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Hitachi

株式会社 日立システムズ

株式会社ココロココ様

訪問看護・訪問リハビリ・訪問介護事業者支援システム
Careluxl(ケアラクスル)

株式会社ココロココ様集合写真

サービス提供記録書の電子化により、ヘルパーの業務効率が劇的に改善
Careluxl&タブレット端末の活用で、介護サービスの生産性向上へ

愛媛県と香川県で居宅介護支援事業を展開する株式会社ココロココ様は、紙書類の電子化による業務効率向上を実現するため、クラウド型の「訪問看護・訪問リハビリ・訪問介護事業者支援システム Carelux(l ケアラクスル)」を導入しました。各施設に配備された11台のタブレット端末を用いて、サービス提供記録書の作成・回収・保存を電子化。業務効率の改善と同時に、顧客満足・従業員満足の向上など、介護サービス事業の生産性向上を実現しています。

導入前の
課題1
紙書類の作成・回収・保存に毎日多くの時間をかけている
導入後の
効果1
紙書類を電子データ化することで、書類の作成・回収・保存を劇的に効率化
導入前の
課題2
実地指導(監査)対応のため、大量の紙書類を長期間保管しなければならない
導入後の
効果2
記録文書を電子データ化することで、省スペースかつ検索性の高い形で文書保存が可能に
導入前の
課題3
手間や負担の少ない業務体制を確立し、従業員にとって働きやすい環境を実現したい
導入後の
効果3
タブレット端末を活用した効率的なワークスタイルで、従業員の採用・定着にプラス効果を期待

導入の目的

サービス提供記録書の作成・保存を電子化し介護サービスの業務効率を向上したい

ココロココ様は、愛媛県と香川県に7つの住宅型有料老人ホームを展開する介護サービス事業者です。紙の書類を中心とした業務運用を効率化するため、2016年9月にCareluxlの導入を決定しました。現在、各施設に合計11台のタブレット端末を配備し、サービス提供記録書の作成・保存や利用者の情報共有、ヘルパーのスケジュール管理にCareluxlを利用しています。

選定のポイント

Careluxlなら、書類の作成・回収・配布・保存に関するさまざまな課題が解決できる

ココロココ様は従来、各施設のヘルパーが記入したサービス提供記録書をサービス提供責任者が巡回して回収し、事務所で申し送り事項を記入したうえで、再び各施設に配布する作業を毎日行っていました。書類の回収、配布に多くの時間が割かれることに加えて、作成された書類を実地指導(監査)対応のため5年間保管する手間やスペースの確保も大きな問題となっていました。Careluxlならば、書類の作成・回収・配布・保存に関するさまざまな課題が解決できることが決め手となり、導入が決定しました。

導入の効果

Careluxlを活用した新しいワークスタイルが業務効率の改善と従業員満足の向上を実現

Careluxlの導入により、ココロココ様の業務効率は大きく改善しました。まずサービス提供責任者は、事務所内PCでシステムにアクセスし、各ヘルパーの1週間の訪問スケジュールを作成します。各ヘルパーはタブレット端末でシステムにアクセスし、自分のスケジュールを確認。このとき、利用者に関する申し送り事項やサービス内容、手順書の確認も同時に行えるようになりました。
サービス実施後、ヘルパーがサービス実施内容や報告事項をタブレット端末で入力すると、その内容はシステム上でリアルタイムに共有されます。サービス提供責任者は事務所に居ながらにして、サービス提供記録書の確認と申し送り事項の記入が行えるようになりました。承認を受けた文書はシステムに画像データとして保存され、必要なときにいつでも検索・参照・PDF出力ができるようになっています。
いつ、誰が、どの利用者に、どんなサービスを提供したか。これらの情報が機密性・可読性・検索性の高い形で保存されることは、利用者の家族に安心感を与え、また、従業員の採用にも良い影響があると責任者の梅下様は語ります。「Careluxlを使った業務を求職者の方に紹介すると、“ほかの事業所よりも進んでいる”と驚かれます。IT化の進んだ職場という点が、従業員の採用や定着にプラスになることを期待しています」。

利用者に心地よいケアを提供するだけでなく、ヘルパーが少しでも働きやすい環境を作るためCareluxlをフル活用しているココロココ様。
地域社会にさらに貢献するため、今後も積極的なIT投資を行っていく予定です。


ヘルパーはタブレット端末からCareluxl にアクセスし、サービス記録を入力します。


サービス記録はリアルタイムに事務所内PC で確認できます。文書の保存も効率化しています。

お客さまプロフィール

株式会社ココロココロゴ

株式会社ココロココ

設立
2009年4月
資本金
2,000万円
従業員数
156名
代表者
代表取締役 久保 雅子
事業内容
居宅介護支援事業、訪問介護事業、介護タクシー事業、その他生活支援サービス

愛媛県と香川県において合計7つの住宅型有料老人ホームを展開しており、部屋数は300を超えます。施設という概念ではなく、家族のように親しみ、家族のように寛げる空間を提供しています。またご入居者さまの幸せはもちろんのこと、それを実現するためには働きやすい環境を作り、職員の幸せも必要という理念のもと、ハード面、ソフト面の両立を目ざし、お客さまに終の棲家として喜ばれるよう取り組んでいます。

私たちに寄り添うような親身なサポートにいつも助けていただいています

当社にはシステムに詳しい社員がいないので、Careluxlを使いこなせるかどうか、最初は不安でした。でも、わからないことは電話ですぐに聞けますし、遠隔操作で同じ画面を見ながら手取り足取り教えてくれるので、すぐに使いこなせるようになりました。自然な形で私たちに寄り添ってくれて、どんなことでも気軽に相談できる点が四国日立システムズの良いところだと思います。
介護サービス業界はまだまだIT化の遅れている業界です。これからもいろいろなIT利活用のご提案をいただき、サービス品質の向上に力を貸していただきたいと思います。

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2018年9月時点の情報です。

本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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