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Hitachi

株式会社 日立システムズ

導入事例

学校法人 東海大学 様

法人本部 総務部 法務課 課長 安達精一郎氏

法人本部 総務部 法務課 遊佐昭憲氏

法人本部 人事部 人事課 鈴木容子氏

法人本部 経営企画室 情報課 米山祐子氏

法人本部 財務部 主計課 課長補佐(当時) 市川健二朗氏

全国33拠点、1万件を超えるマイナンバーの収集・管理をフルアウトソース。
マイナンバー対応BPOサービスにより、機密性の高い一拠点集中管理を実現。

マイナンバーロゴ

学校法人東海大学様(以下、東海大学様)は、全国33拠点、1万件を超えるマイナンバーの収集・管理に、日立のマイナンバー対応BPOサービスを利用しています。日立のBPOセンター、データセンター、コンタクトセンターなど複数のサービスインフラに、高いIT技術力を組み合わせたBPOサービスで、機密性の高いマイナンバー管理体制を構築しています。

写真は、東海大学湘南校舎1号館

東海大学様における マイナンバー対応BPOサービスの導入効果

課題 全国33拠点、1万件以上の膨大な
件数のマイナンバーを各拠点単位で
管理ができるのか…
マイナンバーに対応するためには
現行人事給与システムの
大幅な改修が必要…
学内はもちろん退職者や外部の
さまざまな方からマイナンバーを
安全に収集しないといけない…
効果 マイナンバーは日立の堅ろうな
データセンターにて一括管理。
マイナンバーにふれる機会を
最低限に抑えます
既存システムの改修なしで
マイナンバー制度に対応が可能
インターネットを使わない
紙と郵送でのマイナンバー収集で、
あらゆる方から丁寧にかつ
外部攻撃のない安全な収集を実現

マイナンバー収集のフロー

マイナンバー収集のフロー図:東海大学様法人本部→BPOセンター→東海大学様関連拠点→個人番号収集対象者→データセンター

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導入の目的 全国33か所の拠点で、1万件以上におよぶ
マイナンバーを安全・確実に管理したい。

 2015年3月に本格スタートした東海大学様のマイナンバー対応は、対応当初から複数の課題がありました。まず、マイナンバーの収集対象が、常勤教職員だけでも1万件、個人事業主など不定期の報酬支払対象も含めれば膨大な件数におよぶ点でした。加えて、大学の関連拠点は全国33か所あり、各拠点でマイナンバー収集を行う場合、管理責任者の配属など、拠点側での準備も必要となりました。また、法定調書を指定形式で出力するには、現行給与システムに大幅なカスタマイズが必要であるなど、対応にさまざまな苦労が予想されたのです。

 「必要となるヒト・モノ・カネ、情報管理体制の品質などを考えると、マイナンバー対応を自前で行うのは極めて難しいという結論に至りました」(法務課課長・安達氏)。こうして、マイナンバー対応業務の外部委託が検討されることになりました。

選考のPOINT 様々な属性を持つ収集対象者から
1万件のマイナンバーをどう収集するのか、
収集スキームの現実性が選定のポイント。

 合計7社のプロポーザルが比較検討された結果、委託パートナーには日立が採用されました。懸案だった「多拠点における膨大なマイナンバーの収集」という課題に対して、日立は収集キットと郵便を活用したシンプルな収集方法を提案しました。 収集キットには必要な情報がプレプリントされており、収集対象の方はマイナンバーの記載、確認証憑の写しを封入、投函するだけで対応ができます。また収集・登録を一括して請け負うことで、学内担当者がマイナンバーに触れる機会を最小限に抑えられることが提案のポイントです。

 「当初Webベースの収集を考えていましたが、収集対象者のさまざまな属性を考慮すると、郵便という汎用的な手段がもっとも有効で、現実的な収集方法であると判断しました」(安達氏)。選定のポイントは日立の総合力を生かしたサービス構築力にもあったと安達氏は振り返ります。日立グループ自身のノウハウが生かされること、また、BPOセンター、データセンター、コンタクトセンターなど、さまざまなサービスインフラを組み合わせ、収集対象の方への負荷が少なく安全性に配慮した対応も採用の決め手となりました。

