公益財団法人横浜市建築保全公社様事例

横浜市建築保全公社様

クラウド型電子入札システムの
スムーズな導入に成功。
開札時の作業量を4分の1に削減し、
効率化と公平性の向上を実現。

「電子入札システム（クラウド型サービス）」

2016年に設立30周年を迎える公益財団法人横浜市建築保全公社様は、電子入札に係る事務作業に、日立システムズのクラウドサービス「CYDEEN電子入札システム」を利用しています。同サービスの導入により、工事契約のさらなる公平性・透明性の確保、入札参加者の利便性の向上、業務の効率化を同時に実現しています。

導入効果

電子入札システム導入により、契約に至るプロセスの標準化・可視化を実現。
契約の公平性・透明性を向上。
入札参加者側の事務負担を軽減。平均応札者数が増加し競争性の確保にも貢献。
開札時の作業量を4分の1に削減するなど、関連事務の効率化を実現。

課題・ニーズ

工事契約における公平性・透明性をさらに向上させたい。
従来の紙入札では、入札参加者側にかかる事務負担も重く、電子入札化の要望が多くあった。
入札・応札・開札にともなう事務作業を軽減させたい。

導入経緯

工事契約における公平性・透明性を高めながら、入札事務作業の効率化を同時に実現したい。

公益財団法人横浜市建築保全公社（以下、公社）は、2011年の公益財団法人化を契機に、工事契約における公平性・透明性をさらに向上させるため、電子入札の導入検討を開始しました。

検討の背景には、契約の透明性を高める以外に、入札参加者の入札事務作業の負担を軽減する目的もありました。公社では年間500件弱の入札があり、その大半が小学校など教育施設の工事であるため、夏休み前など特定の時期に入札が集中することから、電子入札化の要望は以前から多く寄せられていました。入札参加者はもちろん、公社にとっても、一時期に集中する入札事務作業の負担は重いものでした。こうして、2012年に電子入札プロジェクトが発足し、電子入札システムの選定が開始されました。

選定のポイント

導入をスムーズにする専用ツールを別途開発。柔軟な提案力が日立システムズ選定の決め手。

選定は指名型プロポーザル方式で行われ、システム機能の要件として、普及率の高い「電子入札コアシステム」をベースにしたシステムであること、低コストで導入が可能なクラウド型システムであることが定められました。

導入作業を担当するベンダーに関しては、2つの要件が重視されました。1つは「サポート対応力」です。公社にはシステム専任の部署がないため、手厚い導入支援が可能なベンダーが必要とされました。もう1つは、「提案力」です。公社の電子入札導入プロジェクトでは、電子入札用の業者マスターづくりから作業を行う必要があり、限られた期間内に目標とする業者登録件数をクリアするためには、マスター作成を効率的に行うことができる導入手法が求められていました。

これらの要件に最もよく応えたのが日立システムズでした。特に、業者マスターの作成では、業者から提出された表計算ソフトのデータを、電子入札システムに取り込み可能なデータ形式に変換するツールを別途開発することで、作業を効率化するスキームの提案が行われました。公社の課題を解決する、最適な導入手法を柔軟に提案できたことが、日立システムズ選定の決め手となりました。

システム導入効果

開札時の作業量は4分の1に。入札参加業者の評判もよく、公平性・透明性を同時に向上。

データ取り込みツールによる業者マスター作成では、500件弱の業者情報を1件のミスもなくマスター化することに成功し、日立システムズの「提案力」は実現性の高さもともなっていました。また、稼働前のテスト実施時には、職員ひとりひとりに日立システムズのSEがきめ細かな操作説明を行い、「サポート対応力」についても事前期待以上のものが提供されました。

こうして、電子入札システムは2015年1月に稼働を迎えました。これまで、4名体制で１日がかりで行っていた開札作業が、2名体制で半日で終了するようになり、作業量はおよそ4分の1へと大幅に削減されています。また、入札１件あたりの平均応札者数も、システム導入前の平均11者から14者へと増加。入札参加者側の利便性向上により、新規参入者も増え、競争性の確保にも貢献しています。

公社では、今回のシステム導入とあわせて第三者機関である「入札等評価委員会」（入札監視委員会と同様の機能）を設置。双方の整備により、契約のより一層の公平性・透明性の確保に努めています。本事例は、電子入札システムの導入により、契約の公平性・透明性の向上と業務効率化を同時に実現した、理想的な導入事例だと思います。

横浜市建築保全公社様の声

総務部総務課契約係
係長
御船隆之氏

総務部総務課契約係
倉澤恭夫氏

総務部総務課契約係
古川晴美氏

横浜市建築保全公社は、昭和61年に設立され、平成23年4月に公益財団法人に移行、平成28年には設立から30周年を迎えます。横浜市が保有する小・中・高等学校、地区センター、スポーツ施設、福祉施設、病院など、さまざまな公共施設の保全業務に携わっており、これまで培ってきた技術やノウハウを基に、市民の大切な財産である公共施設の長寿命化に貢献しています。