DXコンサルタント美咲いずみが行く

おはようございます。

おはようございます。

オンラインミーティングを始める前に軽く打ち合わせをしましょう。

今日、お伺いする会社は従来の紙での契約から電子での契約に乗り換えようとしているとおっしゃっていましたね。

はい、その通りです。コロナ禍以降、テレワーク推進に伴い、契約締結の電子化が今まで以上に普及するようになりました。

ニューノーマルですね。

ええ、テレワーク可能な環境づくりには、こうした紙ベースのバックオフィス業務をDXしていく必要があります。

紙ベースだと押印をするために出社せざるを得なさそうです。

次の図を見てください。2020年度に電子決済、電子契約システムを導入している企業を対象に、社内および、社外との手続きの電子化について尋ねた結果です。

社内の手続きが5割以上電子化されている企業は7割程度なのに対して、社外の手続きは5割に留まっていますね。それどころか、社外の取引を全く電子化していない企業も25%ほどあります。

現状は、社内業務の効率化に偏っていますね。しかし、コロナ以降のニューノーマルでは社外取引にも電子化は必要になってくるはずです。

ちなみに今日お伺いするのは、どんな会社なのですか？

エレキシープ不動産という、従業員500人ほどで分譲マンションの総合管理業やビル管理業、不動産賃貸業などを行う会社です。

なるほど、契約締結の業務が多そうな会社ですね。

では、そろそろ時間です。オンラインミーティングの準備をしましょう。

こんにちは。エレキシープ不動産のCIO、早川久志と申します。

初めまして、DXファームの美咲いずみです。今回、田中も同席します。

こんにちは、田中慎太郎です。よろしくお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

弊社のホームページよりお問い合わせいただきありがとうございます。御社のDXを成功させるために丁寧なコンサルティングを心がけていきます。

ありがとうございます。

では、早速ですが、本題に入りたいと思います。今回、お問い合わせいただいた内容によると紙での契約業務に困っていて、その辺りをDX化したいとのことですが、詳しくお聞かせください。

なるほど、データをサーバーやクラウドで保管できるのはいいですね。

現在の紙ベースの契約で困っているのはどのような点になりますか？

３つほどありまして。

では、一つずつお聞かせください。

なるほど。確かに御社のような契約件数が多い企業では印紙税の負担は大きそうです。

二つ目は、リモートワーク環境で契約業務が困難になってきたという点です。契約業務は押印などの必要性から、なかなか非対面・非接触での業務遂行が難しい状況です。署名や捺印の電子化が課題になっているのです。

まさにその理由で、ここ数年の間に契約の電子化に踏み切る企業が増えています。

契約の電子化をすれば、そういった郵送で生じるタイムロスがなくなりますね。工数を減らし、業務のスリム化を実現できそうです。

電子契約を導入するにあたり、メリットとデメリットを把握しておきたいです。

助かります。

もちろん、リモートワークも可能になります。データはクラウドで管理すれば、どこからでもアクセスが可能になります

お目当ての契約書を、大量にある契約書の山から探す作業もなくなりそうですね。

業務全体のスリム化、効率化も見込めます。印刷・製本・押印・郵送という契約締結に必要なプロセスが省略できます。契約の進捗を常に確認出来るので、契約漏れなどもすぐに見つけることが可能です。

契約の不備を見つけた時の修正も大変な作業でした。それらもなくなるなら本当にうれしいです。では、逆にデメリットはなんでしょうか？

デメリットとしては、まず思い付くのはセキュリティです。これは電子契約に限らず、あらゆるクラウド系のサービスで一番意識しておくべきことと言えるでしょう。

データが漏洩なんかしたら大変だ。

また、電子契約をめぐる議論は最近活発になってきていますが、電子契約を認められない契約書が一部にあります。そういった契約については従来の運用で乗り切るしかないですね。

