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株式会社 日立システムズ

第7回 海外オフィスの開設で失敗しないシステム構築とは?~文化や習慣が異なる国での現地オフィス開設事情~

海外でのオフィスの開設には、多種多様の膨大な作業とITの専門知識を必要とします。しかし、実際に開設準備の責任者として現地に出向くのは、製造や事務の責任者という場合が多く、ITの専門知識を持ち合わせる人が同行するケースは少ないのが実情です。

今回は、海外オフィスの開設事情を追いながら、システム構築時における課題点と、それらを解決する当社の取り組みについて紹介します。

海外進出、現地オフィス開設の実情

写真:田中久博
日立システムズ
インフラサービス融合事業プロジェクト
アジア・アフリカ事業プロジェクト
田中久博

近年、魅力的な市場、豊かな労働力を求めて海外に進出する企業が増え続けており、大企業に限らず、中小企業の海外進出も目立つようになりました。海外進出にあたり、現地での最初の仕事がオフィスの開設です。大企業の場合は、専門分野の社員を数名派遣して準備を進めることが多いようですが、中小企業はほとんどの場合、1人またはごく少数で現地に出向いています。また、準備のために現地に行くのは、製造部長や経理部長など現業部門や事務部門の所属で、ITはよく分からないというケースが多く見られます。日本でも、オフィスを1人で立ち上げる機会自体、そうそうないでしょう。備品1個からデスクなどのオフィス家具、IT機器の調達、人材採用にいたるまで、業務内容は多岐に渡ります。ただでさえ大変なオフィス開設のすべてを、言葉が通じず、文化や習慣の違う国で、本業の開業準備を進めながら行うことになりますので、お困りの方が多いようです。

海外オフィス新設でつまずくのは、IT分野

海外オフィスの立ち上げに出向く担当者は、ITの専任担当者がいない中で、IT機器の調達から回線契約、システム構築などを行う必要があります。現地の日系企業を通して話を進めるにしても、現地のシステムインテグレーターの話にどこまで対応すればいいのか分からず、勧められるままシステムを構築してしまい、後々、日本の本社とシステムをつなぐ際に問題が起きるというケースをよく耳にします。

また、システムを価格で選んで失敗した、という話も聞きます。現地のベンダーと日系企業のベンダーなど数社で見積りをすると、仕様は同じでも価格は現地ベンダーの方が安い。しかし、システムに拡張性がなく、仕様書がない場合も多い。すると、後になって拡張や改修をする際に、仕様を一から調べ直す必要があり、手間や費用が2倍、3倍になることがあります。システム構築の際は、日本の本社の事情を共有し、セキュリティポリシーを知り、仕様書を残すといった、ベンダーを見極める「ITを見る目」が必要なのです。

システム構築時に見逃せないセキュリティ事情

写真:仲川博道
日立システムズ
ネットワークソリューション本部
第五部
仲川博道

東南アジアでは、約50%に達するほど転職率が高く、社員の多くが2~3年で転職します。そのときに気をつけたいのが、情報の流出です。日本では、「会社で自分がつくった資料は会社のもの」と考えるのが一般的ですが、東南アジアでは「私がつくった資料だから私のもの」と考える人が少なくありません。よって、セキュリティのルールは、できるだけオフィス開設の段階で設定しておきたいものです。

はじめにセキュリティポリシーを定める理由として2つ挙げられます。1つは、立ち上げ時からセキュリティポリシーを明確にし、それに基づいてシステムを構築・運用を行うことで、どの脅威に対してどこまで対策しているかが分かり、後からの改修や追加もしやすくなる点。1~2年経つと、開設時のセキュリティポリシーではセキュリティ上の不足が出てきたり、日本の本社と連携するために改修が必要になったりすることがあるのです。

もう1つは、現地では、後からセキュリティレベルを上げることが難しいという点です。開設当初はあまりお金をかけたくないために、ファイルサーバーなどの認証系システムを入れないケースがあります。しかしそれが、後になってセキュリティレベルを上げようとしても、現地スタッフから「今までOKだったのだから必要ない」と理解を得られない原因になる可能性もあります。日本と海外の文化の違いに悩まされることも多く、日本人の感覚では通用しないことも多いのです。

最近では、海外事業の拡大につれて、現地オフィスと日本の本社との連携だけでなく、現地の事業所同士をつなぐ需要も増えています。そうなると、セキュリティを含むITの全社的な統制が必要になり、現地オフィス開設時のシステム構築も、現地のベンダー任せにするわけにはいかなくなります。ITが不得手な人が開設を準備するのであれば、先を見越したうえで慎重にシステムを構築する必要があります。

現地オフィスの開設をまるごとサポート

写真:横田平朝
日立システムズ
ネットワークソリューション本部
第一部
横田平朝

現地オフィス開設時には、セキュリティや今後の機能追加・改修を考慮したシステム構築が欠かせません。しかし、専門分野の知識がないまま、多くの中小企業のように1人で開設することは容易ではありません。

そこで紹介したいのが、当社の「海外拠点開設支援ソリューション」です。本サービスでは、海外進出の検討段階から運用にいたるまで、現地オフィスの開設をまるごとサポートします。現地の情報に基づくコンサルティングから、システムの設計・施工、什器備品やIT機器の調達、回線契約、システム構築、運用までのスケジュール管理、法規制や届け出などの現地事情への対応まで、現地オフィスの開設に関するサービスをワンストップで提供しています。

「海外拠点開設支援ソリューション」のサービス提供イメージ

日本の本社のシステムとのすりあわせやセキュリティポリシーの反映は、現地の事情に合わせて日本国内で行うため、日本でシステム構築する場合と同等のクオリティを実現できます。また、什器・備品、IT機器の調達や施工、構築など、オフィス開設に要する費用も、国内でお見積もりします。業者の選定から、調整、交渉も請負いますので、ご担当者さまの負担を大幅に減らすことができます。そしてなによりも、現地でのお客さまの業務をスムーズにスタートさせることが可能です。

また、日本と各拠点間を結ぶ国際ネットワークの構築と運用には「NETFORWARD/GL」のご利用をお勧めしています。元々「海外拠点開設支援ソリューション」は、本来の当社の業務である海外での回線事業を遂行する中で、お客さまから「テレビ会議はできないか」「現地の什器・備品の調達を頼めないか」というご要望に応え、世界各国の日立の情報系グループ会社の協力を得て開始したサービスです。お客さまのニーズに合わせて柔軟に提案、対応させていただいておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。

2012年11月掲載
記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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