電子フォームワークフローセット
「クリーンバンクしがぎん」をキーワードに、環境経営に力を入れている株式会社滋賀銀行（以下、滋賀銀行）は、営業店事務の合理化・効率化による営業力強化を目指して、各種申請業務を効率的におこなう人事・総務電子申請システムを構築した。
システム構築にあたっては、日立のCosminexus（コズミネクサス）電子フォームワークフローを採用。厳格な事務規程と事務取扱要領の定める内容を、ワークフローシステムで実現。
慣れ親しんだ帳票イメージで使いやすいうえに、コンプライアンスに則ったワークフ ローシステムを構築したことで、内部統制も確実に強化。ペーパーレス化も促進し、環境経営にも貢献している。
滋賀銀行は、「3つのブランド戦略」として、「知恵と親切のしがぎん」、「アジアに強いしがぎん」、「CSR（企業の社会的責任）のしがぎん」をアピールしてきた。特に、環境経営を柱としたCSRへの取り組みは、滋賀銀行の大きな特長である。
システム面でも、2005年に新営業店システム、2008年1月には新基幹系システムを稼働させるなど、さまざまな取り組みを行っている。
「これまでは、お客さまへのサービス向上に直結するシステムの改善に注力してきたわけですが、これからは事務の効率化にも目を向けていかなければなりません。お客さまへのサービスに職員すべてのパワーを活かすためにも、事務環境の整備は不可欠です」と中村氏は説明する。
特に、各種申請手続きは、伝票類に手書きで記入し、承認印をもらうなど、事務処理が煩雑だった。滋賀銀行には約135の営業店があり、各営業店の総務担当者はこうした申請対応や精算処理が大きな負担であった。「大量の紙を使い、環境にも良くありませんでした。本部への送付にかかる時間も業務効率を下げていました」と森澤氏は語る。
そこで滋賀銀行は、申請業務へのワークフローシステム導入の検討を開始した。
システム構築にあたっては、数社の提案を比較したうえで、日立システムズの提案を採用した。
「日立システムズには、電子帳票システムや取引履歴検索システムを構築してもらった実績がありました。また、日立システムズは、就業管理システムとの連携やシングルサインオンなどトータルな提案で、営業店の負荷軽減を総合的に考えてくれている点を評価しました」と髙木氏は語る。
日立システムズがシステム開発に用いた日立の Cosminexus電子フォームワークフローは、開発生産性が高いことが大きな特長である。
申請画面の開発では、使い慣れた紙の帳票イメージをそのままに再現することも可能だった。
業務フローの流れも、マウス操作で簡単に設計でき、決裁者が不在の時でも処理が滞ってしまうことがないように代行処理の機能を盛り込み、人事異動直後でも正しい承認者にて処理できるように、役職名を管理するテーブルを作るなどの工夫も、スムーズに作り込むことができた。
特に重視したのは、厳格な事務規程と事務取扱要領の定める内容を、ワークフローシステム上で実現することであった。
「事務取扱要領に則った形で、業務内容をパターン化するのに苦労しましたが、開発者との間で画面イメージの確認を何度も重ねるなどして、納得のいくシステムを作り上げることができました」と川﨑氏は語る。
「Cosminexus電子フォームワークフローは柔軟性が高く、入力内容や金額によってワークフローの分岐先を変えるなど、きめ細かい制御を作り込むことができたからこそ、銀行特有の複雑なワークフローを実現することができました」と辻氏は付け加えた。
基幹系システムとの連携は、日立の統合システム運用管理「JP1」を利用して自動運転を実現している。
「人事システムや勘定系システムなどと連携させることで、行員情報や給与支払情報、経費情報を一元管理するしくみを作り上げることができました」と森田氏は語る。
人事・総務電子申請システムは、2006年 2月に利用を開始した。
カバーする業務は、各種経費申請など約 30種類ほど。利用者は、パートタイマーなどを含めて約3,000名である。
1日に処理するワークフローは1,000～2,000 件にのぼり、月末のピーク時には約3,000件まで集中する。それでもレスポンスを落とすことなく、安定稼働を続けている。
申請業務の流れは大きく変わった。職員が自分で申請をおこなうため、営業店の総務担当者の負担は大きく軽減された。
当初は、職員の負担が増える懸念もあったが、使い慣れた帳票イメージをそのまま再現し、わかりやすい操作環境を実現することで、懸念を払拭できた。また、以前に申請した情報を再利用したり、定型的な作業を簡略化するなど、むしろ便利になった。さらに、申請者は、案件の進捗状況をいつでも確認できるようになった。
行内アンケートでも評価は高く、特に旅費精算については、「以前よりも良くなった」という回答が約80％に達しているのである。
ワークフローシステムの導入により、細部まで正確な手順で業務が進むようになり、内部統制も強化された。
「各自の役割も明確に整理され、職務分掌や事務規程の再確認と徹底が図れました」と中村氏は評価する。
予算審査など、予算策定にかかわる業務がスムーズにできるようになったことも、内部統制に結びついている。
以前は、さまざまなシステムのデータや紙の資料を見比べたり、何度も問い合わせたりする手間のかかる作業だった。現在は、各営業店から共通フォーマットで送信されてくる予算申請を、共通の基準で審査できる。ミスがなく、統制のとれた予算策定ができるようになった。
そして、帳票類の電子化、ペーパーレス化が一段と進んだことで、滋賀銀行の環境経営にも貢献している。営業店に申請用の専用紙を保管する必要もなくなった。
当初、人事・総務部門の申請業務に限ってスタートしたが、導入メリットが評価されて、適用範囲は順次拡大している。
拡張性の高いCosminexus電子フォームワークフローは、業務改革や内部統制を、小さく始めて大きく拡大することができるのだ。
今後もCosminexus電子フォームワークフローが、滋賀銀行の業務改革や内部統制、そして、環境経営に貢献していくだろう。
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