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株式会社 日立システムズ

中央物産株式会社様

ウェブフォーム・ワークフロー「X-point」

紙ベースの申請作業から脱却し、申請にかかる手間を大幅に削減

写真:中央物産株式会社様

お客様の声

一番の目的だった「申請の手間の削減」については、大幅な効果が得られています。

導入前の
課題1
申請者と総務人事部の双方にかかっていた、各種申請の手間を減らしたい。
導入後の
効果1
「X-point」の導入により、紙ベースの申請作業から脱却し、申請者と総務人事部のどちらの手間も、大幅に軽減できた。
導入前の
課題2
Excelで作った申請書の印刷のために増大していた、紙や印刷のコストを削減したい。
導入後の
効果2
Webブラウザで手軽にデータの入力・確認・承認ができるようになり、ペーパレス化が実現できた。

全国に11の事業所を展開し、化粧品・石鹸・洗剤・医薬品および医薬部外品・医療衛生用品などの販売を手がけている中央物産株式会社様(以下、中央物産様)。同社が今回、日立システムズが提案したウェブフォーム・ワークフロー「X-point」を採用した経緯とその効果について、管理本部 総務人事部 マネージャーの松川光宏氏、同部の松野陽子氏にお話を伺いました。

導入の目的

各種申請にかかる、申請者と総務人事部の手間を軽減したい

中央物産様が抱えていた課題

  • 申請者と総務人事部の双方に、各種申請のたびに手間がかかっていた。
  • Excelの申請書を印刷して提出していたため、紙や印刷のコストが増大していた。

今回「X-point」を導入されるまでの、経緯を教えていただけますか?

これまで社内のさまざまな申請は紙ベースで行っていて、申請者が判を押して提出して、上長が承認したのちに本社の総務人事部に送るというのが流れでした。


中央物産株式会社
管理本部 総務人事部
マネージャー 松川光宏氏

しかし、上長の外出などで申請が1~2日遅れてしまうことも頻繁に発生し、申請作業が社員の手間となっていたのです。また、総務人事部側でも全国の拠点から送られてくる申請書類を、人事給与システムで使えるようにするために再度入力していました。そこで、そうした手間をなくして流れを簡素化したいと考えたのです。(松川氏)

総務人事部様では、主にどのような申請が多いのですか?

こちらが受ける申請は、住所変更などの人事系と有給休暇の申請や休日出勤などの勤怠系の2つがあり、特に多いのは勤怠の申請です。月に何十・何百という件数があり、あまりの多さから各拠点でExcelなどに1カ月分をまとめてから、提出してもらっていたのですが、その手間も軽減したいと考えていました。また、そうした申請のたびにExcelのテンプレートを紙に印刷していましたので、紙や印刷のコストも増大していました。こうしたコスト面の課題も改善できるような、システムが必要だったのです。(松川氏)

選定のポイント

基幹システムとのデータ連携はもちろん、価格も手ごろだった

ウェブフォーム・ワークフロー「X-point」を選択したポイント

  • 基幹システムである「SuperStream」との連携がスムーズだった。
  • 高額なワークフローシステムが多い中、コストが手軽だった。
  • メールで確認・承認ができるなど、使い勝手が良かった。

問題の解消に、ワークフローシステムを探されたのには理由があるのですか?

そうですね。実は以前から必要性を感じていたのです。たとえば、受けた申請をそのまま人事給与システムにも取り込めますし、内部統制を行っていく上でも、システムでフローに間違いないという保証が受けられます。


中央物産株式会社
管理本部 総務人事部
松野陽子氏

そういった点からもワークフローシステムに着目していました。しかし、以前試算したときは結構高額でしたので、手が出せずにいたのです。ただ、当社の大きな目標である生産性向上に取り組む中で、やはりワークフローシステムしかない、ということで検討を始めたのです。(松川氏)

どのようなポイントを重視して比較検討されたのですか?

