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Hitachi

株式会社 日立システムズ

日本サブウェイ株式会社様

ワークフローシステム「X-point」導入による業務効率化プロジェクト

日本サブウェイ様

お客さまの声
国内約450店舗にワークフローシステムを導入
申請・承認手続きのシステム化により、店舗およびフランチャイズ本部の生産性向上を実現

世界店舗数No.1のサンドイッチチェーン「サブウェイ」の日本法人日本サブウェイ株式会社様(以下、日本サブウェイ様)は、2013年2月より、国内約450店舗とフランチャイズ本部を対象にワークフローシステムを導入しました。

各店舗からFAXにより行われる各種申請作業と、本部内における承認作業をワークフローシステムに置き換えることで、月あたりの関連作業時間を152時間から 43.5時間へと大幅に短縮しました。ビジネスの拡大にともなう業務負荷の解消と、さらなる発展を見据えた業務オペレーションの構築をワークフローシステム「X-point」によって実現しています。

日本サブウェイ様 ワークフローシステム「X-point」導入による業務効率化プロジェクトサマリー

店舗拡大とともに増大する業務負荷を軽減したい


日本全国に約470店舗(2014年3月現在、米軍基地店舗含む)を構える「サブウェイ」。

日本全国に約470店舗(2014年3月現在、米軍基地店舗含む)を構えるサンドイッチチェーン「サブウェイ」は、毎年店舗数を伸ばし順調な発展を遂げてきましたが、各店舗の運営を支援するフランチャイズ本部では、店舗拡大にともなう業務負荷の増大が課題となっていました。

中でも、店舗からFAXで受け付ける各種申請の処理は特にわずらわしいものでした。備品発注申請や各種届出など、10数種類におよぶ申請書FAXは月間200枚以上もあり、記入漏れによる書類の差し戻し、担当者不在による承認の遅れなどが常態化していました。

このような背景から、アナログな業務処理の見直しを行う「業務革新プロジェクト」が発足され、ワークフローシステム導入による申請・承認業務の効率化、早期化が検討されることになりました。

申請書類をそのままWeb化
わかりやすさが導入の決め手


フランチャイズ店舗におけるスムーズな定着をめざし、現行の申請書をそのままWeb化。

比較検討の結果、申請・承認業務に特化したワークフローシステム「X-point」の採用が決定されました。

採用の決め手は、紙の申請書をそのままWeb化したような、わかりやすい入力画面でした。システムは本部社員だけでなく、店舗スタッフも利用対象となるため、慣れ親しんだ申請書類をそのままWeb 化でき、ITに不慣れなユーザーでも抵抗なく利用できることは大きな評価ポイントでした。「これまでの申請書をそのまま踏襲することができるので、早期の定着が期待できると思いました」(経営企画部・黒田氏)。

プログラミングの知識がなくてもWebフォームを簡単に作成することができるため、申請書を追加するたびにベンダーに開発依頼をする必要もありません。ユーザー独自の拡張が容易な点も評価のポイントとなりました。

申請・承認の作業時間を月あたり108.5時間短縮


システム導入後、フランチャイズ本部だけでも月間 108.5時間の工数削減を達成。

店舗向けのマニュアル配布、日立システムズによる現行申請書のWebフォーム化などの準備を経て、ワークフローシステムはスムーズに稼働を開始しました。

これまでの申請作業では、申請書への手書き記入とFAX送信の手間が発生していましたが、システム導入後はWebフォーム入力後、送信ボタンを押すだけで申請は完了し、必須項目の記入漏れによる差し戻しがなくなりました。本部側での承認作業もタブレット端末により外出先で行えるため、承認までのスピードは格段にアップ。「紙」に起因するさまざまな間接業務も大幅に削減されました。

本部を対象とした調査では、システム導入後、月あたりの関連作業時間は152時間から43.5時間へと削減されました。サブウェイ全店舗における導入効果も加味すれば、劇的な業務効率化が実現しています。

日本サブウェイ様が導入したワークフローシステム 「X-point」の特長

X-pointロゴ

ワークフローシステムとは、稟議申請や届出などの手続きを電子化し、申請・承認プロセスの効率化、早期化、内部統制への対応などを実現するシステムです。日本サブウェイ様が導入した「X-point」は、紙の申請書類に近い画面インターフェースなど、わかりやすい機能が特長で、発売以来1,000社を超える幅広い業種に利用されています。

※『コラボレーション/コンテンツ・モバイル管理 パッケージソフトの市場展望 2014 年度版』(株式会社ミック経済研究所)のワークフローパッケージ分野において、株式会社エイトレッドは2013年度ワークフロー出荷金額シェアで総合1位を獲得しました。

日本サブウェイ様におけるワークフローシステム「X-point」導入効果

FAX送信の失敗、記入漏れ、書類紛失はゼロに

ペーパーレス化によるメリット

申請書のFAX送信失敗、記入漏れや判読不可による差し戻し、書類の紛失、押印やファイリングの手間など、「紙」に起因する問題はペーパーレス化によりほぼゼロに抑えられました。

タブレット端末により外出先でもスピーディに承認

申請・承認スピードの向上

日本サブウェイ様では、店舗からの申請はすべて本部の担当営業を経由する承認ルートを取ります。システム導入後は、営業外出時でもタブレット端末により社外から承認を行うことが可能になり、スピーディーな承認が実現しています。