契約業務を電子化しても、紙面での契約も場合によっては必要ということですね。

契約の電子化をするということは、現在の業務フローに変更を加えるわけですから、拙速な導入はむしろ足かせにもなりかねませんね。

よし、じゃあまずは業務フローの見直しから始めたいと思います。今日はありがとうございました。

ありがとうございました。

ありがとうございました。

今回同席して、いかがでしたか？

ちなみに、電子契約サービスにはどんなものがあるのでしょうか？

日立システムズの「電子契約サービス」というサービスがあります。

ストレートな名称ですね。

はい。日立システムズの「電子契約サービス」は、「ワンストップ型電子契約ソリューション」と「Adobe Acrobat Sign」のふたつで構成されています。

ワンストップ？

ワンストップは、ひとつの場所でさまざまなサービスが受けられる環境、場所のことを言います。

ということは、「ワンストップ型電子契約ソリューション」は電子契約のあらゆる工程を一括でやってくれるサービスという感じですか？

はい、その通りです。「ワンストップ型電子契約ソリューション」は契約書の自動作成から社内稟議、契約後の文書管理をワンストップで行うサービスです。

あえてワンストップと明記するということは、そうじゃない電子契約サービスが多いということでしょうか。

いざ、電子契約を導入しても、電子契約書を作るのに時間がかかったり、紙ベースの社内稟議で契約書の電子化が無意味になっていたり、電子化した契約文書を管理する仕組みがなかったりすることは多々あります。

それでは電子化をする意味がないですね。

そういった電子契約に伴う問題点をワンストップで解決するのが「ワンストップ型電子契約ソリューション」になります。

なるほど。

まず、契約書の自動作成が可能です。契約書のひな形を一度登録しておくと、必要なデータを登録するだけで、契約書を自動作成します。

それはラクチンですね。現場の人たちに歓迎されそうです。

次に、社内ワークフローです。社内稟議は、ワークフローで電子化します。画面上で契約内容を確認して、承認や差し戻しなどが行えます。

導入のハードルを大きく下げてくれるポイントですね。

また、契約書の送信も可能です。社内決済の後は、自動的に相手先に署名依頼をします。契約相手先は、本サービスの契約は不要で、メールアドレスのみで署名依頼が届きます。

相手先にも負担をかけないのはいいですね。

文書管理も可能です。契約締結後は自動的に文書を管理します。また検索機能も充実しています。

これまでのように時間をかけて必要な契約書を探さなくて済みそうです。

続いて、クラウドサービスである「Adobe Acrobat Sign」について見ていきたいと思います。

アドビって、あの「Adobe」ですか？

はい、「illustrator」や「Photoshop」の「Adobe」です。

それだけで安心感があります。

「Adobe Acrobat Sign」はグローバルで認められたセキュアな電子契約サービスになります。「Adobe Acrobat Sign」を用いることで契約に要する時間やコストを削減出来ます。

なるほど。

「Adobe Acrobat Sign」はクラウドサービスです。

クラウドは本当にDXの鍵だと実感します。

電子契約においてクラウドサービスを利用するメリットは３つあります。

３つ？

クラウドの強みが前面に出ていますね。

一連の流れがスムーズですね。

何より、アップロードされる「Adobe Acrobat Sign」のクラウドがセキュアな環境であるのが強みです。作成されるPDFの契約書面は法定基準を遵守したセキュリティと安全性を確保しています。

セキュリティ面も安心です。

「ワンストップ型電子契約ソリューション」と「Adobe Acrobat Sign」が組み合わさって「電子契約サービス」になります。「ワンストップ型電子契約ソリューション」で作成したワークフローを「Adobe Acrobat Sign」に連携し、スムーズな契約業務を遂行できます。

どんな導入効果が考えられますか？

一つ一つは小さなコストでも、すべてを合わせたら大幅なコスト削減になりそうです。

次に、「効率化」です。契約書作成において、記載主要項目の自動作成と契約事務のワークフロー化を実施しました。契約書自体を電子化したため、署名・押印の電子化も実現し、また紙書面の電子データ化によって検索時間が大幅に短縮されることになりました。

仕事がスリムになって、社員の満足度も上がりそうです。

最後に、「セキュリティ」です。クラウドを利用することでセキュアな環境でのデータ保管を実現しつつ、電子書面の高い見読性を維持します。

なるほど、これは素敵なサービスですね。契約の電子化でのデメリットを克服しているように思います。早川さんにも紹介しましょう。