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このままで良いのか?
Excelでの経理処理の限界とリスク

新たに事業を始めたばかりであったり、事業規模がそれほど大きくなかったりする場合、経理処理は"とりあえず"Excelなどで対応している場合が少なくありません。Excelで行う場合、経費処理などは伝票で申請してもらい、Excel上で仕訳や元帳の入力、決算時にはExcelを使って手作業で決算処理を行う、というのが一般的なやり方でしょう。

新たな投資などの必要がないことから、手軽にExcelで経理処理を行っている場合も多いと思われますが、事業が成功し事業規模が拡大するに従って、処理量が増加し処理内容が複雑になってくるのが一般的です。こうなってくると"手軽に対応できる"Excelでの経理処理のメリットが薄れ、むしろデメリットの方が目立ってきてしまいます。このままExcelでの経理処理を継続する場合に想定される具体的なデメリット、発生し得るリスクには次のようなものが考えられます。

  • ・処理できるキャパシティに限界が生じる
  • ・処理漏れ・不備により、結果的に正しくない会計処理をしてしまう
  • ・量が増えるにしたがってチェックが甘くなり、不正な行為を見逃してしまう

今後さらに事業が継続・拡大するものと想定すれば、何らかの対策を打たなければリスクが増えていきます。対策は早ければ早いほどリスクの増加を抑えられることができるので、より効果的でしょう。
何らかの対策を打つとすれば、

  • ・Excelの機能を拡張して対応する
  • ・専用システムを導入する

の2つの方向性が考えられます。
次にこの2つの解決の方向性についてそれぞれ検討し、どのような解決方法が望ましいのかを考えてみましょう。

Excelでの経理処理は実は高コスト?

汎用性が高いExcelは、その機能を拡張することで経理処理のツールとして使い続けることは可能です。

例えば

  • ・マクロを使って仕訳や転記処理などを自動化する
  • ・関数を利用して計算や転記、チェックなどを自動化する
  • ・各社が提供(有料、無料)している経理処理用のテンプレートを利用して効率化する

などの方法によって処理量の増加や複雑化に対応することが可能です。しかし、一見低コストで運用できるように見えるExcelでの経理処理ですが、本当に費用対効果が高くリーズナブルなのかを、これから先のことを見据えて注意深く判断する必要があります。

  • ・処理の精度(正確性)が保証・担保されない(有料のテンプレートなどを使用する場合はこの限りではない)
  • ・会計基準や法令の変更などで処理・対応方法が変わった場合の修正対応が大変(誰が対応するのか?またスケジュール調整など)
  • ・「仕組み」が社員個人に依存する可能性が高く、担当者が異動・退職時に内部仕様が分からなくなる恐れがある
  • ・財務・会計分析などの経営判断資料に二次活用することが困難

このようにExcelでの経理処理は、処理量が増加し複雑になればなるほどリスクが極端に増えていきます。リスク要因はリカバリー時にコストとして跳ね返ってくるので、高リスクであるExcelでの経理処理は、一見ローコストに見えますが意外と高コストであると言えるでしょう。そしてさらに継続して使用すればするほどリスクが高くなってきますので、"見えないコスト"としてのリカバリーコストがさらに増加していくことになります。

専用の経理処理システム導入を検討してみよう!

専用の経理処理システム導入を検討してみよう

続いては専用の経理管理システムを導入する場合を見てみましょう。専用システムを導入した場合は、上記のExcelで引き続き経理処理した場合のリスクがほとんど発生しません。

システム自体は専門の開発業者が開発・検証していますので、100%ではないにしてもその処理精度や正確性は開発業者が担保しています。会計基準や法令などの変更によるシステムの仕様変更については、システムの条件によっては多少のコストが発生する場合もありますが、原則的には開発業者などが対応します。クラウド型サービスの場合は通常無償でバージョンアップ対応しますので、コスト負担も発生しません。

また、近年の経理システムは経営層向けの分析機能やダッシュボードを備えたものが多く、経理データを直接経営判断の資料に用いることができます。さらに、システム上で堅固なチェック機能が働くので、処理ミスや不正行為を高確率で防止することができるのも、専用システムならではのメリットです。

経理システムを導入する際に考慮しなければならないのはコストです。新規システム導入となれば投資が必要ですが、上記のとおりExcelで行う場合のリスク(隠れたコスト)と比較して、どちらが客観的に費用対効果として高いのか?という観点で判断するべきでしょう。最近の経理システムは、システムを自社内に設置するオンプレミス型や、クラウド上のサービスを利用するクラウド型などがあり、それぞれ課金形態が違います。自社のコスト管理方法にマッチしたシステム形態を選択することで、適切な費用対効果を生み出すことができます。そのような経理管理システムの中でも、日立システムズが提供する「総合経費管理システムTraveler's WAN」は、

  • ・実績のある国産パッケージなので日本特有の精算文化や規定に柔軟に対応でき、自社のルールに合わせた経費精算システムを構築できる
  • ・出張手配が見える化されており、不正な申請を抑制することで組織ガバナンスを強化することができる
  • ・伝票チェックなどの一部の単純作業をBPOサービスへアウトソースすることができ、コア業務へ人財の集中ができる

などの特長を持ち、事業の生産性向上とガバナンス向上を同時に実現します。
ご興味ある企業さまはぜひお気軽にお問い合わせください。

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