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株式会社 日立システムズ

学校法人 越生学園 武蔵越生高等学校様

ワークフロー X-point(エクスポイント)

学校法人 越生学園 武蔵越生高等学校様集合写真

ICTの積極活用で「事務作業時間」を「生徒に向き合う時間」に変える
ワークフローシステム X-pointが導く武蔵越生高等学校の「働き方改革」

2019年に創立67周年を迎える武蔵越生(むさしおごせ)高等学校様(以下、武蔵越生高校様)は、「学校の働き方改革」を推進するため、ワークフローシステム X-point( エクスポイント)を導入しました。長年にわたり紙書類で運用していた時間外・休日勤務申請や出張旅費申請などの申請・承認業務を電子化することで、多忙を極める先生方の事務作業時間を削減し、生徒に向き合う時間の創出に成功しています。

導入前の
課題1
紙の申請書類に毎回手書きで記入しなければならない
導入後の
効果1
申請書類をWebフォーム化し電子申請を実現。コピー&ペーストや外出先からの申請が可能になり申請業務がスピーディーに
導入前の
課題2
承認すべき書類の件数が多く、確認に時間がかかる
導入後の
効果2
Web上のワンクリックで承認が完了。管理職の事務作業負担が軽減し、承認スピードが大幅に改善
導入前の
課題3
生徒に向き合う時間を確保するため、事務作業時間を削減したい
導入後の
効果3
事務作業時間を削減し、生徒に向き合う時間を創出。「学校の働き方改革」推進に大きく貢献

導入の目的

月平均700件にも及ぶ手書きの申請書類
忙しい先生方の事務作業負担を軽減したい

武蔵越生高校様は、時間外・休日勤務申請や有給休暇申請、出張旅費申請・精算を紙書類で行っていました。60名を超える先生方からの申請数は月平均700件にも及び、事務作業が先生方の負担になっていました。校長先生は当時をこう振り返ります。「出張から帰ると、申請書類で膨れ上がったファイルがデスクに何冊も積まれていることが多々ありました。毎日30分は承認業務に時間を割いていたと思います」。
申請する側の先生にとっても、手書きでの申請書類記入、ファイリング、別棟から提出場所への移動といった煩雑な事務作業は大きな負担となっていました。こうした状況を改善すべく、武蔵越生高校様はワークフローシステムの導入検討を始めました。

選定のポイント

無料トライアルで学校業務への適合を確認
正式利用への移行もスムーズな点を評価

システム選定では「申請から承認、精算、承認後の報告まで一元管理できること」に加えて「学校業務にあわせたシステム運用ができること」の2点が重視されました。しかし後者については、多くの製品が一般企業での導入事例しか持たないため、無料トライアルが可能な製品を利用し、学校業務にフィットするかを自分たちで確認をする必要がありました。
この2つの条件を満たしたのがX-pointでした。武蔵越生高校様は無料トライアルを通じてX-pointが学校業務にも問題なくフィットすることを確認。さらに、既存書類のレイアウトを保ったままWebフォーム化できる点や、トライアル利用時の設定をそのまま正式利用に移行できる点を評価し、導入を決定しました。

導入の効果

ICTの積極活用で、生徒に向き合う時間を創出
X-pointが「学校の働き方改革」を加速する

X-pointによる申請・承認業務の電子化は、数多くの業務効率化を実現しています。申請はスマートフォンなどで場所を選ばず行えるため、先生方は隙間時間を利用して申請が行えるようになりました。部活動の遠征などでは事後に詳細報告を入力しますが、テキストのコピー&ペーストが行えるため、手書きと比べて報告作成の時間が短縮しています。出張旅費申請でも以前は紙書類と表計算ファイルの2つに入力を行っていましたが、これがWebフォームに一元化され二重入力がなくなりました。有給休暇の残日数もX-pointですぐに確認できるため「有給休暇の取得により意識的になった」と利用者の先生は効果を語ってくれました。
承認業務では、申請内容をWebで確認しワンクリックで承認できるため、承認スピードが大幅にアップしました。以前の紙書類では入力のミス、特に日付と曜日の間違いが多く発生していましたが、X-point導入後は日付がシステム上のカレンダーから選択されるためミスが激減。仮に入力ミスがあっても、申請の差し戻しもワンクリックで行えるため、承認業務の負担が大幅に軽減しています。
最大のメリットは「事務作業時間の削減により、生徒に向き合う時間が創出できたこと」と校長先生は評価します。「産業界と同じく、教育界でも働き方改革の必要性が叫ばれています。しかし学校の場合、生徒に向き合う時間を杓子定規に減らすわけにはいきません。生徒と向き合う以外の時間、つまり事務作業をいかに効率化するかが焦点になります。X-pointはその点で大きく貢献してくれました」。
積極的なICT導入により、理想とする教育の実現をめざす武蔵越生高校様。日立システムズは今後もX-pointをはじめとするさまざまなソリューションの提供により、教育現場のICT化をサポートいたします。

お客さまプロフィール

学校法人 越生学園 武蔵越生高等学校ロゴ

学校法人 越生学園 武蔵越生高等学校

設立
1952 年10 月
所在地
埼玉県入間郡越生町上野東 1-3-10
代表者
理事長 一川 高一
校長 一川 智宏

SEの方の的確なアドバイスで問題が解決
スムーズな導入が実現しました

X-pointの導入を正式決定するまで、日立システムズとの面談はすべてWeb会議で行いました。初めての経験でしたが、システム画面を見ながらスピーディーに質問、相談ができるのは良かったと思います。
導入検討時に印象に残っているのは、X-pointの基本機能ではどうしても解決できないことを、SEの方が編み出してくれた運用アイデアで見事解決できたことです。これがなければ導入をあきらめていたと言っても過言ではありません。親身なサポートには大変感謝しています。
ワークフローシステムは全教員が利用するものなので、ICTの便利さを実感してもらい、ICT化の範囲を広げていくうえでは良いきっかけになるツールだと思います。紙書類での業務運用にお困りの学校関係者にお薦めできるシステムです。

担当より一言

ICTを活用した豊富なソリューションで教育現場の「働き方改革」を支援します

ワークフローシステムをはじめ、PCでの定型業務を自動化するRPA(Robotic Process Automation)や、クラウドを活用したITインフラの構築、情報システムの保守・運用代行など、幅広い分野で教育現場の働き方改革を支援します。お気軽にご相談ください。

今回の取材にご協力いただいたお客さま

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2019年7月時点の情報です。

本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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