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経理部門向けお役立ちコラム

会計システム導入前になすべき4つのこと (後編)

会計システム導入前になすべき4つのこと (後編)

前回(前編)は、会計システムを刷新する前になすべき4つの事項のうち、「(1)プロジェクトを立ち上げ、コンセプトを決める」と「(2)自社の状況を整理する」を述べました。今回(後編)は、その続きの「(3)要求事項をとりまとめる」と「(4)要求に見合う製品・サービスを選定評価する」を述べていきます。

(3)要求事項をとりまとめる

第三ステップでは、次期会計システムに求める仕様、すなわち要求事項をとりまとめます。とりまとめた要求事項を提案依頼書としてシステム提供会社に提示し、見積もりを含む提案を依頼する流れになります。ここでは、要求事項がいかに自社の“要望”を表現しきれているかが鍵になります。

それでは、要求事項のとりまとめ方をみてみましょう。

1.業務の流れを整理する
2.各業務においてシステム支援の方向性を決める
3.機能要求をとりまとめる
4.機能要求以外の要求事項をとりまとめる

はじめに、経理よりも上流の業務の流れについて整理します。例えば、営業部門や物流部門における販売業務の流れ、および購買部門における購買業務の流れ、製造部門における生産業務の流れなどから整理し、その後経理における会計業務の流れを整理します。

次に、各業務の流れにおいて、システムで支援する方向性を決めます。例えば、経理業務のひとつ“入金消込業務”について、システムで自動化させることで業務負荷を軽減する、といった方向性です。自動化のロジックについては、3.の機能要求で整理しますので、ここでは、方向性だけを明確にします。

そして、方向性が決まった後は、具体的にシステムに求める機能を箇条書きレベルで書き出します。その際、各機能の制約事項や、想定するユーザー(債務担当者、債権担当者ほか)、使用する頻度、など補足情報を記載します。例えば、先ほどの“入金消込業務”における機能要求は「納品書番号をキーにして自動消込ができる」で、制約事項は「納品書番号が入金時に通知されない得意先が一部存在し、その場合は未消込一覧として表示できる」のように記載します。

最後に、機能要求以外の要求事項、すなわち非機能要求をとりまとめます。会計システムとインターフェースが必要なシステムから発生する要求事項や、可用性、システム運用(バックアップやデータ保管、障害対応方法、サービスデスクの有無など)などについて整理します。

上記をとりまとめた結果は、提案依頼書として文書化します。提案依頼書を用いて、システム提供会社から提案をもらうことで、次のようなメリットを享受できます。

1.自社の“要望”を整理できる
2.各社に統一された要求事項を提示できる
3.製品提供会社から具体的かつ精緻な提案と見積もりをもらえる
4.提案の評価にかかる時間と疲労を低減できる

では、提案依頼書がまとまったところで、最終ステップをみてみましょう。

(4)要求に見合う製品・サービスを選定評価する

第四ステップでは、提案依頼書から得られた提案および見積もりをもとに、要求事項に見合う製品を選定評価します。要求に見合うかどうかは、評価シートを用いて選定すると良いでしょう。評価シートには主に、ヒト・モノ・カネの3要素で評価基準を設けます。ヒトとは、システム提供をいただく会社の実績や、導入に携わるメンバーの信頼性などです。モノとは、製品あるいはサービス自体の適合性です。(3)の入金消込の事例でいえば、「自動消込ができる」ことが評価につながります。カネは、見積もりのことです。

なお、提案依頼書を送付する相手先には、複数の形態があります。スクラッチで開発してもらうためのパートナー、クラウドで購入するためのパートナー、パッケージで導入してもらうためのパートナーなどです。

最近では、会計システムの製品・サービス化が進んでいることから、スクラッチで開発することが少なくなってきています。しかし、特殊な要件が存在する場合にはその選択肢もあります。
次に、自社でインフラを運用する体制が十分に整っていない場合には、クラウドで購入することが有効です。そして、インターフェースが多い、あるいはインフラを自社で運用できる体制がある場合などには、パッケージで導入することが有効です。

提案依頼書の送付先が決定した後は、なるべく提案に時間を多くとってもらい、かつ提案依頼書の説明を丁寧にすることが望まれます。よって、送付先はあまり多くならないようにし、各社と密にコミュニケーションが取れる範囲に絞ることをおすすめします。

最後に、ヒト・モノ・カネの3要素が最も優れたシステム提供会社ならびに製品を選定します。

こまでが、会計システム導入前になすべきことの4要素に関する説明でしたが、いかがでしたでしょうか。システム導入前の選定評価において、いかに深く検討できるかが、システム導入の成否を担っているといえますので、本コラムがその一助になれば幸いです。

筆者のご紹介

株式会社アドライト

株式会社アドライト

http://www.addlight.co.jp/

イノベーション創造のための国内大企業に対するコンサルティング(事業開発、業務改善、システム導入支援など)及び国内外ベンチャー企業に対するインキュベーション(経営アドバイス、ファイナンス支援、上場支援など)を行う。
最近では、大企業における各テーマでの新規事業開発・オープンイノベーションについて積極的に取り組んでおり、その企画立案(テーマアップ)による予算獲得から実行戦略策定そして実行支援まで多くの実績を持ち、国内外のスタートアップ企業及びベンチャー企業の幅広いネットワークを活用することにより最適なアライアンス先企業を紹介し、双方の強みを生かして製品化や研究成果までハンズオンで牽引しながら社外の企業間のオープンイノベーションを成功に導く。

※コラムは筆者の個人的見解であり、日立システムズの公式見解を示すものではありません。
※本コラムは、2016年11月2日に掲載されたものです。

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