。

── 今回のシステム導入をどのように評価しますか？

電子決裁を導入している他団体へのヒアリング内容から、「電子決裁率50%達成」を1つの成功目安としていました。実際には導入3カ月で従来の紙で押印していた決裁の95％を電子上で行うよう移行できましたので、結果に満足しています。成功の要因としては、システムの運用方法について、運用開始時点の最低限のルールを定めつつ、厳格に決め過ぎなかったことが良かったのではないかと考えています。各部署に対しては「これまでのやり方とうまくすり合わせながら、効率的な運用方法をアレンジしてほしい」とアナウンスをしました。その結果、各部署が自分たちにとって効率的な運用方法を創意工夫することで、システムの導入をスムーズに受け入れられたのではないかと考えています。また、システム自体がとても使いやすく、直感的に操作できる点も各部署の利用を後押ししたのではないかと思います。

── 日立システムズへのご評価をお願いします。

企業団にとっては初めての文書管理・電子決裁システムの導入で、いろいろな苦労もありましたが、スピーディーかつ丁寧にご対応いただき無事稼働を迎えることができました。今後、システム利用が定着するにつれて新たな課題や要望が出てくると思いますが、他団体での利用事例をはじめ、さまざまなノウハウをご提供いただくことで、さらなる業務効率化につなげていきたいと考えています。

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