株式会社合人社計画研究所様

株式会社合人社計画研究所様は、紙と印鑑による書面契約から電子契約へと移行するため、日立システムズの「電子契約サービス」を導入しました。電子契約の締結はもちろん、契約内容の審査・承認といった社内ワークフローや、契約台帳管理までワンストップで管理できる本サービスを利用することで、契約締結を行う顧客の利便性向上に加えて、事務作業工数の削減、契約締結までのリードタイム短縮、印紙代のコスト削減などの効果をめざします。

合人社計画研究所様はこれまで、主な顧客であるマンション管理組合との契約締結の際、契約内容の説明や契約書類の授受のほとんどを対面で行ってきました。しかし、2020年に始まった新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、マンション管理組合から対面での接触機会を極力避けたいとの要望を受けるようになりました。合人社計画研究所様はこうした動きを受けて、紙と印鑑で締結してきた書面契約を電子契約に置き換えることで対面接触機会を減らし、顧客のニーズに応えたいと考えました。この意思決定の背景には、書類契約で発生していた多額の収入印紙コストを削減したいという狙いもありました。

日立システムズの「電子契約サービス」を採用した決め手は、社外との電子契約だけでなく、契約内容の審査・承認といった社内ワークフローや、契約書の保存まで一気通貫で管理できる点にありました。本サービスはクラウドワークフローシステム「FlexSign※1」と電子サインソリューション「Adobe Sign※２」の連携により構築されています。契約内容が建設業法に則ったものであるかなどの審査、承認処理が「FlexSign」上で完了すると、契約者名、年月日などの記載項目が「Adobe Sign」に引き継がれ電子契約書に反映されます。「Adobe Sign」により契約を結ぶ相手方の電子署名・電子サインが行われると、電子契約書はデータベースに格納されます。契約書類のペーパーレス化により、保管・検索などの事務作業の効率化も実現します。
導入前に行われた導入効果の試算では、年間2,400時間の事務作業工数の削減をはじめ、契約書作成までのリードタイム短縮、多額の収入印紙コストの削減などの効果が期待できるという結論が出ました。実務担当者にとっても、これまでの業務フローを変えることなく契約事務の効率化が可能となるシステムであることから、「電子契約サービス」の正式な導入が決まりました。

4カ月ほどの準備作業を経て、合人社計画研究所様は2021年から「電子契約サービス」による電子契約をスタートしました。今後、契約締結先への周知や説明を行いながら、マンション管理組合や工事請負業者などさまざまな関係者との契約を電子契約に置き換えていく予定です。
合人社計画研究所様によると、コロナ禍の現在、マンション管理組合の理事会や総会が対面で行われる機会は減っており、メールによる書面配布や、Web会議ツールを使ったリモート会議により決議が行われるケースが増えているそうです。合人社計画研究所様では、電話やメール、Web会議ツールを用いた非対面のコミュニケーションを積極的に行ってきましたが、「電子契約サービス」の導入により契約締結まで非対面で行える環境が整いました。
契約事務作業の効率化など、従業員の働き方改革にも大きく貢献する「電子契約サービス」の利用により、合人社計画研究所様はニューノーマル時代に向けた事業体制の構築を今後さらに推進していきます。

• ※1 FlexSign:合人社グループ IT関連会社のノイアンドコンピューティング株式会社が電子契約サービス向けに開発したクラウドワークフローシステム
• ※2 Adobe Sign:アドビ(Adobe Inc.)が提供する世界中で信頼される電子サインソリューション

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