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経費規定はそのままでも、システム化する「だけ」で
交際費が減る?

トラベラーズワンを導入する企業では、システム化と同時に、経費規定や経費精算プロセスの見直しなど「運用ルールの変更」をあわせて行うことが多くあります。システム化と運用ルールの変更によって、企業にはさまざまなシステム導入メリットがもたらされますが、中には経費規定をまったく変えず、システムを導入しただけで劇的な経費使用の削減につながったというケースも数多くあります。しかも、その経費科目はなぜか「交際費」であることが多いのです。

なぜ、経費規定をまったく変えず、システム導入をした「だけ」で、交際費の利用が抑制されるのでしょうか?

公私の区分が外部からはわかりにくい「交際費」

交際費の一般的な定義は「得意先・仕入先・その他事業上必要あるものに対する交際及び接待の費用」となっており、他の経費科目に比べて、かなり柔軟に経費として計上できる余地があります。

たとえば、得意先の依頼で交際費を使って合コンをセッティングした場合であっても、「顧客との関係性を深め、業務をスムーズに進行させるため」という大義名分があれば、これも立派な「交際費」だと解釈する専門家もいるでしょう。その他、一般企業でよく散見される怪しいケースは、お客さまや協業先と開催する「懇親会」です。事業年度の節目などに1,2回開催するならまだしも、毎月同じ相手と、同じ飲食店で開催されているような場合、経費を利用したただの飲み会では?と疑われてもしかたありません。

交際費の、「不正の見える化」「衆人環視」イメージ

しかし、「顧客との関係性を深めるため」と強弁されれば、経理部門は交際費として認めざるを得ないケースもあるでしょう。公私の区分が外部からはわかりにくいのが交際費なのです。

システム導入による牽制効果で、
交際費利用が勝手に減る!

交際費の不正利用を防ぐ手段として一般的なのは、「交際費の利用上限金額を定める」「交際費利用を事前承認制にする」などの経費規定を策定することです。トラベラーズワンを導入すれば、このような経費規定にのっとった経費精算プロセスを設定することは当然できますが、特にこのような規定の変更を行わなくても、トラベラーズワンの導入だけで交際費が抑制されるケースが数多くあるのです。

それは一体なぜなのでしょうか?実際に、交際費の利用が抑制されたトラベラーズワン導入企業にその理由を尋ねると、多くの企業が「システム化による牽制効果ではないか?」と回答をします。

システムが導入されると、従業員側には「この交際費申請は、いったい誰が、どんな風にチェックするのだろうか?」という想像が働き、公私の区分が曖昧な交際費申請を、勝手に控えるようになるのではないかというのです。経費システムの導入が、「不正の見える化」「衆人環視」といった印象をユーザーに与え、特に経費規制を変更しなくてもやましい交際費利用を抑制してくれるのです。

経費システムの導入は、社内変革の第一歩になる

システム導入によってユーザーの認識がこのように少しでも変われば、そのあとに続く経費規定の変更など、改革の本丸に向けての活動は非常に進めやすくなります。経費システムの導入は、社内改革をスムーズに進行させるための第一歩といえるのかも知れません。

日立システムズ・トラベラーズワン導入チームでは、本コラムでご紹介した「交際費抑制の事例」をはじめ、企業の経費削減につながるさまざまな導入事例、ノウハウを豊富に蓄積しています。ご興味ある企業さまはぜひお気軽にお問い合わせください。

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