導入の効果 マイナンバーの一拠点集中管理により、
機密性の高いマイナンバー管理を実現できる。

 マイナンバー対応実務は、2016年1月、マイナンバーの収集からスタートしました。東海大学様で用意した対象者情報を基に、日立が収集キットを用意し、全国33拠点への配送を代行しました。個人が返送する書類は直接日立のBPOセンターに到着、データ化され、その後安全管理措置に対応したセンターにて厳重に保管・管理されるプロセスとなっています。

 マイナンバー対応BPOサービスの利用により、東海大学様では3つの導入効果が実現しています。まずは、マイナンバー収集の効率化です。全国33拠点の収集業務はすべて日立が担当することで、学内関係者がマイナンバーに触れる機会を最小限に抑えました。次に、情報の一拠点集中管理です。ごく一部の法人本部担当者様のみが必要なときにのみマイナンバーを取扱い、33か所の拠点ではマイナンバーを扱わない体制が実現しました。最後に、機密性の高い情報管理体制の実現です。専用回線による暗号化通信など、セキュアな環境での通信に加え、マイナンバー専用の管理システムにより高セキュリティな環境を実現できました。マイナンバーの収集後には、月次・年次のルーティン業務が設計され、今後さらなる実務対応が進められていきます。東海大学様は、マイナンバー対応BPOサービスの利用により、理想的なマイナンバー管理体制の構築を実現しています。

お客さまプロフィール

学校法人東海大学ロゴ

1942年に静岡県清水市(現・静岡市清水区)で創立した学校法人。創立者は松前重義。北海道から九州・沖縄、諸外国に教育研究機関を擁する総合学園。各機関では創立者の建学の精神、すなわち調和のとれた文明社会建設の担い手となる使命感のある人材育成を掲げ、教育研究活動を実践している。2017年には建学75周年を迎える。

海洋調査研修船「望星丸」

海洋調査研修船「望星丸」(2,174国際総トン)は、1962年に日本初の開設となった海洋学部の海洋実習および調査・観測のほか、学園全体としての海外研修航海、地域社会の青少年に対する海洋思想の普及活動を目的として航行しています。

対応スピード、問題解決力は期待以上。
素晴らしいプロジェクトの進め方でした。

綿密にミーティングを重ねながら、問題点を明らかにし、スピーディーに適切な対応をとっていただける。わからないことだらけのマイナンバー対応の中で、期待以上のサービスを提供していただきました。特に、SEの方には何度も本学に足を運んでいただいたおかげで、想定以上にプロジェクトがスムーズに進みました。また当学もスムーズに収集が進むよう日立のノウハウを活用した手続きマニュアルを作成し、学内にフィードバックするなど努力を重ねました。同規模の大学と比較して、当学のマイナンバー対応は進んでいるものと認識しています。これも、早期からの準備、綿密な調査に加えて、日立のBPOサービスがあったからこそとだと思います。素晴らしいプロジェクトの進め方をしてくれたと思います」(安達氏)。

本事例は2016年1月実施の取材内容を基に制作しています。
ITILはイギリスその他の国におけるイギリスOffice of Government Commerceの登録商標です。
記載されている会社名、製品名は、それぞれの会社の登録商標、または商標です。
記載されている内容、仕様については、予告なく変更する場合があります。
本製品を輸出する場合には、外国為替および外国貿易法ならびに、米国の輸出管理関連法規などの規制を確認の上、必要な手続きをおとりください。なお、ご不明な場合は、当社営業にお問い合わせください。
掲載されている事例は、お客さまの取材を基に作成しています。情報は取材当時のものであり、変更されている可能性があります。
掲載されている内容は、該当のお客さまの評価や実績であり、個々に利用されるお客さまにより異なります。

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