第一に、当社の基幹システムである「SuperStream」とのデータ連携性を考慮しました。その中でも一番コストが手ごろで、使いやすそうという理由から「X-point」を選定したのです。(松川氏)

「X-point」が一番魅力的だった部分は、どこですか?

基幹システムとのデータ連携はもちろん、使い勝手という部分でいえば、当社は営業の社員が多いので、簡単に確認・承認ができるというのは大きなポイントでしたね。(松野氏)

システム概要

申請者・総務人事部、双方の手間を大幅に削減できた

構築期間における、日立システムズの印象はいかがでしたか?

2009年9月に契約をしたあと、10月には本稼働させたい、という少々スケジュールが厳しい依頼をしたのです。私たちも10月までの1カ月に操作方法を習得して、約30のフォーマットを作り上げました。その間、SEの方には最初の設定で何度も当社に足を運んでいただいたのが印象的です。また、スケジュール進行やプロジェクトのハンドリングなども、熱心に対応していただきました。(松野氏)

急な切り替えということで、社員の方々には円滑に受け入れられたのですか?

今回のシステムは、全社員の作業にかかわるので、私たちもスムーズに理解してもらえるようにマニュアルを作ったり、説明会を実施したりと大変でした。ただ、そんなに難しい仕組みではありませんし、直感的に使えるシステムでしたので、大半の社員にはすんなり受け入れられました。(松川氏)

中にはシステムに戸惑った方もいたようですが、それも最初のうちだけで、使い始めたらすぐに慣れたようでした。 (松野氏)

2009年10月からお使いいただいて、どのような効果が得られていますか?

一番の目的だった手間の削減ということについては、大幅な効果が得られていると思います。「X-point」に変えてから、申請者は記入・回覧・発送の手間が省けていますし、総務人事部としても確認作業はありますが、データを二重入力する必要がなくなりました。また、申請のために紙を消費することもなくなりましたし、発送代金も含めると大きな効果は出ていると思います。(松川氏)

図:システム構成図

今後の展望

経理部にも「X-point」活用の範囲を拡大したい

今後の展望について教えていただけますか?

総務人事部では現在、ほとんどの申請で「X-point」を活用しています。

そして経理部でも、経費の小口精算などに「X-point」を使い始めています。経理部も同じ「SuperStream」を使用していますので、これまでの二重入力をなくしてスムーズにデータ連携するためにも、活用の範囲を広げたいですね。また、今よりもさらに申請者が入力しやすく、間違いを極力減らすフォームにするため、改善していきたいと思います。(松川氏)

これから日立システムズには、どのようなことを求めますか?

「X-point」だけではなく「SuperStream」についても、使えていない機能があると思います。 そういった部分を今よりもさらに一歩踏み込んで教えていただけるとうれしいです。(松野氏)

日立システムズには「X-point」や「SuperStream」でお世話になっていますが、人事管理と給与計算についてはこれからもさまざまなお願いをすると思いますので、今まで以上の良い関係でいられたらと思います。(松川氏)

お客様の概要

中央物産株式会社様

設立
1950(昭和25)年10月6日
所在地
東京都港区南青山2-5-17
URL
http://www.chuo-bussan.co.jp/menu.html

担当より一言

中央物産様のITパートナーとして、お客様の立場から今後もさらなるお手伝いをさせていただきます。


日立システムズ
田中元基

今回の「X-point」の導入は申請業務の工数削減、見える化の対応を目的として採用いただきました。
稼働後もお客様自身にて経費精算など適用業務の範囲拡大を実施いただけたことが本製品をおすすめして一番良かったと喜びを感じている点です。
今後も様々な業務での課題に対して、お客様に合った方法での解決のお手伝いをさせていただきたいと考えております。

今回の取材にご協力いただいたお客様

中央物産株式会社
管理本部 総務人事部 マネージャー 松川光宏氏
管理本部 総務人事部 松野陽子氏

ご協力ありがとうございました。
2010年10月掲載
本事例に記載の情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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