条件分岐など、複雑な承認フローにも対応

ノンカスタマイズでも高い業務適合

承認担当者を「個人」ではなく「役職」で指定する、申請内容で条件分岐をかけるなど、さまざまなワークフローパターンに対応可能な機能設定により、複雑な承認ルートにもノンカスタマイズで対応しています。

二重入力が削減され、集計作業もカンタンに

作業効率の向上、間接作業の削減

申請内容のExcel転記、記載内容の集計など、間接作業が削減されたことにより、販促部門のある業務タスクは、月あたり66時間の作業が3時間へと大幅に短縮されました。生産性が大きく向上しています。

店舗向けアンケートなど、申請以外の利用も可能

幅広い利用用途に対応

ノンプログラミングでフォーム作成ができるという特長を生かし、フランチャイズ店舗オーナー向けのアンケートを実施しています。申請・承認業務以外にも、幅広い利用用途に活用できる拡張性の高さが最大限に生かされています。

外注パートナーとの企業間利用でさらなる効率化へ

Webシステムならではのメリット

「X-point」を企業間利用することで、社内の備品発注申請が、そのまま外注パートナーへの備品発注依頼となるよう、業務フローの改善に取り組んでいます。Webシステムならではのメリットを生かした業務改革が実現しつつあります。

日本サブウェイ様 インタビュー

「これまでの申請・承認プロセスを大きく変えると、スムーズな定着が難しい。
X-pointなら、紙の申請書をそのまま電子化できるという点が決め手でした。」

─「X-point」を導入された決め手を教えてください。


日本サブウェイ株式会社
経営企画部
情報システムグループ
リーダー
黒田祐介 氏

当社が以前から利用していた紙の帳票をそのまま電子化できるという点が導入の決め手でした。サブウェイの店舗はほとんどがフランチャイズですので、店舗さまによってITリテラシーにも差があります。これまでと全く違う電子申請の仕組みに変えた場合、スムーズな定着が難しいのではないかという懸念がありました。

その点、「X-point」は、慣れ親しんだ申請書のまま電子申請に移行できるのがよかった。店舗さまとしても、申請書の書式が同じであれば、手書きしてFAXするより、PC入力して送信ボタンを押すほうがはるかに楽ですから、導入に抵抗はほとんどありませんでした。

あとは、新しい帳票を簡単に作り込めるという点です。必要な帳票を各部門が自発的に作成できるという運用スタイルは、情報システム部門の限られた人的リソースを考えると理想的でした。総合すると、他社ワークフロー製品と比較して操作性が高く、わかりやすいシステムだったという点が導入の決め手だったと言えます。

─導入時に苦労したことはありましたか。

最初にワークフローを構築する際には苦労しました。承認担当者を「人」あるいは「役職」で設定するのか、社内階層をどうシステムに落としこむかなど、細かな設定については日立システムズにだいぶ相談にのっていただきました。ここでしっかり設定をしたおかげで、当社の複雑な承認ルートにもノンカスタマイズで対応できています。

帳票については、スタート段階で10以上の電子化を予定していたので、万全を期すためこちらも日立システムズに電子化の作業を依頼しました。導入時に苦労したのはこのくらいで、稼働まではとてもスムーズだったと思います。日立システムズの柔軟な対応にはかなり助けていただきました。

─実際のご利用方法を教えてください。

当社のイントラサイトにアクセスして、各種申請メニューを選択すると「X-point」が立ち上がる仕組みにしています。イントラサイトから「X-point」への連携をシームレスにすることで、店舗さまが利用しやすいように配慮をしています。

本部の営業担当は会社支給のタブレット端末を利用して、社外から「X-point」にアクセスすることもあります。店舗さまからの申請はすべて営業を経由する承認ルートを取っていますので、外出先でも申請内容を確認できるようになったのは営業に大変好評でした。承認までのスピードも格段に向上しています。

「X-point」は申請承認業務以外でも利用されています。たとえばフランチャイズ店舗向けアンケートなどは、当初想定していない利用方法です。アンケートを実施する場合、質問票の作成、回答依頼、集計分析など、かかる作業工数が実施のネックになりますが、「X-point」ではこれらの作業負担を大幅に軽減できます。「X-point」によって、フランチャイズ店舗さまのご意見を、これまで以上に業務に生かそうというモチベーションが生まれたのは非常によい効果だと思います。

─導入を振り返っていかがでしょうか。

以前の申請・承認プロセスはとにかくわずらわしく、本部、店舗さまともに大きな作業負荷となっていました。「X-point」導入によって、導入前のあらゆる課題が一気に解決できたのは非常によかったです。狙いどおりの効率化が実現できていると思います。

お客さまの概要

日本サブウェイロゴ

日本サブウェイ株式会社

設立
1991年10月16日
資本金
1億円
従業員数
56名(2013年12月末現在)
代表者
代表取締役社長 及川直昭
事業内容
お客さまのお好みに合わせたオーダーメイドが特長の世界店舗数No.1サンドイッチチェーン「サブウェイ」の展開
URL
http://www.subway.co.jp

梅田HEPFIVE

近鉄なんばビル

Dila三鷹

野菜カフェ神田小川町

今回の取材にご協力いただいたお客さま

日本サブウェイ株式会社
経営企画部
情報システムグループ
リーダー
黒田祐介 氏

ご協力ありがとうございました。
*本内容は2015年4月時点の情報です。
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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